对外贸企业档案的特点及其管理的分析

摘 要：从外贸企业的概念分析，其主要强调的是从事于各种对外贸易的企业。根据我国法律规范中所规定的相关内容，完成企业注册活动。于外贸企业而言，其具有对合格产业的进出口经营权。近年来，在社会经济快速发展的时代背景下，我国经济发展特征和主要形势也发生了较为明显的变化。各个企业快速兴起，其竞争越发激烈。外贸企业若想在激烈市场竞争中取得优势，便需要充分认识到企业档案管理所产生的积极作用。一般来讲，企业未来的发展规划、当前阶段中应用的资料等都会留存在档案中。相应地，这也间接地成为了企业得以生存和获得长远发展的重要条件。自进入新世纪以来，经济发展形势的变化对于外贸企业规划也产生了一定影響。企业所记录的档案和相关资料越来越多，但在管理工作中却出现了许多较为突出的问题。为此，本篇文章在综合了相关调查和研究之后完成。针对当前阶段外贸企业档案管理工作中所出现的各种问题，对其进行浅要分析。

关键词：对外企业;档案管理;特点分析

引言：纵观历史发展进程可以明显发现：我国在现代化经济发展中起步较晚。相较于欧美等较为发达的资本主义国家，在外贸企业发展质量方面存在着明显差距。在较为传统的外贸企业中，其行政方面的工作需要归属到外经贸部。从其影响来看，这种管理方式的运用便在很大程度上限制了外贸企业的健康发展。当前阶段，我国外贸企业不断增加。加之世贸组织的作用，对我国外贸企业稳定发展产生了巨大的冲击。如何结合时代背景和发展规划针对性地调整档案管理工作中所出现的问题，对其中的信息和档案进行深度分析和挖掘，不仅是外贸企业得以健康发展的重要条件，也成为了许多专家、学者重点关注的问题。由此可见研究对外企业档案的特点及其管理措施的具体落实具有积极的社会意义，希望本篇文章的发表可以对相关工作人员产生一定启示。

一、外贸企业档案的特点分析

1.档案载体多样化的特点

得益于经济的快速发展，我国各项科学技术也取得了许多较为突出的成就。将这些科学化技术合理应用到档案管理工作，也推动了其档案载体的多样化发展。在传统管理工作中，多是借助到纸质档案、硬盘、磁盘的形式对相关信息进行存储。在现代化技术快速发展的过程中，档案存储载体已经演变成为了电子化数据。借助到数据库系统的积极作用，将其进行数据化保存。如果在后期工作中出现了任何问题，都可以直接调取数据库中的相关内容，从而方便了管理工作的顺利开展。

2.档案来源丰富性的特点

相比较于其他非外贸性企业，外贸企业在档案管理工作中，工作重点内容还存在着较为明显的差异，其更要求从整体角度出发，建立健全一个相对较为系统性的管理体系。但需要注意的是，在现代化经济快速发展的过程中，我国外贸企业档案来源的主体也呈现出了飞速发展的态势，其来源途径更为丰富。相应地，这种现象的存在将会导致来源分散性的特征较为明显。若想在这种状态下提升其档案管理质量，更是会在一定程度上加大其工作难度。

二、现阶段对外贸易档案管理中工作难点分析

1.企业档案实体集中统一管理不易到位的问题

从外贸企业特点来看，其大多属于一种集约型大公司。为了进行业务的拓展，其还会建设多个子公司。对于领导人员而言，其身处的位置不同，在档案管理的认识方面也存在着一定差异。根据相关调查和研究可以发现，如果可以借助到“统一领导、分级领导”的原则将会有效提升其管理效果。但就目前现状来看，这种管理模式并未得到充分运用，领导人员在该方面的认识差异性较大，一部分领导人员认为只需要领导部门对管理职责进行明确。按照分级领导的方式，对下属人员工作职责进行要求。让他们可以各司其职，便可以统一化完成管理工作。还有一部分工作人员认为若想有效提升管理效果，便需要在整个企业内部中间实施分层式管理方式。从这两种方式应用的效果来看，其都属于一种本位思想，都是从眼前利益出发，并未考虑到资源共享对企业发展所产生的积极作用。

2.缺乏专业性人才的问题

任何一个企业在发展过程中都需要借助到充足人才作为其支撑性条件所产生的积极作用。然而在过去很长一段时间中，我国外贸企业发展不稳定，所取得的经济效果较低，很多档案管理干部存在着素质较差、管理关系不顺的问题。在外贸企业不断发展过程中，其档案人才也呈现出了快速裁减的态势。一些档案人员工作业务更换较为频繁，专业性素养不高。当遇到了一些问题时，经常会出现不知如何解决的问题，这些问题的存在都在一定程度上限制了外贸企业的健康发展。

