浅谈应用标签理论提高企业档案资源利用效率

2021-08-10上海申通地铁集团有限公司沈洁

办公室业务 2021年13期

文/上海申通地铁集团有限公司沈洁

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。企业档案随着企业生产和经营活动的开展而持续产生，随着时间的推移而不断积累和汇聚，形成了庞大并且分散的信息资源。这些信息资源是企业的财富，也是档案做好服务工作的立档之本。要使档案工作不被企业边缘化、弱化、减少，就要丰富档案内容，拓展服务空间，最终目的是实现档案资源的高效利用，实现档案价值，为企业经营、管理等工作提供高质量服务。

一、企业档案利用现状分析

企业档案利用的效率来源于档案检索的效率。档案检索是指对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。作为档案管理的重要组成部分，档案检索水平是档案服务利用水平的重要标志。目前在企业档案的查询和利用过程中主要有以下几类档案检索的手段：

（一）传统的档案查询方式——手工检索。此类检索方式主要依据人工建立的档案目录进行，包括：案卷目录检索、全引目录检索。查询过程需要档案专业人员完成，效率较低，耗费人工和时间较长。

（二）办公自动化场景下的档案查询方式——计算机检索。主要通过关键字对查询目标进行检索，包括：简单检索、位置检索、逻辑组合检索、渐进检索、历史检索等。用户在检索中可设置个性化检索参数，机检满足了个性化需求，但由于关键字选择不适当或关键字模糊，查不到、查不全的情况时有发生。

（三）信息化场景下的档案查询方式——全文检索。基于信息化技术下档案全文电子化和档案全文电子化系统的投用，检索工具已可升级为档案全文电子化共享查询利用。全文检索的方式给用户带来海量的查询结果，查全率得到大幅提升。但由于“最小努力原则”和网络环境下用户的求便心理、路径依赖等特征，在海量的查询结果前，筛选无用信息和较低的查准率会降低用户的体验满意度。同时随着企业档案资源库的日益庞大，整个资源库的全文检索将耗费系统大量资源，查询效率将面临不断递减的窘况。

二、标签理论在档案信息化应用中的原理

（一）标签理论的介绍。标签理论，即符号互动理论，源于20世纪30年代美国实用主义哲学和行为主义心理学传统，以理论者关注个体行为的社会学理论被提出。持这一理论的学者薛深认为，人有了“初级越轨”之后，周围的人会以贴标签的形式对其行为进行定义或标定，将其贴上标签。如今，“符号互动理论”在其含义和运用上发生了翻天覆地的变化，例如：标签（TAG）被运用于抖音、火山等网络视频平台，以提高小视频或直播间的流量。笔者受其启发，尝试将此理论运用于档案信息化系统，探索对档案信息中的各类资源赋予标签，通过扩大资源之间的关联度来提高档案资源检索效率。

（二）标签理论应用的背景。标签理论的运用是基于“档案数据（资源）观”的基础之上的，即：将数据视为档案的一种存在形态，长期被查阅（被利用的次数和频率）的数据信息自然而然就是数据资源体系的重点内容，成为具有保存价值的档案资源。通过“标签赋予”，可以确保档案资源长期地、更广泛地可用可理解；而在长期的、更广泛的利用过程中也将对档案资源增添更多的“标签赋予”工作，形成档案层面“产业界——资源界”和谐发展的档案利用生态环境。

（三）“标签赋予”的介绍。标签赋予，就是在电子文件的属性中增加“标签”一项。它有以下几个特征：一是标签将伴随着电子文件从生成、流转、办结、归档、利用直至销毁全过程；二是电子文件可以被赋予多个不同性质和属性的标签，同一标签下的文件在逻辑上属于同一类别，因而，一个电子文件因被赋予多个标签而在逻辑上属于多个类别，这种方式打破了传统档案分类的概念：即物理分类（档号）唯一，而逻辑分类不唯一。

（四）“标签赋予”的优势。由于传统的数字档案资源来源分散、结构差异大，有些归档文件来自OA系统、门户系统等综合性管理信息系统，也有些归档文件来自质量、人事、财务、合同等专业系统；当传统的数字档案信息系统接收这些文件时，由于缺乏有效的资源描述对其规范，不同来源的文件归档成为档案资源后常常独立存在于档案信息系统的某一分类中，形成一个个“资源孤岛”。在用户查询时由于缺乏经验没有找到合适的关键字，导致未能查到需要的资料。对数据档案赋予“标签”（TAG），一方面可以提高档案的查全率、查准率；另一方面可以解决数字档案资源之间的分散异构的障碍，即：无论这个文件是什么格式、来源于何种系统，只要赋予其标签，既可实现和同一标签下其他文件的多方关联，使档案资源之间建立逻辑联系，充分共享。

