智能会议室预订系统设计中面向移动平台技术的应用探究

章冰烨

上海金桥信息股份有限公司 上海 200233

引言

随着企业数字化、信息化的不断发展，会议室资源尤其是大型会议的举办受到了时间及空间的制约，智能会议室在很大程度上解决了这个问题，智能会议室的出现，不但参会人员间的距离不成问题，而且可以支持工作人员进行远程办公，尤其在新冠疫情爆发初始阶段，通过智能会议室进行远程办公，保证了企业正常运行，使疫情对企业的影响降到了最低，提高了企业抗风险能力，因此，智能会议室的建立与应用越来越广泛，是企业办公不可或缺的重要平台。但是在智能会议室预订过程中，基于人工分配的传统软件已经不能适应越来越多的预订需求，因此，如何面向移动平台设计出更为高效便捷的预订系统，公平合理的分配公共资源，充分满足用户对数字化办公的需求是现阶段亟待解决的问题。

1 智能会议室预订系统概述

智能会议室预订系统主要由三个子系统构成，第一是公共子系统，其作用是给用户和管理员提供注册、登录的系统，用户和管理员按照系统提示进行登录和注册，同时在公共子系统上用户和管理员可以查看、修改、删除个人信息；第二是用户子系统，该系统是智能会议室预订系统的核心，主要是为用户提供预约、查看智能会议室信息等相关服务，及给参会人员设置会议名片，并根据用户的不同角色为用户分配权限，例如会议主持人可以对参会人员的麦序进行排序，并可以随时关闭参会人员的视频及语音，保证在参会人员忘记关闭视频语音时及时进行关闭，以保证会议顺利进行。同时用户可以及时方便的接受会议进行过程中主持人及系统发出的各种消息；第三是管理员子系统，主要是给管理员管理智能会议室提供各种便利条件，管理员通过该子系统可以管理用户、部门相关信息，以及可以对会议进行的各阶段的时间进行设定，并通过在系统内编辑信息，然后利用系统向用户进行推送与播报。由于大数据、5G技术及网络的迅速发展，智能会议室面向移动平台的应用将会更多地被用户选择，因此，设计并实现一款面向移动平台的智能会议室预订系统将大大吸引客户，提高企业的核心竞争力[1]。

2 智能会议室预订系统的需求分析

面向移动平台的智能会议室预订系统与传统的电脑端预订系统存在根本区别，面向移动平台的智能会议室预订系统在操作上相较于传统的电脑端预定系统操作更为简单，对网络运营商的要求更低，也更符合现代人的操作习惯，只要有网路就可以随时随地进行预约操作。目前的智能会议室预订系统与移动平台的契合度不高，尚不能充分发挥移动平台操作简便、实时高效的特点，从移动平台常见的安卓系统设计并完善一个集管理、预订、查询为一体的智能会议室预订系统是目前主要研究的课题。面向移动平台的智能会议室预订系统需要满足客户如下需求：第一，建立完整统一的框架，精心设计逻辑架构，保证智能会议室预定系统功能实现，充分展现智能会议室预订系统相较传统电脑端预定模式的优势；第二，面向移动平台的智能会议室预订系统要能保证通过移动端实现用户及会议室管理，并对智能会议室资源的分配进行优化统计，并提供相应数据支持与保障；第三，系统通过对用户大数据进行分析，根据用户日常选择偏好向用户提供科学合理的会议室选择方案；第四，通过智能会议室预订系统的管理员子系统功能，可以对用户的预订或者取消请求进行管理，同时要保证用户可以通过系统实时查询会议室是否在可以预订的状态。除了以上对智能会议室预订系统的功能需求还有以下非功能需求：一方面，该系统是在网络上运行，这就要求企业内部在工作人员使用局域网时设有保证数据安全的防火墙措施，对非法入侵的各种数据进行防范和隔离，以保证企业及个人数据安全；另一方面，该系统应当为用户提供稳定准确的预订信息，以保证用户业务顺利开展，同时，系统根据用户的预定条件，提供符合用户意愿的会议室并以列表形式提供给用户进行选择，另外，系统应当对用户的预订信息进行及时的响应，以满足用户的预订需求，使用户获得良好的体验感[2]。