3.现代化水平不足的问题

得益于国家部门所出台的相关政策，我国各个行业和相关科学技术都得到了飞速发展。在档案管理方面，其种类不断增加，工作量也呈现出了飞速发展的态势。在工作内容、工作形式等方面都出现了明显变化。当前阶段，推动档案管理的信息化、数字化发展已经成为了一种时代要求。在较为传统的管理工作中，仅是管理人员依靠自己一腔热血、过分依赖工作经验的方式，已经难以满足企业现代化发展的目标。对于档案管理人员而言，便需要不断加强学习，丰富自身知识经验。从企业领导角度进行分析，对现有的档案管理部门工作职责、工作内容认识不足，缺乏对档案管理人员培训和学习的力度。还有一些管理人员存在着不思进取、工作态度较为消极的问题。外贸企业所设置的薪资待遇较差，档案管理人员无法专心从事现代化管理工作。从其影响来看，上述相关问题的存在便限制了档案管理的现代化发展。

三、外贸企业档案管理的具体措施

1.完善外贸企业档案的管理

若想促进外贸企业的健康发展，不断提升其经济效益，需要充分认识到外贸企业档案管理体系的建设和完善对其所产生的积极作用。就我国整体发展特点来看，现代化经济起步较晚，在档案管理标准和体系方面还存在着明显的不科学、不健全问题。对此，外贸企业需要结合整个行业发展特征、自身发展实际情况，对其所制定的档案管理制度进行严格落实。在各个部门中，都需要安排专业管理人员、兼职管理人员，完成每日的工作任务。针对所出现的新资料、新档案进行及时归档处理，同时还需要将所整理的信息和重点内容上报给上级管理部门。如果发现上级领导部门还需要对工作进行改进，则需要认真听取意见。如果发现其所讲述的问题存在着不合理、不科学的问题，则可以及时指出，展开深入探讨和分析。一些管理部门所需要掌管的档案资料可能相对较少，便需要直接交给部门进行管理。及时发现其中具备较高研究价值的材料、数据和问题，对其进行及时整理。借助监督人员的优势，针对在整个档案管理工作中所出现的各种问题，进行及时监督。如果发现了问题之后，则需要对其进行及时纠正。在最短时间之内处理相关问题，推动档案管理工作的顺利开展。

建立科学、合理的奖惩制度。在开展档案管理工作中，如果发现部分工作人员存在着工作业绩较为突出、工作态度相对较为良好的，则需要对其进行适当的鼓励。反之，则应该对其进行相应惩罚。这种方式的有效运用，可以让工作人员的奖金和其工作态度进行直接挂钩。不仅可以有效提升其工作积极性，还可以帮助企业员工获得更多经济收入。对于专职人员而言，则需要在整个管理工作中对全体人员进行实时化监控和管理。根据其管理任务的完成情况，对其进行相应奖励或惩罚。对于主动完成任务、工作态度积极的员工进行精神上和物质上的奖励，对于工作态度不认真的要进行奖金的扣除。当前阶段，这种方式已经在很多外贸企业中得到了有效运用，并且取得了一定成效。

伴随着国家科学技术的快速发展，我国计算机技术、数字化技术以及互联网技术都获得了飞速发展。在外贸企业所开展的档案管理工作中，也需要充分认识到各种科学化管理手段的积极作用，提升其管理效果。利用扫描技术和计算机技术，可以快速查找到所需要利用的信息。在软件方面，可以购买较为专业性的管理软件。这种方式在运用过程中，只需要管理人员将所需要利用的信息直接输入到软件中即可，方便了信息保存。其不仅可以起到缩小存储空间的效果，还可以进一步提升外贸企业档案管理效果。从安全性角度分析，在现阶段档案管理中也存在着诸多问题。因此，便需要加强对档案保管工作的重视度，提升其信息和各项资料的安全性。对其所利用的安全保障系统进行不断优化和调整，为企业的健康、稳定发展奠定良好基础。

2.提升档案管理人员的专业水平

从外贸企业档案管理的特点来看，其复杂性、多元化特征较为明显。这些特点的存在，便会使得档案管理在收、管、用三个方面都出现相关问题。针对该方面所出现的各种问题，需要相关工作人员对其中问题所产生的原因、特点以及解决措施进行针对性分析。在外贸企业不断发展过程中对其各种档案的来源进行不断拓展，所涉及到的范围相对较为广泛。对于管理人员而言，其需要根据来自于不同时间段、不同国家、不同地区的信息和档案进行有效整理。如果工作效率较低，便会浪费大量人力、物力和财力，若想有效提升档案管理的有效性和针对性，便可以从以下三个方面开展具体工作。

