科技档案管理工作探索

王建

◆摘  要：随着我国现代化社会水平的不断提高，改革创新进入深水区，科技的发展、社会的进步使得科技档案的内容越来越复杂且丰富。因此，为了加强科技档案的管理工作，创新管理模式是非常必要和紧迫的。基于此，本文针对科技档案管理中存在的问题进行分析，进而探究了科技档案管理工作的应对思路。相关研究成果以期能够为我国科技档案管理事业提供实践参考。

◆关键词：科技;档案管理;工作

科技档案是作为我国档案管理中的重要内容，其主要是对重要事件、重要事件的过程、成果、理论、参与任务等信息的重要记录。在现阶段，我国科技发展迅速，正在产生大量的科技档案，但科技档案的管理水平较低，甚至在个别地区存在一定的忽略。只有有效地解决问题，才能有效利用科技档案的重要价值。

一、科技档案管理滞后的原因

（一）对科技档案管理重要性的认知不足

随着近年来整体管理水平的提高，人们对于科技档案管理的注意力越来越多。但是，与普通档案相比，科技档案具有更高的社會和经济价值[2]。因此，有必要建立一个更完整、更专业的管理体系。目前在各个行业中，对于科技档案的管理仍在沿用传统的一般管理方法，并且由于对管理的重要性及认知不足，因此尚未充分认识到科技档案的价值，部分工作人员认为科技档案的价值不高，导致无法识别档案，影响了科技的进步。

（二）科技档案管理工作人员的专业素质不高

通常科技档案管理的总体难度不大，人才需求也不高，因此大部分档案管理人员是由兼职、编外人员、退休人员完成[3]。由于从职位分配角度对管理科技档案的重要性的意识减弱，因此缺少针对特定工作的监督机制，这使管理人员的工作陷入瘫痪状态，工作松散、偷懒现象仍有存在，同时因为档案的收集、整理、分类等不专心、不专业，导致科技档案的管理混乱。科技档案管理人员是与归档资料联系最紧密的人，但还是会出现科技档案归档资料的直接丢失（例如由于安全意识的疏忽导致网络意识不足）而造成的信息泄漏。因此，可以看出，档案管理工作人员缺乏工作意识会直接影响管理态度，阻碍科技档案管理的发展。

（三）科技档案数据收集不全

科技数据手册很复杂，在收集过程中必须耐心细致地分类。由于信息的复杂性，档案管理工作者容易出现无法细致地检查分类内容，导致在收集信息未能及时归类所有材料，或在归类后未能及时提交档案资料，导致数据收集不完整或收集的数据丢失。同时，在文件存储方面产生了一定程度的混乱。在数据收集的过程中，档案的可靠性和完整性将难以得到保障，科技档案管理工作也会受到严重影响。

（四）科技档案管理标准化不足

对于科技档案的有效管理能够满足未来的使用需要。通常科技档案数量很多，其归档操作是标准化的，如果标准化不足将会导致归档的错误或混乱，这无疑使编织索引材料变得更为困难。可以看出，管理体系不健全，科技档案管理缺乏科学性、规范性、及时性，都是造成档案不能充分利用的重要原因。科技档案的编目是一项非常细致的任务，因此管理人员需要具有一定的科学素养，不断改进索引编制方法，并提高索引编制效率。

二、科技档案管理工作提升策略探究

（一）提升科技档案管理的意识

与普通档案相比，科技档案的内容更加广泛，包括相关的科学方法、科研手段、科研结果等内容，因此科技档案其查阅借取的频率通常较高，相关科技是经常访问的，并且为了充分利用科技档案的价值，有必要增强重要的科学意识。为了提高科技档案管理的重要性，有必要建立一个独立的科技档案管理部门，并有专门的人员进行管理，同时明确定义科技档案管理室的存储位置，不得被其他材料占用或与其他办公室共享。

（二）加强科技档案管理方法的科学性

随着我国科技水平的不断提高和快速发展，科技档案管理的辅助工作必须与时俱进。为了做好管理工作，需要有更多的科学管理方法来提高管理人员的工作技能，以促进科技档案管理的高质量发展。具体来说：首先，必须加强建立科技档案的管理和监督制度。良好的监督体系是档案管理工作的标准化开展的重要因素;其次，对于科技档案管理工作人员来说，其也是必须的，方法科学性的提升，将会提高相应的思想教育，树立科技档案管理的责任，从而提高职业道德标准和要求。在建立管理与监督机制背景下，将会对科技档案管理工作人员的素质有着双重的作用，进一步促进管理工作的规范化。通过对科技档案管理人员的公正、科学的评价，建立相关的薪酬和处罚机制，激发科技档案管理人员的积极性，有助于相关人员制定健康、长远的职业规划。

（三）增进科技档案管理的规范性

在科技档案的管理中，随着档案数量不断增加，并且创新技术的快速发展，科技档案的类型也越来越多，标准化档案的分类尤为重要。为了实现档案管理任务的标准化分类，首先必须将复杂的档案模块化，并简化科技档案材料的复杂性。其次，从科技档案的分类工作支出，可以协调与之相关单位对档案实施初步管理工作，并根据不同的性质对其进行分类。在区分类别时，必须充分考虑不同科技资源中包含的信息含义，避免将来重新编码，为下一步工作的开展打下坚实的基础。

（四）科学收集与归档

科技档案的分类只是档案管理工作中理论层次的操作，而对是科技档案的收集与归档则是重要的实施过程。收集和归档是导致科技档案容易出现问题的重要环节之一。在“四面八方”提交科技档案时，档案管理者必须耐心、谨慎、善于识别和验证文件。同时，利用现代电子信息技术通过数据传输功能将纸质材料转换为电子材料进行存储、上传和记录，避免了因数据丢失而造成的经济损失。通常科技档案丢失的主要原因为档案中信息的泄漏，因此在整理和收集档案的过程中必须保持机密性和对数据进行分类，即在档案保存过程中，必须根据档案的保密级别、档案的信息内容、档案的分类来进行科学的档案管理。

三、总结

综上所述，抓好科技档案管理人员的素质，定期开展档案管理人员业务竞赛，并注重提升科技档案管理的意识、加强科技档案管理方法的科学性、进一步改善科技档案管理的规范性，以及科学收集与归档，进而有效促进我国科技档案管理工作质量与效率的提升。

参考文献

[1]刘筱筠，黄丕铂，蒋智林，等.新兴本科高校科技档案建设在本科教学工作合格评估中的作用及其管理对策[J].办公室业务，2020（11）：122-124+126.

[2]赖文俊.企业科技档案管理中存在的问题及对策研究[J].兰台内外，2019（30）：53-54.

[3]赵开灿.优化中学档案管理的建议[J].办公室业务，2020（08）：80+100.