中国石油财务共享采购报销业务流程优化的探索

2021-08-11聂雯

中国市场 2021年9期

聂雯

[摘要]在大数据爆炸的新经济形势下，互联网、物联网、5G、人工智能等新兴数字技术的发展，促使企业不断创新管理模式以谋求更好的发展。财务共享服务模式作为财务转型的重要创新，得到越来越多国内外企业的认可。文章选取中国石油财务共享诸多交易性流程中的采购报销业务进行探究，分析流程优化点，提出优化方案，更好地体现共享提质增效的优势。

[关键词]财务共享;采购报销业务流程;物联网

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.09.168

1 研究的背景及意义

1.1 研究的背景

财务共享起源于美国，作为一种新型管理模式，目前已经在国际大型企业中得到广泛应用，如壳牌石油、中国石化等。中国石油从2017年成立西安中心试点开始，相继成立了成都中心、大庆中心和吉林业务部。各中心具体按业务内容分别设置采购支付部、销售收款部、总账报表部、运营服务部等机构，形成包括采购到付款、销售到收款、总账与报表等交易性标准化流程。根据实际工作的统计和日常运营情况来看，在这些业务流程中，采购报销业务在整体业务量中占了最大比重。并且由于采购报销业务涉及人员最广，其运营的好坏直接影响到客户的体验感。因此，采购报销业务流程的优化在整个共享服务体系中显得尤为重要。

1.2 研究的意义

中国石油财务共享建设尚在初期，各项具体业务流程不可能一步到位，尽善尽美。文章通过对采购报销业务流程的分析，探索如何最大限度地优化流程步骤，消灭非必须环节，提高用户体验度，以期最大程度减少共享业务的推广阻力，实现共享运营效率、质量、服务的提升。

2 采购报销业务流程的現状及问题

2.1 现状

采购报销业务依托中国石油共享业务平台系统和共享运营来实现，主要包括采购应付和费用报销两个业务流程。

2.1.1 费用报销业务流程

费用报销业务流程分为需要事前申请的业务和无须事前申请的业务。主要通过业务填单、领导审批、共享制证、资金支付四个环节来实现。

需要事前申请的业务，如五项费用中的差旅费、培训费、会议费等，业务流程如下。

（1）业务填单。在业务发生前，根据业务类型不同，在共享业务平台中选取相应事前申请单填报相关内容，主要包括报销事由、发生地点、预估金额等信息。提交单据后，由相关领导完成审批流程。

待业务发生后，再根据业务发生实际情况在共享业务平台选取填写相应费用报销单，填写信息既包括报销事由、人员部门等业务信息，也包括税费抵扣、费用类别、费用要素等专业财务信息。填写完毕并扫描上传相关附件后，提交领导审批。

具体填单人员根据实际业务发生人确定，涉及中国石油全体员工而非只限定在财务人员范围。

（2）领导审批。各地区公司按照相关管理制度和组织机构制定各个费用报销业务的审批流程。业务填单提交后，按照相应审批流程由各级领导逐级审批后，方可提交共享制证。按目前流程，在报销事由、发生地点、预估金额等基本信息不变的情况下，费用报销单的审批流程与事前申请单的审批流程完全一致。

（3）共享制证。完成审批后，此单据被推送至共享运营平台，共享制证人员审核单据金额、税费抵扣、凭证附件等单据信息无误后生成预制凭证。共享费用复核岗再次审核单据信息无误及确认凭证科目正确后，审核凭证。若单据有误，共享制证人员与地区公司相关人员沟通后，单据退回修改。

（4）资金支付。预制凭证由共享费用复核岗进行复核后，自动生成付款单，推送至司库环节完成付款。整个司库环节分两部分：资金A点（汇总资金计划及发起付款节点）在地区公司，资金计划由地区公司汇总;BC点（资金支付及审核节点）的审核支付则在共享完成。

