办公室档案管理工作的优化策略

康红岩

摘  要：档案室对各项工作以及日常经营状况记录信息的承载方式，是各企事业单位必不可少的基础性工作。办公室档案管理对于单位的正常运行至关重要。合理的档案管理工作，可在一定程度上保障企业运行的高效有序。在信息技术不断的发展下，促使办公室档案管理也在不断向信息化方向发展，而各种信息化档案管理系统也被应用在企事业单位中，极大地提升了档案管理效率及质量。但基于人为因素与客观条件等影响，导致部分企事业单位在档案管理上还存在着效率不足的问题，而本文也将以此作为方向，提出了办公室档案管理工作的优化路径。

关键词：办公室  档案管理  优化  工作  策略

中图分类号：G25.3           文献标识码：A                  文章编号：1674-098X（2021）01（b）-0114-03

Optimization Strategy of Office Archives Management

KANG Hongyan

（Jilin Provincial People's Hospital，Changchun，Jilin Province，130021 China）

Abstract： The way that the archives record the information of all kinds of work and daily operation is the essential basic work of enterprises and institutions. Office file management is very important for the normal operation of the unit. Reasonable file management can ensure the efficient and orderly operation of enterprises to a certain extent. With the continuous development of information technology， office file management is also in the direction of information development， and a variety of information-based file management systems have been applied in enterprises and institutions， greatly improving the efficiency and quality of archives management. However， due to the influence of human factors and objective conditions， some enterprises and institutions still have the problem of insufficient efficiency in file management， and the following will also take this as the direction and put forward the optimization path of office file management.

Key Words： Office; File management; Optimization;Work; Strategy

在办公室档案管理的优化建设期间，存在着诸多需要处理的问题，包括电子文件信息与载体之间的分离，以及电子文件信息对设备的高度依赖性问题等。推行办公室档案管理优化策略，其主要目的在于促使档案信息资源能够实现高度共享，同时也能够进一步提升档案管理效率。近年来在社会的不断发展与进步下，现代化办公室管理工作中，各部门之间的职责分化更为清晰。而此种发展进程也促使办公室档案管理工作成为各企业日常工作中必不可少的部分。为此，认为做好办公室档案管理是各企业需要面对的主要问题，而下文也将对此类问题进行论述。

1  办公室档案管理常见问题

1.1 缺乏完善的办公室档案管理制度

基于不同企业对于办公室档案管理工作关注程度的差异，致使相应的制度建设也存在着不统一以及不完善的情况[1]。而即便具备完善的管理制度，也无法实现严格落实，最终影响了档案管理工作的规范性以及安全性。另外，在档案管理工作流程设置上，还存在着诸多不合理的情况。办公室档案管理标准严格，同时管理流程较为复杂，致使在执行期间可能出现将流程简化的情况，例如簡单编号之后随意进行存储，极大地影响了档案后期应用效率。除此之外，在多数企业都出现过档案资料丢失与泄露的情况，而这一点便是办公室档案管理工作安全性不足所引发的问题。

1.2 管理人员水平及创新性不足

管理人员是办公室档案管理工作的直接影响要素之一，对于各企业档案管理工作质量，以及信息化建设水平均存在着重要影响。在管理人员综合水平上，基于管理层对于档案管理工作的重视程度不足，致使企业档案管理工作缺乏有效监督机制，进而无法保障相关管理人员日常工作质量。常规情况下档案管理工作，属于兼职类工作，在企业内部缺少档案管理工作人员这一岗位，同时部分兼职工作人员也并没有经过专业化培训，导致其专业能力有限，进而影响到工作效率。在档案管理工作创新性问题上，当前即便档案管理工作逐步成为办公室管理工作中的主要内容，但依然没有跟随企业其他工作的发展而进行改进。比较常见的一种情况是有部分企事业单位，在档案管理工作中依然采用传统手写模式。此种传统书写方式的档案，一方面会增加办公室档案成本，另一个方面也会影响到档案存储安全性，容易出现丢失与信息泄露等问题[2]。

2  优化办公室档案管理的目的分析

优化办公室档案管理工作，对于企事业单位迎合现代信息化发展趋势具有重要意义。实现办公室档案管理工作的优化，尤其是优化信息化建设，能够极大地节省企业人力物力，同时进一步强化资源利用率。企业对于档案管理工作的主要模式，仅仅是单一的计算机应用，其涉及到的功能也较为简单，尤其在档案记录与保存方式上极大地浪费了企业资源，为此应用现代化电子技术，实现优化，有助于进一步强化档案管理工作效率。同时还可实现档案信息共享建设，推行现代科技的制作与应用，能够转变传统档案管理单一模式，其顺利落实还可实现档案信息共享，在同一个时间内，企业内部不同部门能够同时接收到相应信息，由此来提升资源共享效率。在共享资源建设上需要关注到的主要问题是对于权益的处理，例如应用者对于信息的使用权利，以及信息内容中涉及到的隐私权利等，这些在档案管理工作中均需要强化安全性建设，以及相应的法律意识建设，只有如此才能够确保档案管理工作现代化进程的安全性以及可行性[3]。传统办公室档案管理中应用计算机管理进行优化，可实现电子技术的进一步应用，其应用能够发挥出更好的档案管理性能。将现代化电子技术应用到办公室档案管理工作中，其优势主要体现在存储空间可进一步增大，同时存储信息的形式众多，操作便捷。基于以上种种优势，认为其在应用期间可更好的确保档案信息合理应用以及安全存储，尤其是在多种搜索功能建设下，可进一步提升管理人员的日常工作效率，也为办公室档案信息管理工作的开展提供便捷条件。

