医院办公室公文管理方法与保密工作对策研究

首都医科大学附属北京佑安医院院办公室 胡红林，袁晓青

公文是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录，它是依法行政和进行公务活动的重要工具。现代医院管理中加强公文管理水平，对医院管理起着重要的作用。

一、办公室公文管理现状阐述

公文管理是由院办公室负责展开的管理工作，是一项具有系统性与整体性的工作，公文的接收、登记、保存、调取与审阅等全部环节都互相关联[1]。佑安医院办公室公文管理工作既要接收上级来文，回复回执、报告，又要制作院内发布的新公文，工作量大，流转及上报程序繁琐等。2018年-2020年本院公文流转件数逐年递增（见表1）。

表1 2018年-2020年公文流转一览表

现阶段，医院的主要工作内容围绕医教研防，造成大多数医院对公文管理重视不够，认为这是“细枝末节”“简单”、最没有技术含量的工作，直接制约了医院管理职能的发挥[2]。与此同时，公文管理人员由内部调人人员组成且为兼职公文管理工作，没有系统接受过专业知识培训，各职能部门的文管员也由科室科员兼任，很难保证公文管理工作的专业性。与此同时，院办办公室还承担保密工作，三年间，管理保密文件193件，占流转上级来文2.7%，量不大，但对工作要求较高。由此可见，保密文件的管理也是公文管理中的一项重要工作。

本院的公文管理由手工分发流程转变至目前由院内OA流转至职能部门，有效使用了移动办公系统，增加了收发文件的便捷性，但目前还存在一些问题。

二、办公室公文管理与保密工作存在的问题分析

（一）公文管理流程有待完善

按照《党政机关公文处理工作条例》及上级《规范北京市属医院重点医疗管理制度的管理办法》等文件，佑安医院制定《公文管理制度》《公文拟制管理规定》等规范，但存在管理制度没有真正落实的问题[3]，例如存在收文没有及时登记及登记不规范的问题。现在的公文OA流转流程运行流转过程为收文员发起、院办主任签收、院领导审批、收文员接收、院领导批示、相关职能科室签收、收文员结束，程序较繁琐，有时出现不能保证公文快速流转的情况。

（二）公文管理保密意识欠缺

当前，许多办公室在展开公文管理实践的过程中，都没有形成这项工作所要求的高度保密意识，无论是公文的管理者还是公文的实际利用者，都或多或少地存在这方面的问题，因而不能有效地展开公文管理与保密工作[4]。如果管理人员缺乏保密意识，就会对办公室公文管理与保密工作产生错误认知，无法将办公室利益与公文保密工作有效结合，限制办公室公文保密工作的开展[5]，进一步增加了对公文安全的威胁。

三、有效加强公文管理与保密工作有效措施

（一）加强制度建设

加强制度建设是公文管理与保密工作的有效措施。近年来，为了加强医院管理，医院进一步完善了《公文管理制度》《公文拟制管理规定》，加强落实《医院保密工作制度》《保密委员会工作制度》。为了加强医院重点部位安全管理，做好防范保卫工作，2019年新增《保密重点部位防范制度》，医院重点部位是指日常工作中产生、传递、使用和管理绝密级或较多机密级、秘密级国家秘密的工作岗位及集中制作、存储、保管国家秘密载体的专门场所。通过该制度的制定和执行，做到了重点部位严格管理、责任到人、严密防范、确保安全。

强化公文登记制度。公文登记是公文流转的第一环节，有效的登记为信息传递及公文的查阅提供便利。办公室收文员需重视公文登记，避免在公文收发的过程中出现公文随意堆放的现象，为后续的公文利用提供良好条件，减少人力成本。

强化保密制度。保密文件严格按照要求登记、审批、借阅，严格登记收、发、借阅人时间及借阅人员，提醒借阅人员及时归还；按照密级保管重要文件及机密文件。定期对文件进行整理，确保文件资料保存完好，一旦发现丢失，立即采取解决措施。

（二）加强人员培训

公文管理在医院管理中起着重要的枢纽作用，这就需要一批专业的文管员工作队伍。公文管理与保密工作均对工作人员提出很多工作素质及工作方面的要求，对此，办公室应面向职能科室重点部门工作人员开展公文管理与保密工作专门培训，以便于工作人员增进公文管理与保密工作的理解与把握，促进此项工作的开展，提升工作人员的管理能力。另外，建议招聘引进专业和较强学习实践能力的人员充实到办公室管理岗位，有效推动公文管理与保密工作水平提升。

（三）优化管理流程

通过OA办公系统建设，加强信息技术的完善，改进优化流程，提高管理效率。由此，在OA系统流转的公文应每日查看流程进展，及时开展催办、督办未办理的文件。

四、新发突发传染病工作中公文管理的应对机制

本院作为一家以感染、传染及急、慢性相关性疾病群体为主要服务对象和重点学科，集预防、医疗、保健、康复为一体的大型综合性医学中心，承担突发传染病重症的救治工作。在应对公共卫生事件、处置群体性事件等应急状态下，公文处理往往办理时间紧、专业性强、急密件多、质量要求高，对快速反应、安全运转、高效办理提出了更严标准。

（一）公文的流转坚持集中统一全程管理、规范标准的原则

公文的办理严格按照程序和有关管理规定执行，加强文件的登记和催办等工作。公文管理员接收电子公文时对公文的传输单位、公文的完整性和体例格式进行审核，核查公文的完整性和有效性，检查无误后方可接收下载办理，建立台账。对紧急公文及时签收办理。对不能正常接收的电子公文，公文管理员及时与传输单位进行联系解决；2个工作日内办结的文件按照急件办理。

（二）确保公文正常接收

电子公文通过院内办公系统流转后，公文管理员在1个工作日内对所发公文的接收情况进行核查，对紧急公文及时电话联系接收部门，确保公文正常接收。

（三）突发传染病期间加强公文办理应急机制

为了应急、快捷办理公文，公文管理员24小时不定时接收下载公文并及时电话通知相关部门办理，工作日由院办公室负责接收公文，非工作日由行政总值班副班人员负责接收公文。

（四）坚持公文流转安全可靠原则

对有密级及内部文件要按照保密的有关规定执行。严格执行保密规定，遵守保密纪律，严禁使用互联网邮箱存贮、传输涉密文件、内部文件和敏感信息，严禁利用互联网邮箱和微信、微博等传递疫情、突发传染病治疗文件和资料；强化单位网络安全配置，加强网络安全技术防范和运行监管，防止被攻击致信息泄露。

现代化管理的医院办公室公文管理与保密工作越来越重要，医院办公室公文流转工作是医院的枢纽，通过落实制度、加强人员培训、优化管理流程等措施，切实提高公文管理与保密工作成效，保障医院各方面工作有序开展。在应急状态下公文处理侧重“效率优先”，但在注重“效率”的同时应兼顾“质量”，实现“忙而不乱、忙而不错”。公文管理员要全面核准、多方了解背景信息，确保公文流转文件制发“上接天线、下接地气”。定期梳理缺少审签的文件，集中统一补签后归档，确保公文处理完整闭环。