企业档案管理信息化的认识和思考

摘 要：档案信息化建设是档案管理的发展趋势。企业是否实施档案信息化建设很大程度上取决于档案信息化能否为企业产生价值。本文提出了企业实施档案信息化的三派观点，并围绕经济效益、人力成本和社会效益进行思考和分析，以期对尚未或计划开展企业信息化档案建设的企业提供参考和依据。

关键字：企业档案;信息化;经济效益

近十年来，随着科学技术和计算机应用的不断发展，信息化成了现代企业高质量发展的必经之路，档案信息化建设随着信息化的全面铺开经历了从无到有、从数字化档案向数字档案转变、从提高劳动生产率向为企业提供知识服务的角色转变。

1 企业档案管理信息化的不同观点

企业档案管理信息化是指企业档案部门在履行档案管理职能中运用现代信息技术对本单位的各类档案资源进行采集、加工、存储和管理，并通过本单位的网络平台提供档案信息服务和共享利用的档案管理体系。企业作为市场化经济主体，对于内部是否开展和如何实施档案管理信息化的观点，有三派具有代表性：

1.1 企业档案管理信息化保守派

人类有史以来，特别是出现了国家以后，就产生了档案和档案管理。档案管理一直通过对承载在一定物质载体上的历史记录进行收集、整理和利用，沿用“史料管理模式”的做法被认为是较为可靠的方法。除非政府政策条款有要求或者能预见客观的经济效益，维持现状是最好的选择。持有这类观点一般有如下特征：

第一，对企业档案信息化重要性的认识不足：未能正确认识档案信息化建设工作在企业生产经营中的作用，对档案信息化抱着可有可无、不求有功但求无错的态度;无法认识或预见档案信息化的革命性意义和为企业降本增效的视野。

第二，对档案信息化安全风险的担忧：在提高档案利用效率的同时，也提升了档案安全的风险级别。如何保证企业电子（数字化）档案信息来源安全、流转安全和保存安全成了是否走上“档案管理信息化道路”的绊脚石。

第三，档案信息化建设产生的经济效益难以测算：档案信息化建设包括存量档案的数字化服务费用、档案管理信息化建设软硬件费用、档案管理平台升级以及每年产生的系统维护费用。这些软件和硬件的投资无形之间增加了企业的负担，而后期档案管理信息化产生的直接和间接经济效益较难得到准确的测算和评估。

1.2 企业档案管理信息化激进派

在信息化时代，信息就是资源。谁掌握信息，谁就掌握了主动权。提高档案管理信息化，是全力支撑企业核心业务发展的必备“手段”和“武器”。通过档案信息化的实施和发展，档案部门也不再是边缘化和弱化的部门。信息化环境下的档案工作将具有管理数据的能力、整合数据的能力、开发数据信息资源的能力，成为企业规划和战略进程中的“智囊团”。持这类观点是有一定的依據和背景的：

第一，国家档案局在2021年工作计划中提到：要统筹“四个体系”建设，着力构建以数字化信息化为依托的档案治理体系[1];新修订并于2021年1月1日施行的《中华人民共和国档案法》（以下简称为《档案法》）专门增设“档案信息化建设”一章，明确“企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全”“应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接”“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”“国家鼓励…企业推进传统载体档案数字化”[2]，从政策上、制度上强调了电子档案的法律效力，加大力度鼓励企业推进电子档案管理信息系统建设。

第二，近几年来，档案管理信息化实施的成功案例越来越多，档案资源信息化、档案管理标准化、信息服务网络化等已成为企业提高核心竞争力的最好证明。如：国泰君安证券公司通过档案全文电子化管理系统探索“集团大集中管理模式”新途径，档案管理信息化手段及配套措施使档案人员从200人锐减至8人，档案占地面积从8000m2降低至3600m2[3]，极大降低了人力、物力和财力，堪称档案信息化实施的典范。

1.3 企业档案管理信息化温和派

目前档案管理人员在企业档案信息化进程中因信息化业务能力短板，无法独立承担信息化落实的任务。企业档案作为企业信息资源的一部分，若将企业档案信息资源作为子项目嵌入企业整体信息化建设，如：企业OA办公自动化系统，可以借助企业信息化建设的技术力量，最大限度地发挥企业档案信息资源的作用。持这类观点的能清楚地识别企业档案信息化管理实施中的薄弱环节，借力企业信息化发展之势，较好地落实档案管理信息化工作的推进。

第一，企业信息化建设中，信息系统的协调运作是建立在完整的基础数据之上的，档案部门科学、系统地保存了企业在生产、经营、管理中的重要信息资源，成为企业信息化基础数据的汇集地[4]。同时，企业信息化的产物（即：待归档的电子文件）需要通过档案信息化实现业务系统之间的无缝衔接。

第二，开展档案管理信息化的业务流程中，需要进行人员身份验证、网上借阅流程审批等。这些基础性数据的实时更新和及时审核，依赖于企业信息化建设中的基础信息数据支撑，使得档案管理信息化更专注其业务，并得到可持续发展。

第三，将企业档案信息化工作融入企业整体信息化建设中更容易获得企业预算的支持，信息化实施过程中因平台各系统架构统一、维护响应及时、系统间可实现无缝衔接、数据共享等优势，更容易提高档案信息化实施的成功率。

2 企业档案管理信息化的思考与实践

在企业档案管理的实践中，以上各派观点均有为数不少的支持者，因此也造成了在档案管理信息化工作的推进中各单位思路不同，对档案管理工作的效果和影响也良莠不齐。为此，企业应根据自身发展的阶段和规模、信息化实施状况，围绕公司经营目标，选择适合的档案管理信息化道路。档案管理部门有义务和责任向公司决策层建言献策是否开展档案管理信息化实施。

