医院档案管理中电子档案系统的应用

刘娣娣

随着我国经济发展和科学技术的进步，各行各业都面临着新的市场竞争和社会形势。对于医院来说，随着人们生活水平的提高，人们越来越重视医疗健康问题，受益于国家在医疗卫生领域进行的改革，越来越多的人走进医院进行疾病的诊治，过去得了大病没钱诊治在家等死的情况得到了明显改善。但是这同时给医院的管理带来了挑战，尤其是对医院档案管理工作来说。在当前阶段，医院档案管理不仅包括人事档案，还包括病例档案、财务档案、行政档案等各种档案，如果按照原有的档案管理模式，医院管理工作早已不堪重负。医院档案管理工作是医院管理工作中一项非常重要的任务，其他大部分业务的开展都与档案管理工作密切相关，医院档案管理工作的效率和质量直接影响到医院其他业务的开展。在原有的医院档案管理管理工作中，对于纸质档案的管理工作是一件非常繁琐的事情，纸质档案的整理、保存、调阅、管理等占用了医院大量的人力物力，而且工作效率低下。受益于科学技术的进步，电子档案系统在医院档案管理工作中的应用为医院档案管理工作减轻了负担，极大地提高了档案管理工作的效率和质量。在当前社会环境下，电子档案系统的应用已经成为社会发展的趋势，医院应该积极引用这种新技术，并在不断实践过程中解决所遇到的问题，促进电子档案系统的创新与普及应用。

一、医院档案管理中电子档案系统应用的内涵

随着我国社会经济的发展和科学技术的进步，信息技术已经被广泛应用于社会生活的各个方面，并为人们生产生活提供了巨大的便利条件。其中信息技术在医院档案管理中的应用就是档案数字化和电子档案系统。电子档案系统相对于传统檔案管理来说有巨大的优势，具体表现为：一是实现了档案管理“无纸化”办公，电子档案系统不存在像纸质档案不易存储、管理困难、占地空间大等缺点，却便于存储档案资料;二是实现了便捷的办公方式，对于档案的管理工作都可以在网络设备上完成，档案管理、保存等更加便捷，档案查阅不需要跑到现场借阅资料而是随时随地通过网络设备就可以完成，极大地提高了档案管理工作的效率和质量。在可以预见的未来，电子档案系统的应用会更加普及，为人们的就医以及医院的管理等提供更加便利的服务。

二、医院档案管理存在的问题

1.档案存储难度大。在医院的档案中，一般情况下，行政档案、人事档案、财务档案等都是纸质档案，医疗档案种类比较多，包括医疗影像、胶片、磁带以及病历等。这些档案的存储一般都是放置于档案资料库，受限于各医院的资源条件等，档案资料库的质量差异很大。有的医院体量比较小，可分配资源少，档案资料库安置在条件不好的房间内，纸质档案以及磁片、影像、胶片等档案受潮湿、灰尘等因素的影响，很容易发生霉变、腐蚀和受潮等情况，对档案的存储十分不利。档案长期处于这种环境下，受损的概率增大，对医院的档案管理工作增加了很多困难。

2.档案的查询和管理难度大。当前环境下，很多医院都在进行档案数据化的工作，但是在实际应用过程中，受限于技术水平和资金投入，仍然有很多医院在使用人工管理档案的方式。人工管理医院档案工作效率低，进行档案查询时要根据档案号找到具体的档案存放货架，然后再根据排列顺序仔细寻找，借阅完成后，再根据同样的路径进行放回处理。这种方式效率低下，在借阅任务比较少的情况下，可以快速完成，但是当借阅任务比较多的情况下，就需要排队等候，极大地拖延了任务完成的时间，减低工作效率。除此之外，在档案管理过程中，档案入库需要根据档案的种类进行分类，还要根据档案的保密级别、入库年份等编写案卷号，然后进行档案搬运、入库、摆放等一系列档案管理活动，程序繁琐，并且容易产生错误，一旦某一个档案的案卷号编写错误，后续的案卷都需要进行修改，浪费大量的人力物力。档案信息的更新也是一个应该注意的问题。

3.档案利用率低。当前医院档案大部分是以纸质档案形式存在，在医院档案整理入库后，一般情况下，如没有必要使用的情况，这些档案都无人查阅。在当前形势下，医院提倡深入挖掘医疗档案等存在的价值，提高医院档案的利用率。医院档案在医疗研究、教育培训、文化宣传等各个领域都有应用的意义，对医院文化建设和精神文明建设等有推动作用。但是在实际医院日常活动中，对档案的应用停留在进行参考的表面层次，并没有进一步的深入挖掘，档案利用率低，医院档案没有发挥应有的价值。

