企业档案编目和排架的信息开发与利用

王巍

档案管理在企业管理中具有不可替代的作用，同时是企业管理工作中重要的组成部分，是维护企业的经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作。企业档案室的档案经过系统分类整理、立卷、编目和排架，对于保持档案之间的有机联系，维护档案的完整与安全，便于档案保管和开发利用都具有重要意义。

一、档案室编目的含义

企业档案室收藏的全部档案，经过统一分类、立卷并进行了系统排列以后，要编制档案目录，称为编目。档案目录按照它的使用和产生领域区分，有基本目录和检索目录两大类。基本目录包括案卷目录、全引目录、专题目录等，它们是在档案整理工作中产生的，能固定企业档案的分类体系和案卷排列顺序，并能概括地揭示出案卷的内容和成分，是巩固档案整理工作成果的必要手段，也是管理和统计档案的工具。检索目录是在利用工作中产生的，是为检索档案而编制的分类目录、主题目录、作者目录、文号目录。这两类目录，目的不尽相同，但都可以用来检索。

二、档案基本目录的编制

1.案卷目录。以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。案卷目录就是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的案卷一览表，案卷目录具有重要作用：第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后完成档案整理工作。第二，概括地介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础。第三，它是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据。因此，编制案卷目录是档案馆（室）业务建设的基本项目之一。

2.全引目录。全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。全引目录又称“案卷文件目录”，它是将案卷目录和卷内文件目录合二为一，汇编而成的产物，兼有两者的优点。它可以具体揭示每一案卷和卷内每件文件的内容和成分，满足利用者查找案卷或单份文件的需要，提高检索效率;它能如实反映案卷分类整理和案卷排列顺序，为档案工作人员熟悉档案内容提供了方便;它编制比较方便，只需将案卷目录与卷内文件目录打印或复印后装订成册即可。

3.专题目录。按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。专题目录包括两种情况：第一，是把企业内某一门类或内容的档案著录条目，按档案实体分类整理的顺序进行排列的一种档案目录，如科技档案分类目录等。这些专题目录属于档案基本目录。第二，是以书本或卡片形式，系统揭示企业档案内某一专门题目的档案内容和成分的一种目录，它按照一定的题目，把同一主题内容、属性的档案组合在一起编制而成的档案目录，这类专题目录属于档案检索目录。如科技档案分类目录，它是以保管单位为著录对象而著录成的档案条目，按科技档案实体分类整理的顺序进行排列的一种分类目录。它具有两种用途：既是一种档案基本目录，也是一种档案检索目录。

三、档案著录

档案著录是档案室（馆）编制检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。它指明著录的对象是档案的内容和形式。所谓档案的内容是指文件或案卷记述的主题内容;所谓档案的形式是指文件或案卷的标记形式、文字表达形式、物质载体属性以及文件的时间、数量、责任者等有关记载。著录作为编目的过程，还包括分析和选择著录内容，准确地记录等工作环节。编目与著录是两个不同的概念，是上下位关系。编目包括著录、标引、目录组织等环节，而著录只是编目工作的内容之一。档案著录的结果—条目，是指根据一定的方法，将反映单份文件或案卷内容和形式特征的著录项目组合成一条记录。将众多的条目，按照一定的体系和方法排列起来，便是档案目录。条目是目录的基础，目录是条目的综合体。档案室编制目录，第一步是档案著录，第二步是目录组织，后者必須以前者为前提。《档案著录规则》通常包括著录原则、著录项目、著录格式、标识符号、著录来源、详简级次等内容。

四、现代化编目手段的应用

企业档案室现代化编目手段的应用，主要是使用计算机进行档案编目工作。应用计算机对档案室的室藏档案一次信息的编目，在输入档案标引项目时，已经由计算机自动完成。因此，重点是应用计算机对企业档案二次信息进行编目。其原理是设计出计算机编目的程序，将档案著录条目输入计算机，形成数据库;根据操作人员的相应要求，由计算机自动完成档案的各种编目工作。具体工作主要有：输入档案著录条目并建立条目数据库，因为著录条目是计算机编目的基础;计算机编目程序的设计一般是由计算机专业人员完成的，档案人员则提出相应的要求。

