ISO9001：2015质量管理体系在制造企业档案管理中的应用研究

王靖博 向立文

ISO9001质量管理体系作为国际通用的管理体系标准，其先进的质量管理理念被广泛地运用在制造企业中，为制造企业提供了一种科学的质量管理方法，帮助企业可持续发展。ISO9001：2015作为ISO9001质量管理体系的最新版标准，在结构、产品服务等方面又有了进一步的定义和要求，内容具有更广泛的适用性与可操作性，不仅可以对制造企业在方针、策划、运行等阶段，促进企业内部质量改进，且其文件化、标准化的管理体系对制造企业档案管理工作同样具有重要的指导意义。本文通过专门研究ISO9001：2015质量管理体系在制造企业档案管理过程中为什么要应用以及如何应用等问题，以期为我国制造企业档案管理工作的开展提供有益借鉴。

一、ISO9001：2015质量管理体系在制造企业档案管理工作中应用的意义

ISO9001质量管理体系标准的基本思路可以理解为：组织制定质量目标，其所建立和实施的质量体系不仅可以实现质量目标，而且保证人员、技术、管理等这些可以影响质量的关键因素处于可控状态。通过过程控制、体系化管理和持续改善来达到使顾客满意的目的。在制造企业中，档案作为其生产经营中的重要组成部分，档案管理工作体系同质量管理体系是相通的。制造企业档案种类繁多，档案管理部门作为提供产品和服务的部门，利用全面质量管理这一方法，使档案管理工作体系化、制度化、标准化。对制造企业发展中产生的文件从形成、积累、整理、归档到后期档案利用等一系列过程进行有效的质量控制，对档案的整个生命周期进行全方位的科学把控，进而提高档案在制造企业发展过程中的社会效益和经济效益。

1.质量管理体系拓宽档案管理范畴，推动全方位质量控制。制造企业根据ISO9001：2015标准建立和完善质量体系文件，结合企业实际工作范畴，形成能够匹配公司运行的质量管理体系文件，并根据这个体系开展质量管理和质量控制活动，从多方面建立全员、全过程和全方位的质量控制体系[1]59-60。档案管理部门通过质量管理体系要求，识别存在归档业务的环节，建立全面的档案工作管理制度，对这些活动形成的文件记录材料进行收集、编目、归档、贮存，扩大了档案收集、整理的范围，规避因业务不同而出现的档案存档不完整等风险，有效开展档案全方位质量控制。

2.质量管理体系规范档案管理标准，增强全员档案意识。制造企业的档案分类细、数量多、载体形式多样，要贯彻ISO9001：2015标准，对文件进行有效的控制，并对其形成的档案进行综合性科学化的管理，这需要对档案管理工作有更高的要求。在这一方面，ISO9001：2015标准对产品标识、产品质量记录等文件资料的形成有极为严格的质量控制，这就使文件和记录在形成过程中实现规范化和程序化，以确保档案的完整、准确和系统，有利于加强档案管理。同时，ISO9001：2015标准的严格规定和要求，也有助于全员认识到文件和记录材料的重要性，增强全员档案意识。

3.质量管理体系凸显文件记录功能，提高档案管理质量。在ISO9001：2015标准中，档案部门承担着质量管理体系中文件控制这一质量职能，它是确保体系能否正常有效运行的一项重要环节。但由于制造企业产品质量、顾客要求和公司职能机构的变动及其他一切不适宜质量标准体系运行的地方，都需对质量管理体系文件进行修改，从而产生大量的发放、更改、作废记录和新旧版本文件的归档保管工作。按照ISO9001：2015新标准的规定，文件的标识、贮存、保护、检索、保存和处置必须建立程序予以控制。档案部门通过质量手册和程序等管理文件，明确对文件记录的管理职责，对文件记录的格式、填写、传递、贮存、保护、检索和处置等问题作明确规定，并且按照档案管理的规定，对文件记录进行编目、归档、贮存，有效地控制质量文件记录[2]31-33，有利于进一步加强档案管理工作，提高档案的管理质量。

