企业运营中合同支付的法律审查及风险防范

卜祥丽

对合同的法律审查是为了更好地维护交易各方的合法权益帮助实现交易目的，避免存在风险的过程。但是目前合同审查的水平参差不齐，在对合同法律审查的过程中常常会出现各种各样的问题。而且合同审查与其他的业务不同，缺乏相应的评价标准，交易各方在审查的结果上也难以有效地辨别审查水平。再加上合同审查是属于法律服务的内容，相关人员在对合同的审核技能及方法研究上也不够重视，一般是签订前审查，缺乏对履行、支付的过程管控，最终使整体的水平难以提升。

一、对合同审查的具体内容及方式方法

1.在合同进行支付之前的审查环节流程为。业务部门对合同的起草，然后管理员进行合同的初步审查，再到会签部门的专业审查，之后是财务部门及法务部门的审查，最后由领导进行审批后，进行合同的签订、履行、支付。在此流程中可以明确看出在合同支付前的审查环节，是承上启下的过程，发挥着重要的作用。从合同的起草到支付，过程中经过合同管理者与法务部门的审查，这也在法律层面对支付行为进行了合法性的定义，从而保证了企业在经营过程中的经济利益。而对合同履行过程中的支付审查，做到业务、财务、合同联动更有利于过程管控。

2.合同支付前法律审查的内容和方法。在对合同支付的审查中，为了有效防止其中出现法律漏洞，我们常常会制定一些表格来进行审查，将所需要审查的内容进行一一的罗列。这种方法简单易行，对于漏洞的审查是非常有效的。将制定好的表格，经业务部门的负责人進行审核后及时进行下一部门的审查，当层层审查无误后就可以根据合同内容及表格内容进行支付。并且为了保障内容的准确性，我们需要不断地对内容进行更新记录。

二、合同审查中存在的问题

1.未预留质保金或提前支付质保金。我们在进行合同的起草到支付的过程中，往往是需要进行质保金的预留，但是在实际的合同支付过程中，往往出现质保金未预留或提前支付的情况。相关的审查人员尤其是财务人员在审查时，往往更加注重各项款项凭证是否齐全，这样在审查的过程中就极易出现管理的漏洞，使得合同的质保金条款如同虚设。比如山东济铁机务装备集团有限公司与某一供应商签订了多份采购合同，其中的每份合同都约定了质保金，但是供应商要求将质保金留在其中一个合同上，这显然是不符合规定的，而且合同管理人员在进行审查时，不符合标准的合同是不会审核通过的。

2.付款金额与合同金额不符。在合同的履行过程中，还经常遇到合同申请支付的金额与合同内容上的金额不相符的情况。以材料采购为例，招标采购合同，由于材料数量往往出现不确定性，会出现甲乙双方在合同中出现以实际货物的数量不得超过多少的限制。在实际的情况中，供应商提供的材料超出了合同规定的数量百分比，在支付时，供应商想要按照实际的送货数量进行结款。但是通过合同管理人员的审查后，发现其实际收据的材料数量与合同固定的不相符，存在多送货多收钱的问题，同时也容易出现材料浪费、增加库存和增加管理成本等难以处理的问题。这种情况下合同的管理人员是不会同意进行审批的。

3.合同未能及时变更、补充或续签。合同在支付的过程中也会出现合同需要变更但是却没有办理相应的变更手续，直到管理人员在进行审查的过程中才发现。我们日常比较常见的如超限定比例履行的招标采购合同变更，超过合同计划数量，但又在限定比例范围内，因为增加的量不多，采购部门、供应商就觉得变更的过程太过于麻烦，不愿进行合同变更、补充，认为通融一下就好了。为了防范法律风险，合同管理人员在进行审查的过程中发现此类问题就会立即停止对此流程的审查，要求对其内容变更，签订补充协议后，重新进行合同支付审查。也有合同在进行审查的过程中出现不可避免的情况需要进行变更，如原材料可能会受到多种情况引起的价格变动，个别经办人收到对方价格调整函后未履行合同变更手续就请求按照新价格支付，这种情况往往也会遭到管理人员的拒签。

4.与付款相关的资料收集不到位。例如在进行采购时会有物资验收的程序，基建工程也有进度或竣工的验收表等。以材料的采购为例，有的合同承办人员在送去审查的资料中缺少物资验收表格，是否可以先付款后在补交表格，但是合同管理人员是需要按照相关的管控要求来做的，这种先付款后补交资料的情况往往无法进行签字。实现合同支付前的法律审查，合同管理部门应该严格按照规定进行，未见到相关的凭证坚决不能进行签字。只有严格执行管理制度，才能杜绝支付内容与合同内容不一致、货物与款项之间的混乱等现象。

5.合同履行中的瑕疵未能得到及时确认。在对合同的履行过程中常常会出现一些问题，如果在合同履行时没有进行确认到位，很可能会因为时间过长在结算时发生争议。如某技术服务合同中出现合同履行延迟的现象，当合同约定的时间已经过了，合同管理人向经办人询问时才知道一些技术问题尚未得到解决。因为两方的合作已经很久了，经办人认为如果此时对合同内容终止将造成更大的经济损失。因此为防止在支付时发生潜在风险，合同管理人应该在合同履约期内及时地进行各项工作的确认，这样有利于双方的利益都能够得到保障。

三、对合同审查的几点体会

1.合同支付前对其的审查过程其实就是风险管理及规避的重要方面。其中合同管理人员与其他部门人员的审查侧重点是不同的，如合同管理人员是站在法律的层面上进行审查，对支付时的法律问题更加注重;但是财务人员更关心对内容中的数量及价格方面的变化。目前合同支付审查的不断推行后，通过对支付前的审查与合同签订前的会签两者相结合，这就保障了合同在会签前后与支付时的法律风险得到规避。另外，其中的风险不仅来自于对方，我方也要确保对合同做到不违约。如付款要按照约定时间进行及时地足额支付，否则有可能会产生一定的法律风险。尤其是当前处于买方市场下若对合同条款不加重视，就有可能为后续工作埋下各种隐患。

2.合同支付前的法律审查是必须要进行的一个过程。这不仅是一个要履行的环节，更是牵扯到法律风险的问题。合同管理人员，在支付前审查出一些问题来，可以加强人们对支付前审查的重视程度，更有利于保障企业的利益。

3.在进行合同支付审查的过程中不断地总结经验。将合同的范文内容不断完善，通过对不同实际案例的总结思考，将实际问题中的失误教训总结提炼，用来指导之后的各项工作，最大化地减少合同中的法律风险。

4.在合同支付中要做到权责分明，将岗位职责进行合理划分。要坚持各个审查部门之间的积极配合，共同做好合同的支付工作。在具体的实践中，合同管理部门也要把握好管理与服务的协调，既要强势有力，又要充分调动各部门之间的工作积极性。由于内控制度的规定原则性较强，在实际的操作中，要确保部门之间管理边界的清晰。

综上所述，合同支付前对其的法律审查是其中关键的环节，面对在审查中可能出现的质保金相关问题、付款金额与合同金额不符、合同的变更、与付款相关的资料收集不到位、合同履行中的瑕疵未能得到及时确认等问题，我们要不断地总结经验，通过对实际案例的总结思考，将实际问题中的失误教训总结提炼，用来指导之后的各项工作，最大化地降低合同中的法律风险。

（作者单位：山东济铁机务装备集团有限公司）