房屋鉴定检测档案管理和档案信息研究

2021-08-12傅朝彦王栋玉

兰台内外 2021年17期

傅朝彦王栋玉

摘要：在当前大数据环境下，各行各业都在积极推进档案大数据建设，而房屋鉴定检测行业档案管理工作还处于最基本、最原始状态。本文通过研究房屋鉴定检测G公司档案管理现状，以档案信息管理平台设计为契机，创新了档案管理模式，实现档案信息价值的挖掘，以档案管理助力公司提质增效。

关键词：企业管理;档案管理;房屋鉴定检测;信息化

随着人们现代生活质量的提高，对房屋质量的要求标准也越来越高了。我国房屋鉴定检测机构在市场和政策的推动下发展迅猛，激烈的市场竞争对鉴定检测机构的管理经营提出了更高要求，房屋鉴定检测档案越发重要，也促使档案管理工作日益得到重视。然而，迅速发展的鉴定检测行业绝大多数是民营企业，这些企业在追求利益的同时往往忽视档案管理工作，档案管理形同虚设。

一、房屋鉴定检测机构档案管理现状

鉴定检测行业档案管理工作缺乏主管部门的指引和监管，没有成型的档案标准和管理模式，档案管理滞后，档案工作常常被边缘化。

1.档案基础工作薄弱

房屋鉴定检测机构未配备专职档案人员，档案多由办公室代为保管，缺乏基本的知识、技能和专业档案管理素养，档案管理仅限于接收、保管和借阅，档案工作较被动。

档案室基础设施配置差，库房设备未能及时更新，柜体老化，档案室面积小，无法实现有效的防火、防水、防虫，档案存储环境堪忧。

档案工作方式还是传统的手工操作、手工检索，不仅费时费力，还容易出错。

2.人员档案意识差

公司人员往往“重技术，轻档案管理”，归档意识差，技术人员常将报告发放作为项目结束而不是报告档案的归档。

档案管理人员没有深刻理解档案管理背后的内涵和意义，对自身要求偏低，管理档案全凭个人想法，随意性较大。

3.未形成有效的档案管理运行机制

房屋鉴定检测机构档案管理工作未能参与到公司各业务流程中，档案工作长期处在末端环节，档案工作不能提供有效服务。

未制订档案工作指导性文件，档案管理流程和方法未能形成文字固化下来，档案管理标准化、规范化程

度低。

4.档案信息化程度低

随着大数据时代到来，鉴定检测档案的载体种类日益增多，出现了大量的电子文档、照片、声像等形式。而当前档案管理模式只是纸质载体的存储、查询和利用，且无科学的管理方法，无法对档案信息作为一个数据集合体进行管理和统计，信息提取困难，信息利用效率低下，还存在档案安全性和完整性问题。档案管理工作严重滞后于鉴定检测机构业务发展。

二、档案管理和档案信息研究的必要性

鉴定检测机构是为既有建筑和新建工程的质量而进行的鉴定、检验检测、试验、工程测量监测等活动，具有业务范围广、项目类型多、部分种类周期长、政府监管严等特点。房屋鉴定检测档案的核心是报告档案，报告是整个项目工作的结晶，是客户意向、合同制订、项目实施、报告审核、成果提交、归档的一系列过程的总结。报告档案不仅真实反映了项目的整个过程，而且还涵盖了大量有价值的信息资料。以一份房屋鉴定档案为例，涵盖了项目委托信息、项目信息（项目名称、所在地、项目类型、项目领域、建筑分类）、房屋具体信息（房屋结构类型、建筑年代、层数、建筑面积）等。除此之外，还有客户为配合项目鉴定检测提供的设计图纸及项目建设资料等。

设想一下，如果把每份房屋鉴定档案都当成一个信息体来看，每年的房屋鉴定档案就可以成为一个数据集合体，若干年之后如果对库藏档案信息库进行管理和统计，按照想要的方式进行排列组合和检索，就形成了大数据库。档案大数据可以用于公司的经营分析、进行业务拓展，可以为领导层适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据。