不涉及事前申请的费用报销业务流程直接由地区公司业务发生人根据业务发生实际情况填写费用报销单。具体流程同上。

2.1.2 采购应付业务流程

（1）由地区公司物资采购部门通过物资采购系统创建采购订单，推送到ERP系统做物资入库、物资出库，然后自动传输到FMIS系统生成会计凭证。

（2）在共享业务服务平台用“ERP发票预制”表单完成发票校验，生成会计凭证。

目前采购支付业务，全业务链条还不能全部在共享业务服务平台完成。

2.2 问题

目前通过上线单位的反馈，发现这个基本流程中尚存在一些不足之处，可持续完善。主要包括以下三个方面。

2.2.1 填单培训成本高、效率易受影响

使用共享业务服务平台的用户范围非常广泛，不仅包括财务人员，还涉及各业务部门及生产一线的业务实际发生人。因此也产生了两个方面的问题：一是用户培训的范围进一步扩大，且填单涉及一定的财务专业知识，如费用要素、功能范围等，业务人员平时接触财务知识较少，须多次培训，那么培训成本必然相应增加;二是如果提交至共享的单据部分信息填报错误（如金额、费用要素、是否抵扣等），共享接单人需要与地区公司提单人沟通，并将单据退回，由提单人修改后重新提交审批，这样既增加沟通成本，也容易造成多次审批，在增加地区公司和共享中心工作量的同时，也延长职工报销款到账时间，降低工作效率。

2.2.2 涉及事前申请的费用报销业务流程重复设置

按照目前服务目录表单设置，差旅费、培训费、会议费等事前申请单和实际业务报销单是两类独立表单，因此审批流程也各自独立，这就导致同一业务事项需完成两次一模一样的重复审批。而这类业务在整个费用报销业务量中占比很大，重复审批大大增加地区公司工作量。

以差旅费报销为例：业务人员出差前已填报出差申请单，且各级审批人审批通过。待出差完毕，填报差旅费报销单时，在不超过预算金额的情况下，仍需各级审批人再次审批通过后才能提交共享，对各级审批人来说，同一事项重复审批了两次。

2.2.3 各信息系统集成度不高

中国石油共享系统是新开发的信息系统，尚未与ERP系统打通数据接口，由此导致采购应付业务流程中，只有发票校验能通过共享平台完成，物资出入库等操作仍保留在地区公司处理，未纳入共享平台。

2.2.4 司库流程不完整

资金支付的司库流程，人为割裂为两部分，从发起付款、业务审批、财务确认、待付节点到支付指令发起（A点），这五个步骤仍然由地区公司财务人员操作，只将支付初审（B点）和支付审批（C点）移交共享，并未减少资金支付的工作量。

3 采购报销业务流程优化点

分析上述问题，提出四项可优化点。

3.1 优化填单方式

在电子发票即将全面推广的背景下，可考虑系统优化，开发一个支持性附件模块。业务人员无须在共享业务服务平台填制报销单据，只需和日常的扫描上传影像一样，将实际业务发生的相关发票及其他支持性附件，直接放在支持性附件模块中，由共享中心依据附件在共享业务服务平台选择对应单据填制并提交审批。减少地区公司填单工作量，能大大降低培训成本，而共享人员填单，能提高填单准确率，减少退单率。

3.2 简化审批流程

凡涉及需要事前申请的费用报销业务，当事前申请事项与实际业务内容一致，实际费用小于申请金额时，将事前申请表单的审批流与其对应费用报销表单的审批流合并，各级领导只需审批一次即可，规避重复审批流程，减少工作量。

3.3 打通系统接口

通过进一步系统开发，打通数据接口，将共享系统与ERP系统数据链接，那么物资采购业务链将完整纳入共享，可以提高用户体验度，有利于共享业务进一步推广，提高共享迁移率。

3.4 移交支付A点

共享平台连接司库系统后，付款信息会从共享业务服务平台直接推送到司库生成付款单，因此，只需要将资金支付司库流程中的“待付节点”和“支付指令發起（A点）”移交共享中心，由共享中心根据实际业务在“待付节点”汇总资金计划，在A点审核支付信息，确认支付方式，进行BC点审批，即能由共享中心完成整个资金支付司库流程。

4 优化方案的优缺点及建议

4.1 优点

4.1.1 提高准确率

相对地区公司业务人员而言，共享中心人员对共享业务服务平台更为熟悉，填单准确率必然高很多，会大幅减少由于系统不熟悉所导致填单错误的情况，提升业务处理效率，体现共享价值。

4.1.2 减少工作量

取消业务填单、规范重复审批，这样的举措能极大减少地区公司工作量，无感切换共享，提升用户满意度。

4.1.3 数据更完整

相关系统打通接口，业务链条完整嵌入共享，不仅有利于共享业务推广，而且能更加体现共享大数据的价值。

4.1.4 资金更集中

地区公司把资金支付业务全部纳入共享，既减少地区公司工作量，又顺应共享资金集中管理的发展趋势。

4.2 缺点

各地区公司费用报销制度虽然都在集团公司费用报销管理制度框架内，但细化程度各不相同。共享人员填单，必然要对各单位的制度非常熟悉，一旦填单错误，影响地区公司业务入账，需承担相应的责任。