三、基于标签理论的档案信息资源关联流程

（一）“标签赋予”功能贯穿文件全业务流程图

图1 “标签赋予”业务流程图

（二）“标签赋予”流程的解析和实例。1.在文件生成的过程中，由业务平台的文件收发人员根据文件的标题选取关键字并对文件赋予标签。笔者将根据实际工作中的某个文件为例做具体阐明，如：文件的发文名称为《关于上海市轨道交通17号线工程可行性研究报告的批复》，收发人员在生成该文件时，可根据文件名关键字将“17号线”“可行性研究报告”两个标签添加到该文件的标签属性中，完成“标签赋予”的操作。2.文件在流转环节中，由业务平台中的批示人员、经手人员、处理人员等在对该文件进行办理过程中，结合工作实际对该文件赋予标签。如：《关于上海市轨道交通17号线工程可行性研究报告的批复》在流转过程中，处理人员考虑到可行性研究报告属于轨道交通工程项目的前期证照性文件，将“前期文件”标签添加到该文件的标签属性中。3.文件流转完毕进入归档阶段时，由档案人员综合业务和档案经验对该文件适当赋予标签。如：轨道交通工程项目的可行性研究报告可取代轨道交通项目建议书，换言之，部分轨道交通工程项目是没有项目建议书的，因此将“项目建议书”标签添加到该文件的标签属性中，则在日后查询项目建议书时将搜索出可行性研究报告。同时，该文件在从业务平台通过接口导入档案信息系统归档的过程中，档案信息系统的“标签收集”功能模块自动将文件的标签属性信息更新至标签数据库。4.当用户在档案信息系统中查询文件时，用户的检索行为会被档案信息系统的“用户模型”功能模块记录下来。系统将这些自动收集的用户识别、信息辨别、查询数据关联的准确性信息等形成档案利用报告，推送给档案人员，由档案人员对这些信息进行分析、识别和抽取标签信息，完成档案资源的“标签赋予”。如：档案人员发现用户在查阅《关于上海市轨道交通17号线工程可行性研究报告的批复》时检索使用的关键字是“青浦线”而非17号线（青浦线为规划时用名，在建设阶段更名为17号线），故将“青浦线”标签添加到该档案的标签属性中。5.档案人员定期完善标签数据库，补充更新标签索引关联。档案人员通过建立标签数据库中的同义词库，使标签索引服务具备“自主学习”能力，提高不同标签之间的相关性。如：将17号线、十七号线、青浦线进行索引关联等。当用户输入关键字17号线进行查询时，标签数据库将完成自动关联，将十七号线和青浦线也作为可选关键字进行更广范围的搜索，并将相应查询结果向用户呈现。

四、“标签赋予”全业务流程得以实施的前提

（一）全业务流程的全员配合。国家档案局经科司蔡盈芳处长在数字经济会给档案公司带来管理能力的挑战中提到：档案工作越来越依赖于外部力量。虽然企业档案是组织在生产经营实践中形成并具有保存价值的信息资源，但是历史的原因使得档案之前一直处于企业信息资源的边缘，得不到关注和开发。基于标签理论的数字档案资源共享是一种合作化发展服务模式。它借助“标签赋予”这个契机，使得档案资源作为一个载体突破档案领域的局限，推向企业的公众视野，本着需求合作的目的，利用网络和信息技术等完善档案资源的共享服务，建立起全面覆盖的资源体系。这就要求档案人员转变理念和思路，对档案工作赋予新的内容。档案人员要加强主动性，将传统的档案工作向前延伸，正确处理与前端业务部门的关系，还要提前介入，让前端工作融入档案工作，成为档案工作的一部分。比亚迪公司在介绍档案工作融入业务生产的经验时就提到坚持档案向工作延伸，将文件材料形成过程延伸到业务端，延伸到研发现场、生产现场、设计现场、建设现场四大业务现场，使得档案在业务实践中自然形成。所提及的延伸内容就是要管好各种类型、各种载体的企业记录，目标还是为了做好文件的“标签赋予”工作。

（二）企业信息化条件背景下，标签理论要在档案利用中产生效益、发挥作用，需要提高档案人员的专业素养、业务素养和信息化素养，培养档案复合型人才。“标签赋予”与一般性著录工作存在较大差异。“标签赋予”不仅应对文件名进行关键字的简单归纳与抽取，更重要的在于建立档案内容的语义表达、业务描述与关联建设等，为后续的各门类数据整合和知识性服务奠定基础。同时，在企业实际运行中，档案部门将会收集很多新型文件材料，如果不知道业务规则，不了解技术特征，是无法做好标签的赋予和管理的。所以档案人员要融入企业生产经营中，掌控档案信息资源的实时状况，寻找不同板块业务之间的关联，制定规则，进而发挥“标签赋予”前端控制的价值，提升“标签赋予”的合规性和关联质量，提高后期利用效率。这就需要档案人员运用所积累的档案知识背景、扩大学习企业业务知识、了解信息化实现原理、提高信息化技术手段运用的能力。

美国哈佛大学教授齐普夫于1949年所著的《人为与最小努力原则——人类生态学引论》一书中提出“最小努力原则”的理论，揭示了人们在进行各种社会活动时总想以最小的代价获得最大的效益。如今的档案工作身处信息爆炸的数据时代，要体现自身为企业做出贡献的最直接、最显著的方式就是寻找一种途径，能通过最少的搜索步骤、最简便的关键字、最快地速度获得相对更全面、更精准、更有效的信息资源，进而为企业的决策提供参考。通过“标签理论”开展的全业务流程“标签赋予”，实际上就是将档案意识贯穿文件全过程，有助于提升企业全员档案意识；同时，档案人员使用“标签赋予”功能模块进一步对档案管理系统的利用效率持续改进和提优。如其能保质保量地实施，则高效的查询结果和档案利用，亦有助于改善档案部门在企业的重要性，提升档案工作的站位和地位。