3 智能会议室预订系统设计理念

3.1 智能会议室预订系统的框架设计

面向移动平台的客户端和基于网络的服务器端两者共同组成智能会议室预订系统，系统可以自动向用户分配系统权限，按照用户在会议室中的角色设计角色标签，向用户提供清晰简洁的操作界面，同时降低各模块的关联程度，进而提高系统的可靠性和安全性。普通用户可以注册或者以游客身份通过移动设备访问移动客户端；会议室管理员可以通过管理员身份访问系统的服务器端，对用户以及会议室信息进行管理，同时也对用户信息进行管理，在用户忘记密码或者误操作时及时通过后台进行修改以及进行相关操作。无论是对移动端进行访问还是访问客户端，都是对同一个网络服务器进行访问，也就是访问相同的数据库服务器以得到相同的数据[3]。

3.2 智能会议室预订系统的推优功能

会议室的管理功能是面向移动平台的智能会议室预订系统的核心设计模块。科学合理高效的会议室推优方案将会大幅提高智能会议室的使用频率，有利于智能会议室相关设备的正常运行和日常维修及对会议室资源的合理分配。因此，在日常实践中，智能会议室预订系统向用户提供了较多模型的推优方案，并通过大数据统计出会议室优先选择、会议室使用率、用户选择偏好等数据以便系统更好地向用户推送合理的会议室方案。

推优方案实现的流程是，首先根据用户的需求（参会人数、会议时间、设备使用等情况）、会议室参数、会议日程等分配会议室；其次根据用户历史选择偏好、会议室占用时长、会议室空置率以及会议优先级进一步选择可供匹配的会议室，循环操作直至选出最优的会议室，如果没有完全符合用户要求的会议室方案，系统将以列表形式提供给用户部分符合要求的会议室方案供用户选择。

4 智能会议室预订系统技术方案

4.1 技术方案

前端开发使用节点作为前端服务器，通过VUE.js多页面应用，实现前端工程化、组件化、模块化；使用模块打包器将系统模块打包，将系统中的大部分静态资源转化成静态文件，从而大量减少页面访问率；使用大量的模块打包器插件使之不需要重启服务器就可以更新代码，效果更为直观且系统开发运行效率更高。

进行后端开发时，使用JSON Web token技术实现令牌生成及登录，首先，用户通过注册申请登录该系统时，待后端验证通过后，系统会根据所搜集到的用户信息生成唯一的令牌值，并把该令牌值传输到系统前端和服务器中，当用户对该系统操作时，会带着一个令牌值请求系统后端进行验证，因此可以免去二次登录的麻烦，为今后优化企业系统提供基础[4]。

4.2 客户端UI(UserInterface)界面设计

客户端的界面设计包括登录界面设计和预订界面设计。用户在使用智能会议室预订系统时先进行用户注册，注册成功后首先进入系统的登录界面，该界面有两种登录模式，一种是输入用户名和密码，同时用户可以选择系统自动记住或者不记住密码，随后通过点击确认按钮进入到智能会议室预订系统，一种是通过输入手机号和验证码登录智能会议室预订系统，两种方式都完善的保证了系统用户的信息安全性及私密性。进入系统后系统再根据用户在会议室所处的角色给用户设定不同的权限。在预订界面系统首先把用户选定的会议室需求发送给服务器，然后服务器从系统数据库中选择符合用户要求的会议室数据，并通过列表的方式提供给用户供其选择，用户可以直接在列表中选择适合的会议室，也可以根据系统自动生成的推优方案选择，用户选择完成后，客户端把预订请求发送给服务器，最后选定会议室。进行系统登录后，在用户选择最优会议室方案后会出现以下界面，用户可以顺利进入该会议室系统。

4.3 系统的运行和调试

智能会议室预订系统在面向移动平台的设计中首先要保证系统预订界面简洁易操作，同时系统要保证运行稳定不卡顿，在对本系统进行试运行与调试过程中实现了上述目的，充分实现了利用移动平台预订智能会议室的功能。在总体的设计方案中优先考虑了系统的实用性及便捷性，系统运行较为流畅，对预订的响应时间相对较短，且预订界面简洁易操作，在移动平台中占用内存较小，用户体验感较好，获得了用户的好评。

5 结束语

面向移动端的智能会议室预订系统可以根据用户需求自动完成用户的预订请求，并且可以将会议安排日程及注意事项生成消息发到移动平台，大大简化了会议安排人员的工作内容并提高了工作效率，而且用户通过移动平台登录该系统，相较于传统的在电脑端进行会议室预订，在操作上更为方便简单，用户可以随时随地进行操作，大大方便了用户，随着5G技术的到来，利用移动端进行会议室预订是未来智能会议室预订系统的发展方向，符合企业信息化办公的趋势。今后在对智能会议室预订系统研发时要进一步优化系统功能，及时更新系统补丁，以适应不断升级的移动端操作系统，同时不断根据用户反馈对系统界面进行改进，以吸引更多用户的使用。