高校档案从业人员法律素养提升的策略与途径

王茜　闫凤娟

一、高校档案从业人员法律素养提升的必要性

法律素养在本文中指高校档案从业人员在档案工作各环节中认识法律、运用法律的能力和素质修养。这要求高校档案从业人员掌握系统的法律知识，树立较强的法律意识，增强正确的法律观念，提升综合的用法能力。法律素养是新时代高校档案从业人员应有和必备的基本功。

1.高校档案是国家档案事业的重要组成部分。习近平总书记在浙江工作期间就强调：“……各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会的进程中，档案工作显得越来越重要。”随着中国经济社会的急速发展，档案工作的结构与环境发生了极大变化，由传统的实体管理逐步转向了数字管理进程中，出现了很多新情况亟待明确。高校档案工作随着高等教育事业蓬勃发展打开了许多新局面，同时也面临很多新问题、新挑战。《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）首次修订，并于 2021年1月1日起施行，为档案事业在新时代的高质量發展提供了坚实的法律保障，也对高校的档案法治提出了更高的新要求。

2.在依法治校这项艰巨而复杂的系统工程中，高校档案工作的制度化、法治化也是一项重要内容，其核心内容包括依法建档、依法归档、依法鉴档、依法管档、依法用档及做好档案工作监督检查等。只有档案从业人员提升法律素养，才能在高校档案工作各环节中实现档案法治，为依法治校及学校内涵式发展奠定重要基础，让教育事业实现更高质量发展。

3.随着社会法治化进程的加快，公民的法制、权利、主体意识不断增强，维权意识愈发强烈。在高校档案工作中，大部分档案利用的服务对象是高知分子，这部分人对学校各项管理，尤其是和自己有切身关系的人事、科技教学成果等档案管理是否依法依规十分关注。同时，在高校档案馆的社会化服务发展进程中，越来越多的社会公众成为档案利用被服务对象，高校档案馆是高校联系社会的窗口，档案管理水平成为学校管理水平高低的缩影，关系着学校的声誉度。只有档案从业人员严格依照法规，规范档案管理行为，才能从根本上预防或避免可能产生的纠纷或档案违法行为，维护学校声誉。

4.网络时代背景下，充分地应用大数据技术，能够从庞大的档案信息中挖掘出有价值的信息资源，进行有效整合，加快实现档案信息资源共享。但与此同时，互联网开放性和共享性的特点又使档案信息化存在较高的风险[2]，电子档案开发利用过程中数据滥用、信息泄露、隐私安全等日渐成为明患隐忧，对档案工作是新的安全挑战。修订后的《档案法》新增了“档案信息化建设”专章，充实完善了七条有关档案信息化建设，电子档案效力、移交、保管、共享利用等的内容。在有法可依的前提下，高校档案从业人员提升法律素养，更好地识法用法，能为档案服务质量提升及档案信息化建设打下坚实基础。

二、高校档案从业人员法律素养现状

1.在依法治校进程中，各高校在开展普法教育、法律讲座、法治宣传等活动时，主要对象是广大师生。对管理人员尤其是档案从业人员开展的有针对性的法律教育宣传不够。高校档案从业人员专业法律知识较欠缺，法律素养普遍不高。

2.档案从业人员平时也有学习《档案法》《高等学校档案管理办法》等，但整体法律知识水平较低，系统学习不够，缺少有法律专业背景或熟悉法律的人员。档案从业人员的学习、培训也多以业务技能提升为主，对法制教育不够重视，普遍认为档案工作能做到不泄密就是遵守法律了[4]。

3.高校档案馆给部分人留下的固有印象是养老、空闲之地，因偏见影响，档案管理人员逐渐被边缘化，社会地位被忽略，部分高校对档案馆人员编制、待遇、晋升等也不够重视。同时，档案工作循环往复，繁杂而单调，导致档案管理人员职业倦怠情绪普遍较浓，大部分人求知和进取精神大打折扣，觉得保持责任心做好份内工作就行，无心提升含法律素养在内的综合素质。

4.兼职档案人员分布于高校各二级学院或职能部门，负责日常学院（部门）内部产生的档案收集、整理、立卷等档案基础工作，受专职档案人员指导与监督。与此同时，这部分人本身就承担了大量的本职岗位日常事务。没有专业背景，岗位调整频繁等，是兼职档案人员普遍存在的问题。同时，高校缺乏对这类人群的有效考评奖惩机制，大量的档案基础工作不能量化为工作量，使兼职档案员缺乏对档案工作的归属感。档案意识都稍显薄弱，法律素养更无从谈起。