3  办公室档案管理工作优化策略

3.1 强化意识，完善相关制度

意识会直接影响到人的行为，而在一个企事业单位中，管理意识也将会直接影响到相关工作的开展效率与质量。有多数职能单位对于档案管理工作的重要性认知明显不足，也由此出现了组织结构混乱与工作毫无头绪等情况。基于此情况，各企业需要充分认识到办公室档案管理工作对于企业自身健康发展的重要意义，在后期工作中尽量改善档案管理工作模式，有机结合档案管理目标，树立起正确的管理观念，持续完善档案管理制度[4]。在相应制度调整问题上，各企业可进一步强化档案收集工作力度。在办公室档案管理工作期间，资料收集属于基础性工作，同时也是后期各项工作开展的重要保障。为此在此环节必须要对档案收集工作进行规范，只有如此才能够获取到理想的档案管理效果。档案文书资料需要分类存储及收集，所获取到的文件资料需要确保格式规范且字迹清晰。同时还需要构建起档案检索制度，借助于现代化信息技术，完善办公室自动化系统，实现档案的网上管理，做好目录编辑工作，提升档案收集以及后期调取效率。另外还需要持续优化办公室档案管理的日常工作。档案管理制度的构建与持续完善，必须要明确档案管理工作流程，同时制定出统一的档案人员约束与监督机制，其目的在于规避操作人员的不规范操作行为。办公室档案管理与日常文件管理之间存在着密切关联，可在日常工作实践中实现同步管理。例如单独构建文件资料管理办公室，结合文件资料的类别与时期等进行分类存储。企业可结合办公室档案管理工作实际情况，构建起档案管理工作指导小组，确定档案岗位目标以及相应职责，同时将工作目标进行细分，确保所有工作人员均能够明确到自身工作职责。

3.2 强化培训，提升人员综合素质

在上文分析中能够发现档案管理人员的素质如何，对于办公室档案管理工作效率及质量，均具有重要影响，为此在树立起科学的管理制度后，还需要在人才配置方面做好准备[5]。在知识经济时代下，对于各企业人才的选用与培养均带来了一定冲击，同时也出现诸多新型载体的档案与管理手段，这一点也为档案管理工作者提出了更高要求。在此种环境下需要档案管理工作人员，能够具备扎实的业务功底，同时还需要掌握管理能力以及服务意识。在熟悉档案管理工作各环节以及流程基础上，还需要了解不同类型档案与载体档案的管理方法。除此之外还需要能够熟练应用各种现代化信息技术，只有如此才能够为各企业档案管理工作的信息化建设奠定良好基础。所有新型载体军区有着自身复杂的操作技术，而只有掌握这些技术，才可实现档案管理技术层面的创新，由此来转变传统管理中，应用纸质档案所衍生出的一系列问题[6]。在企业层面上进行分析，在人才配置中，主要工作应该是组织档案管理人员进行日常培训，提升其综合素质。档案管理工作需要各操作人员在日常工作中予以落实，在相应管理技术与信息网络技术的不断提升及变化下，档案管理人员的专业素质提升是必然趋势。企业可采用聘请专业人员到企业内部培训或将企业内部管理人员外派交流学习等方式实现档案管理工作的专业知识培训。在培训后也需要定期对档案管理工作者进行专业能力考核，经由考核来激发员工提升自身素养的积极性[7]。办公室中的管理从业人员需要具备全局意识，针对企业实际情况进行分析，制定出合理化教育目标，在找准服务中心与重点的基础上进行创新。所以在工作中要坚持从做好服务工作入手，提升奉献意识与能力，在主动改革与创新中明确本职工作重点，结合实践活动主动对档案管理工作进行创新，完善管理体系。最后要主动与实际业务进行融合，针对档案情况进行分析，做好各类文件的加密处理等。同时还要主动学习先进管理办法，提升管理能力，适应当前发展形式，制定适合的管理制度，确保档案管理工作的高效性。此外还要加强各部门之间的合作，针对不同类别档案进行研究，明确管理流程与重点，制定出合理化的管理标准，增强各部门经济效益，积极面对时代发展与变化。

4  结语

作为一名档案管理工作人员，必须要明确档案管理理念以及相应技术的发展趋势，只有如此才能够更有目标的实现自我提升，以便于迎合现代化办公室档案管理工作的实际需求。而在企事业单位方面，也必须要充分认清档案管理工作对于企业自身发展的重要性，在人才培养，与制度建设以及软硬件配置等方面做好准备为办公室档案管理工作的信息化建设以及持续优化奠定良好基础。

参考文献

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[2] 柳斐.文书档案管理工作的创新策略[J].科技资讯，2017，15（30）：130-131.

[3] 刘佳，彭英.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].中外交流，2018，6（31）：60-61.

[4] 丽.大数据背景下办公室文秘提升档案管理效率的途径[J].兰台内外，2020（17）：58-60.

[5] 高萌.医院办公室档案管理工作的优化对策分析[J].办公室业务，2019（1）：125，128.

[6] 华超.医院办公室档案管理工作的优化建设思路探索[J].明日，2018，2（31）：87-87.

[7] 纪红艳.如何提升企业办公室档案管理工作效率的思考[J].黑龙江档案，2019（4）：81.

[8] 陈曼.高校办公室档案管理的不足及应对策略[J].办公室业务，2021（2）：163-164.

[9] 刘宏.探索事业单位的办公室档案管理工作[J].知识文库，2020（17）：188-189.

[9] 賴家伟.医院办公室档案管理工作的优化策略[J].报刊荟萃，2018（3）：112.