2.1 档案管理信息化所产生的经济效益

2.1.1 降低企业档案用房的直接经济成本。企业档案管理完成信息化，记录企业生产经营的档案将变“纸”为“电”，以往库房吃紧要“地盘”的现象得到根本改变。特别是对于大城市“寸土寸金”，可以考虑将库房位置进行整体搬移，土地集约化节约下来的用地成本用于信息化建设和后期维护，打造以人为本的智能型库房[5]。互联网、物联网等技术目前已较为成熟，只需要配备传感器、七氟丙烷气体、监控探头、空调、除湿器，以及温湿度控制系统、烟感报警系统等，档案管理人员就可以24小时远程监控一个甚至多个库房，出现报警自动即时通知档案人员并触发相应的应急措施，具有操作性强、性价比高的特点。

2.1.2 减少企业历史档案损毁的间接经济成本。库藏档案有些因保存年代久远，褪色磨损无法使用;有些在多次反复调阅的过程中出现损毁，带了不可逆转的损失。档案数字化后的利用服务，除特殊情况外，可以为用户提供数字化（电子）档案，避免纸质档案损毁风险，提高利用效率。

2.2 档案管理信息化对人工成本产生深远影响

2.2.1 档案管理信息化将减少大量传统档案实操人员。档案管理信息化的过程，是档案管理流程再造的过程。企业档案资源来源不再是各业务部门堆积如山的纸质文件，而是档案信息系统“叮”一声短信通知自动捕获来自业务系统的归档电子文件及元数据文件已到，并自动完成“四性检测”后入库。国泰君安证券能够通过数字化外包和档案信息化将200名专兼职档案人员锐减至8人，就是信息化带来的人力成本骤降最直接的表现。

2.2.2 档案管理信息化需要跨档案、信息及业务的复合型人才。一是具备信息化技术知识和技能人才，主要是做好档案信息系统的日常维护，确保系统可靠可用。二是具备创新档案业务能力人才。档案人员应将多年档案专业的业务实践经验，结合档案信息系统进行归纳、整理和创造。例如：在资料检索服务方面，以往主要是根据案卷名称、文件名称、文件字号、作者等查询，甚至信息化后可以对电子文件实行全文检索，档案查找效率大幅度提升。但在日常工作中，经常会有一些特殊文件情况，如：笔者所在的上海轨道交通行业，一些文件早期提到青浦线，一些文件后期提到17号线，其实是代表同一条地铁线路;由于轨道交通前期各类审批规划文件分散在不同年份不同子类别中。档案人员可以探索在对系统中的电子文件增设专业标签（tag）对多个内部关联、交叉关联的文件进行标签分类，甚至探索在业务流程的归档阶段由业务部门完成赋予电子文件分类业务标签，以提高后期检索利用和资料整合。三是为企业决策提供档案利用服务的人才。档案管理系统化后，将实现文件随结随归，档案人员也将重视企业业务动态信息的收集整理。在企业开展某项工作时，档案人员可以参与寻找档案资源中的显性知识和业务流程中的隐形知识进行深度开发和利用，实现从信息服务提供者专项解决方案提供者，挖掘档案中的知识实现档案价值。

3 有利于践行企业社会责任并解决档案管理的若干顽疾

档案管理信息化将大量纸质文件档案由“纸”变“电”。据不完全统计，文书档案在实施信息化后将减少60%以上的纸张耗费，从而节约了资源为环境的保护尽了企业的社会责任;更重要的是为减少碳排放做出贡献：我国已经承诺2030年碳达峰、2060年实现碳中和，减碳目标是每个企业和个人都应该付诸实践的重要责任和义务。

档案管理长期被认为是企业的成本部门，不产生经济收益，因此通常得不到企业核心决策部门的重视。通过档案管理的信息化实践，强化档案部门作为资源和知识服务部门的作用，将档案信息化资源形成大数据产品，服务于企业有关业务部门，甚至可以服务于社会和外部单位。这样档案管理部门为提升企业效率和价值，甚至创造一定的收益都成为可能，其在企业中的地位可以得到有效提升。

小结：企业档案管理界的各派观点值得每个档案管理工作者认真思考，充分认识档案管理信息化的价值与面对的问题。笔者经过思考认为档案管理施行信息化有诸多优势和意义。在工作实践中，需要档案管理从业者根据企业不同情况，趋利避害、因势利导开展信息化工作，避免一些因信息化带来的问题，同时积极放大信息化的优势和能量，探索出适合自身企业需要的档案管理信息化创新工作方法。

参考文献：

[1]中华人民共和国档案.中华人民共和国第十三屆全国人民代表大会常务委员会第十九次会议于2020年6月20日修订通过，2021年1月1日起施行

[2]陆国强.推动档案事业在高质量发展轨道上迈出坚实步伐——在2020年全国档案局长馆长会议上的报告[J].中国档案，2021（01）：19—25.

[3]刘俊.国泰君安实现证券业档案大集中管理模式的实践与探讨[J].中国档案，2013（10）：64—65.

[4]谢秀红.企业信息化环境下的档案信息化建设[J].山西财政税务专科学校学报，2007（01）：27—28.

[5]吴耀俭.浅谈以信息化为基础实施智能化档案库房建设[J].机电兵船档案，2019（06）：69—70.

作者简介：沈洁，上海申通地铁集团有限公司档案室副主任，学历：大学，职称：馆员。