三、高校档案从业人员法律素养提升途径

1.《国家教委、国家档案局关于加强高等学校档案工作的几点意见》（[87]教办字016号）第三条规定：高等学校综合档案室的人员编制，可根据学校性质、规模，在学校总编制内，参考下列意见配备：专科学校1～3人，本科院校3～5人，重点院校5～8人;工作量特大的院校，经主管部门同意，可以从实际出发配备。出台于上个世纪八十年代的规定，在二十一世纪的今天，仍有不少高校未达到该要求，档案工作的人员编制缺口大。面对越来越纷繁复杂的档案事务，各高校应根据实际情况和需要，逐步引进或调配校内有法学等专业教育背景的人才，补充到专职档案管理岗位，优化法律从业人员结构。

2.高校通过官网发布、官微推送、橱窗展示及知识竞赛等活动，加大对新《档案法》及档案业务其他相关法律知识、政策解读等的宣传。制定全年档案从业人员培训规划，除业务技能培训外，增加对档案法律法规及违法案例的学习，以法示人，以案示警，以案释法。创新法制教育形式，采取“请进来，走出去”方式，提升档案从业人员法律知识、法律意识与用法能力，如：根据需要选送档案从业人员到政法院校、法务机构培训学习，适时到兄弟院校调研，邀请专家学者或业界标杆来校举办专题讲座，交流经验体会等[4]。

3.我国档案法律法规政策建设已经形成了自上而下的网络，这个体系包括档案法律、档案行政法规、行政规章以及一些档案行业标准[5]。高校档案工作作为国家档案事业的重要分支，在施行上级法规和制定本校制度的同时，应结合学校实际和当前档案工作新形势、新问题细化完善校内制度，建立指导性强、操作性强的档案工作规章制度。强化对档案工作的日常监督检查，除业务检查外，还应适时开展管档用档依法守法性检查，对苗头性倾向性问题做到早发现、早防范、早处置，让每一位档案人都形成敬法畏法共识。

4.高校应充分利用学校法务或法律顾问资源，建立法务部门与档案馆（室）的协同工作机制，加强法律人士对鉴定归档、利用服务、信息安全等更大概率涉及法律风险的档案工作重点环节的专业指导。研究制定并在档案从业人员中推行校内档案工作权力与义务清单制度，强化兼职档案员责任与法律意识，从收集立卷档案工作源头规避法律风险。

5.提升档案从业人员保密意识，杜绝档案工作中的涉密违法行为。在学校信息化建设方案中，加大对档案信息化系统工程建设投入，加强软硬件建设，利用技术手段保证档案信息安全。在档案业务相关法律知识外，加强对《中华人民共和国保守国家秘密法》等的学习，开展保密培训。编印学校关于电子档案归档、管理、使用、借阅的工作手册，制定学校电子档案保密制度[6]，并在全校范围内做好宣传与贯彻。

6.稳定高校档案从业人员队伍，制定出台档案从业人员薪酬指导政策，建立合理的薪酬制度和奖励政策，改善档案从业人员的福利待遇和工作条件，切实提高档案从业人员的职业认同感。建立完善档案工作人才培养体系[7]，调动档案从业人员工作与学习积极性，主动适应高校档案工作新形势，增强责任意识，主动将法律知识内化为法治修养，在档案工作各环节中，提高政治与法律意识敏感度，有效避免档案涉法行为。

参考文献：

[1]张海秀.提升高校档案管理人员素养的策略与途径[J].办公室业务，2020（14）：168+173.

[2]张慧鑫.大数据时代档案信息化建设措施[J].卷宗，2019，9（36）：106.

[3]陈水生.论高校档案机构人员编制依据[J].城建档案，2016，（2）：81-82. DOI：10.3969/j.issn.1674-0289.2016.02.034.

[4]罗俊.浅析高校人事档案管理人员法律素养的提升[J].管理学家，2013，（1）：355. DOI：10.3969/j.issn.1674-1722.2013.01.296.

[5]劉大巧，徐娟.依法治档视角下的高校档案利用服务研究[J].兰台世界，2018（11）：120-123.

[6]王文明.浅谈电子信息档案管理的保密及其防范工作[J].中国管理信息化，2017（1）：182-183.

[7]王元媛.加强基层档案人才队伍建设的思考[J].兰台世界，2017（A01）：92-93.