三、电子档案系统在医院档案管理中的应用

电子档案系统在医院档案管理中的应用实现了档案管理的数字化，大大减少了医院在档案管理中的人力资源成本投入，减少了人力管理过程中出现的错误，提高了档案管理的质量。在档案查阅等方面，查阅人员不需要到档案存储室进行借阅，而是通过网络设备随时随地都能够查阅相关资料，减少了借阅与归还两个环节，提高了档案查阅的效率。电子档案系统的应用为医院档案管理工作带来了极大地便利。

1.电子档案系统的应用提高了档案管理人员的素质。传统的档案管理需要专业的管理人员进行管理，而电子档案系统的应用，对档案管理人员的素质提出了更高要求。电子档案系统是一种新的档案管理技术，与传统档案管理相比，医院档案管理人员必须掌握更多操作技能。医院档案管理人员应接受新技术、新观念的熏陶，改变传统的管理理念，积极学习新技能，提高档案管理专业知识和操作能力。在实际管理过程中，医院定期对档案管理人员进行综合素质和专业能力的教育培训，提高档案管理人员的专业素质。在进行招聘时，引进专业素质高的档案管理人才，建设高素质的档案管理人才队伍。建立健全考核机制和奖惩机制，对档案管理人员进行定期的考核，对考核成绩高的人员进行奖励，考核成绩低的人员进行惩罚，调动管理人员的积极性，提高档案管理工作效率。

2.电子档案系统的应用促进了档案管理制度的建立与完善。科学合理的档案管理制度能够规范档案管理操作，提高档案管理效率。电子档案系统的应用改变了传统档案管理的方式，在档案管理过程中增添了更多的细节与要求，大量档案数据存储在电子档案系统中，如果不按照要求进行操作，很容易造成档案数据的混乱和丢失等情况。因此，医院必须重视档案管理制度的建立与完善，保证档案管理有章可依。医院在建立健全档案管理制度的过程中，必须结合自身实际情况，积极引入新技术、新观念，顺应时代发展的潮流。档案管理制度的建设应强化录入、整理、归档等各个操作的流程细节，严格按照规范进行操作，保证管理工作有序进行。在进行档案查阅过程中，应严格按照保密条例，走相应的办公程序，按照相应保密档案的保密程度进行加密，严格设置调阅权限，不得私自调阅，以防泄密。医院明确相关管理人员的职责，落实责任制度，规范管理。

3.电子档案系统的应用促进了技术设备的更新。医院电子档案系统的建设完善需要技术、设备的支持。医院根据自身实际情况，完善电子档案系统建设计划，科学合理的计算出需要的資金和设备，制定真实可行的方案。技术设备的引进分为两部分，硬件设备的引进应选择性价比更高的设备，同时对原有设备进行保养维护，节约资金，最大程度利用资源。对于软件技术的引进，应全面考虑技术的更新换代和维修问题，在引进技术的同时加大对相应技术的开发，促进电子档案系统的创新与发展。除此之外，安全、整洁的档案库房也是档案管理工作需要解决的一个重要问题。

4.电子档案系统的应用提高了档案利用率。医院传统档案的利用率低是一个不争的事实，电子档案系统的应用将医院档案数字化，提高了档案管理和查阅的效率，为其他业务的开展提供了技术支持。当前社会大力发展大数据技术，对大量数据进行深入挖掘，在真实资料数据的基础上获得了很多研究成果。医院档案数字化为大数据技术在医疗研究领域的应用提供了实现的可能，医学专家通过对大量医疗数据的处理，发现医疗领域隐藏的规律，或者对临床用药信息进行科学分析等，促进医疗研究领域的进步。这些应用都促进了医院档案利用率的提高，促进医疗领域科学研究的发展。

5.电子档案系统的应用促进了医院的信息化建设。随着信息网络的建设和发展，社会进入信息爆炸的阶段，信息的获取变得更加简单和便捷。在这种新形势下，医院抛弃陈旧的档案管理理念，积极接受信息化、数字化技术的教育，打破单位之间的藩篱，加强与其他单位之间的沟通合作，打造一个档案管理的信息化网络，及时更新人才信息，创建人才库，为档案管理工作创建了高素质的人才队伍。

四、结束语

电子档案系统在医院档案管理工作中的应用，从根本上减少了档案管理工作的很多环节，使档案管理工作效率提升了一大步，大大减少了档案管理过程中人力物力的支出。然而任何一项事物都有两面性，电子档案系统在当前实际生活中的应用还存在很多问题，技术和设备落后、档案管理安全意识不到位、档案管理人员素质不够等，这些问题严重阻碍了电子档案系统的应用和发展，给一些医院带来困扰。医院应加强对电子档案系统的重视，结合自身实际解决应用过程中出现的问题，切实推进档案管理技术的创新和发展，推动医院档案管理工作数字化进程。

（作者单位：河南省南阳市中心医院南阳市肿瘤医院）