计算机应用于档案编目工作，具有许多优点：一是档案室无论需要编制多少种档案检索工具，只要一次性将著录条目输入计算机，形成档案条目数据库后，就可以使用计算机得到多种形式的档案目录。这就改变了原来每编制一种目录，都必须重复进行一套著录和目录组织工作。二是在档案著录条目需要增补和注销时，可以采取人—机对话的形式进行增删或修改，即操作人员调出有关的目录，使它显示在计算机屏幕上，然后对目录增删或修改，以减少重新排列和编号等工作量。

五、档案的排架

企业档案经过系统分类整理、立卷、排列和编目以后，要入库上架，进入日常的保管工作，称为档案排架。档案排架是档案保管工作的一个环节，是一项十分具体细致的工作，必须按照一定的规则要求进行，主要有：第一，在档案室安排案卷排架次序时，必须严格地按照本单位既定的档案分类体系和案卷排列顺序号进行，使档案排架的次序同档案分类体系以及编号的序列相一致，以保持室藏案卷之间的联系。第二，档案的排架、存放，应注意保持适宜的饱和度。排放在档案柜架的每一档格里不宜过挤，否则会增加对案卷的摩擦，不利于保护档案。从便于清理、倒架和日后补充增加档案考虑，还应预留一定的空位置。第三，档案具体排列上架时，应按照自左向右、自上而下的顺序排列，竖放或平放，以便于管理和查找利用。

档案排架要依据本单位档案分类整理的具体方法，并反映分类整理档案的具体成果。档案排架基本方法有两种：一是分类排架法，就是按照本单位档案分类方案以及案卷排列的顺序，依次排列;二是流水排架法，就是按室藏档案进入库房先后顺序排架。其中大流水排架，一律按档案入库时间的先后依次排架;如果是分类流水排架，则先按类别再在每个类别内按档案入库的时间顺序依次排架。不论采取哪一种排架方法，都应该同其整理分类的方法相一致，即档案排架序列同档案系统化顺序相一致。

六、企业档案信息资源的开发利用

企业档案是一种重要的信息资源，企业要壮大竞争实力，振兴发展，就要大力开发利用档案信息资源，从企业档案信息中获取有价值的东西。徐州发电公司积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩。例如2018年，面对日益严峻的市场形势和巨大的生产经营压力，在集团公司、国华公司的正确领导下，公司全力推进减亏扭亏、提升管理、安全生产、队伍稳定工作，努力打造风清气正、安全和谐、幸福愉悦的企业环境，推进各项工作有序开展。全公司员工坚持精准管理、务实高效、稳中求进、创新发展的工作思路，戮力同心，凤夜在公，谱写了逆势图强的新篇章，圆满完成全年各项工作任务。2018年，公司员工利用科技档案528卷，档案人员服务热情周到，熟悉馆藏，业务熟练，调卷准确迅速，为企业生产、经营、管理工作保驾护航，受到公司员工好评。再如为了使技术监督工作在生产过程中得到贯彻落实，提高设备的可靠性，防止发生设备重大事故和频发性设备事故，2020年6月8日至12日，国华研究院领导及技术监督检查组专家到公司进行技术监督检查评价工作，技术监督检查组专家和公司生产技术部专业工程师张某到档案室查阅了百万机组无损检测报告、金属试验报告及安全阀校验报告等科技档案案卷10卷，档案人员业务熟练，调卷准确迅速，为2020年国华公司技术监督检查评价工作的顺利完成提供有力保障。又如公司2018年度中级专业技术任职资格评审參加徐州市人力资源社会保障局的专业技术资格评审。根据徐州市人社局《关于印发 2018年度徐州市专业技术人员管理工作要点的通知》（徐人社发〔2018〕121 号）精神和要求，公司共18位员工参加徐州市2018 年度电力工程中级专业技术资格评审，检修公司华鑫项目部安健环主管时某参加这次中级专业技术任职资格评审。2018年8月3日，时某急切地找到笔者，根据要求报送的材料除个人在工作总结中详细阐述外，还必须有充分的证据（单位证明、文稿以及有关旁证等），时某要求从档案中查找他的工作文稿及工作签字，本人利用星期天热情地帮他查找2016-641-045、329、330以及0402-903-082、122等科技档案案卷，时某表示非常感谢，利用档案帮助他解决了申报材料难题。2019年4月1日，时某顺利通过相关专业技术资格评定工作程序，具备了电力工程专业工程师资格。近年来，公司利用档案材料创直接经济效益2亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

（作者单位：国家能源集团江苏公司徐州发电有限公司）