（1）加强对档案管理人员的培训

在档案管理工作量逐步加大的过程中，很多外贸企业又重新招聘了诸多工作人员。对于这些人员而言，其很大一部分都是之前从未接触过该方面工作，不知如何进行档案管理。对企业而言，便可以定期邀请相关专家、学者定期到企业内部为其展开针对性的培训和训练。对于工作经验较为丰富的人员，则需要让其学习最为先进的理论知识。根据具体工作内容，对其合理化应用。对于工作经验较为欠缺的人员而言，则应该对其进行基础知识方面的讲解和训练。让全体工作人员进行沟通和交流，相互合作，共同推动外贸企业档案管理工作的顺利开展。

（2）加强计算机技术的培训和使用

就计算机技术优势来看，其信息化、数据处理效率较高的特点较为明显。当前阶段，该技术已经在很多产业中得到了深化应用。在外贸企业所开展的档案管理工作中，也需要将其优势贯穿在全部工作的方方面面。对其展开计算机知识方面的教育和培训，让管理人员可以根据自身工作内容，对其合理化应用，更好地提升档案管理质量和效率。

（3）加强法律知识方面的学习

在很多对外贸易交流活动中，还会涉及到法律知识方面的内容。如果档案管理人员存在着对相关法律条例认识不足的问题，可能会出现触犯法律的问题，在开展培训工作时，还需要让其具备一定法律思维和意识。

3.加强企业档案管理的意识

若想保障整个档案管理可以顺利开展，最为重要的便是需要逐步提升管理人员的管理意识。唯有此，才可以进一步提升其管理效率。对于管理人员而言，需要根据企业发展规划中所规定的相关内容，对自身工作规划进行针对性的调整，更好地满足企业未来发展需求。

四、外贸企业档案管理的开发与再利用

1.提供利用是档案工作的目的

（1）企业成员利用需求

从企业成员利用需求角度分析，其主要强调的是全体员工根据在档案信息整体管理的需求总状况，对其发展变化和工作态势进行变动和调整的一种方式。在整个操作中，其所涉及到的内容相对较多，并且内部因素关联性较大。若想保障档案管理工作可以顺利开展，逐步提升其管理质量，便需要加强对该方面的认识，对其进行针对性解决。对于外贸企业而言，其在发展过程中所产生的各种信息和资料都可能会直接影响到其未来发展状况。这些不同板块的信息和数据，也会对其产生不同程度的影响。对此，企业最为重要的便是可以对这些信息资料和档案产生需求，对其进行合理化应用。否则，档案便无存在和管理的价值。

（2）强化外贸企业档案服务意识

档案管理工作的方式和管理人员的工作意识等相关性因素，都可能会影响到档案的生存和其可持续发展。对此，便需要强化管理人员的工作意识和服务意识。就目前工作状况来看，这已经成为了档案管理工作得以顺利开展的前提性条件和基础性条件。在此背景下，便需要档案管理人员逐步转变自身工作观念，可以根据在传统工作中所出现的种种问题，展开针对性的分析和调整。唯有此，才可以保障档案管理部门得以健康发展，让其他部门人员也可以看到档案管理的重要性和意义。

2.外贸企业档案的利用特点

（1）使用价值特点分析

档案的使用价值强调的是其有用性。从该角度分析，可以发现档案的使用价值往往会呈现出一种潜在特性，其很难预测。比如某外贸公司在开展某企业下属公司欠款拖欠工作时，发现在下属子公司中存在着经营不善的问题。整个企业内部已经出现了较为严重的财务漏洞，甚至可能会面临破产的问题。档案管理人员在进行了深度化分析之后，发现该合同是某企业为其下属公司与该外贸公司签订的进口合同，于是该外贸公司主管部门将某企业推向被告，由于证据充分终于清回几十万元的欠款。

（2）间接性的特点

从档案特点角度分析，其通常会以一种知识形态而存在。其中所存在的使用價值并不能直接感知，需要管理人员进行深入分析。根据其表面现象，发现其中所存在的问题。比如在完成本篇文章之前，便针对某个外贸公司交易内容进行了分析。发现其在购买电梯过程中，因为已经在前期进行了大量调查和研究，在和供应商谈判过程中掌握一手资料，推动了谈判工作的顺利开展。不仅帮其减少了不必要的时间浪费，还创造了更大经济价值。

（3）共享性的特点

从共享性角度分析，其主要强调的是在外贸企业发展中所出现的各种信息和档案都可以进行共享。但需要注意的是，这种共享并不意味着外贸企业档案的管理权可以共享。针对其中所出现的一些实物性资源，可以进行独享。而一些社会性信息，则可以进行共享。通过这种方式，可以针对整个行业发展态势和现阶段所存在的问题都形成较为正确的认识，从而更好地提升其经济效益。

五、结束语

综上所述，外贸企业在迅速发展的背景下，需要结合时代发展趋势和企业发展现状展开深入分析。充分认识到档案管理工作的重要性，针对性地解决其在管理工作中所出现的问题，从而更好地提升经济发展质量。

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作者简介：徐桠（1981.11- ），女，汉族，江苏南通人，本科，助理研究员，研究方向：行政管理