创新档案模式，挖掘档案信息价值势在必行。

三、档案管理模式设计和档案信息研究思路

1.文件信息模块的设计

档案管理的对象是案卷，而案卷的核心是文件。文件来源于产生部门，经鉴定有保存价值的文件经过分类、组卷、编号、排列、编目等整理成为案卷。文件带有大量有价值的信息，是档案大数据的基础。如果能从文件产生的一开始就将重要信息进行记录，在文件流转过程中逐步进行信息的增加和完善，在文件流转结束后所有重要信息都可以得以保存。

在档案信息管理平台的设计中，开发了文件信息模块。文件信息模块用于归档文件的收集，预先对不同类型文件的重要信息进行挖掘，根据经验對重要信息进行分类和汇总，提前在档案信息管理平台后台中进行设置。以房屋鉴定档案项目信息和房屋具体信息举例：

在档案信息管理平台设计前，提前做好重要信息的分类，如根据建筑物的用途，可将建筑分为：居住建筑、工业建筑、文教建筑、医疗建筑等，这些分类选项都是档案大数据重要的检索和统计内容，如统计年度学校类鉴定占比，统计年度项目来源的划分比例等都可以一目了然的以图表形式呈现。

2.档案信息模块的设计

档案管理的对象是案卷，案卷是文件经过分类、整理、组卷、编目、装盒的过程，案卷是档案保管单位。档案管理员负责档案的鉴定、销毁、借阅、统计等工作。

文件信息和档案信息两个模块，一方面明确了文件产生部门和档案管理部门的职责权限。文件产生部门负责文件流转过程中数据信息的增加和完善，而档案部门充分利用文件处理过程中形成的数据信息，避免了重复劳动;另一方面明确了文件和档案的关系。文件是档案的前身，档案是文件的归宿，将鉴定检测业务过程中产生的有价值的文件经过系统整理就是档案。因此，档案信息模块设计的前提要先明确文件材料的归档范围，档案管理员才能有依据进行归档。

以鉴定档案的业务过程为例，来说明档案归档范围的编制方法。

左侧是房屋鉴定业务流程，右侧是随着业务进行逐步产生的文件，将这些文件综合起来就构成了鉴定档案的归档范围。

档案信息模块是对案卷的管理，包含了档案的存档状态、密级、保管期限等重要信息，可实现档案的统计和全面管理。

3.档案分类和编码规则的设计

文件信息模块和档案信息模块的实现，还需要提前做好规则的设计，将规则嵌入档案信息管理平台，使库藏档案成为一个系统的整体，实现档案的信息化管理。因此，清晰合理且易于扩充的档案分类和编码规则是系统设计的重点。以G公司的报告档案为例，G公司形成的全部档案称为一个全宗，设置全宗号为XXXX，报告档案为G公司的一个大类，设置类号为BG，下表是报告类档案的一级类目划分：

4.制度的设计

在完成了以上档案信息管理平台的搭建工作，档案管理的有效运转还需要制度约束。制订切合公司实际的档案管理制度，可使各项工作有章可循、有法可依，可标准化、规范化的开展档案管理工作。

（1）制度设计

搭建档案管理组织机构。明确档案管理部门设置、专兼职档案员的配置和职责、隶属等内容，明确档案岗位的分管部门和分管领导，形成自上而下的三级档案管理网络。

明确归档范围。由档案管理部门牵头，各部门兼职档案员负责统计本部门有保存价值的文件资料，经分析汇总形成各类档案的归档范围和保管期限划分表，防止有档不归。

明确归档时间。按照归档范围的类目划分，指定各类档案的责任部门，明确各类档案的归档时间，有年度归档和实时归档两种情况，防止档案留在个人手里造成散失。

明确归档质量。从文件内容（真实有效、签字印章是否齐全）、文件材料（收集是否齐全完整）和文件质量（纸张质量、字迹材料、是否为原件）幾个方面进行明确。

明确归档要求和方式。对文件材料整理方法、归档份数、归档交接方式进行明确。

（2）制订执行

档案制度的建立是开展档案工作的基石，制度涵盖了各项要求、流程，但同时要形成对制度的宣贯、宣讲，对制度执行情况的指导、监督，对收集待归档材料的审核。

参考文献：

[1]施松绘.以信息化建设为突破口创新档案信息服务机制[J].城建档案，2021