二、目前制造企业档案管理存在的主要问题

1.档案管理工作在企业中难以得到重视，质量意识模糊。企业发展过程中，不少人对企业档案管理的认识存在误区，认为企业档案管理不能给企业创造经济价值，不是企业的主要工作，处于边缘地带。传统的企业档案管理，做到了档案不泄密、不丢失，能保证档案外借、查档，其他的很少考虑。随着时代的发展，制造企业的档案管理水平跟不上企业的前进步伐，导致归档文件不够完善，资料缺乏。以笔者实习的制造企业为例，在专业技术领域档案移交过程中，一些专业技术人员的质量意识模糊，档案意识不强，没有正确认识到档案对于制造企业的意义所在，移交的档案中往往缺少关键材料，造成归档文件不完整，档案质量无法得到保障。

2.机制不健全，管理人员综合素质有待提高。ISO9001：2015标准对于制造企业文件和资料的要求非常严格，同时也有对相关技术人员和部门职责的划分准则，这需要由专业的档案管理人员来完成。然而，在笔者实习的制造企业中，领导对档案管理工作不够重视，日常培训也少有涉及档案管理。2/3的档案管理人员都为兼职且非专业出身，没有经过理论知识培训，对实际操作也不太熟练，不利于制造企业档案的规范管理。

3.档案管理流程不规范，档案工作质量无法保证。目前，笔者实习的制造企业仍然着重于产品质量，领导的关注点在前方的生产等环节，对作为后方支持的档案管理工作几乎不会过问，更不会去推动建立体系化的档案管理制度。同时，由于档案管理人员大多为兼职人员且没有专业背景，所收集的档案又涉及企业的方方面面，对不同种类档案的归档时间、归档范围、归档要求等都不是特别明确，对不同种类档案的收集、整理等环节也不是特别了解，导致企业的档案管理水平不高，档案工作质量无法得到保证[3]94-95。

三、ISO9001：2015质量管理体系在制造企业档案管理中应用的基本思路

1.以顾客为中心，提供优质档案服务。ISO9001：2015标准要求：“组织应理解和满足影响顾客要求和顾客满意度的需求和期望。”这与企业档案工作需有效满足企业目前和未来信息需求、以客户为中心的理念是一致的，目的都是为客户（档案利用者）提供优质的服务，满足客户（档案利用者）的需求[4]76-78。

以客户为中心是ISO9001：2015标准的一个重要理念，要做到这一点，就需要通过强化对档案的服务来体现档案的使用价值。以笔者实习的制造企业为例，为了让客户（档案利用者）满意，每年定期开展管理类档案、基建设备档案、人事档案、财务档案、质量保证档案等不同类别的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研等工作培训，更新档案人员的知识体系，并建立档案利用满意度评价等制度，让档案员与客户（档案利用者）进行沟通。每年年底，在编写企业档案年报的同时，对全年档案管理工作进行复盘，尤其是档案利用方面，认真了解档案利用者的档案信息资源需求，根据实际需要优化各类档案归档范围，并不断更新档案人员的服务观念，以客户为中心，提供优质档案服务。

2.以领导为核心，突出管理者组织效益。ISO9001：2015标准强调企业的最高管理者需要发挥积极带头作用，建立有效的管理体系，调动全员实现组织的目标。为此，可以考虑将档案工作纳入企业质量目标绩效管理体系，结合贯彻质量体系标准，明确各类别、各部门档案工作的负责人，确定最高管理者以及收集、整理、归档工作的责任人，建立自上而下完善的人员体系、工作网络（如图1所示），形成各部门密切配合、上下齐抓共管、一级抓一级、一级对一级负责的档案管理网络体系，助力企业档案工作有序开展。

图1 档案管理组织架构图

3.全员参与，提高思想认识。ISO9001：2015标准要求每项工作都有对应的标准工作流程，每个岗位都有明确的工作职责。制造企业档案管理部门，也需要通过科学的、合理的岗位职责要求进行人员配置，使每个在岗档案管理人员都能明确自己的工作目标、工作要求，做到既明确分工，又共同协作。因此，企业不仅要在进行档案管理过程中突出与企业战略发展需求相适应的原则，更要提高档案管理人员专业知识素养，明确档案管理人员岗位职责，还要通过取得领导重视和支持，动员全员参与，使他们重新认识档案管理的重要意义，进而实现改善档案管理重视程度不够的问题[5]43-44。通过档案文化周、知识竞赛等方式，广泛深入地宣传档案工作的突出成就和各项成果，介绍档案工作的规章制度和基本知识，强调档案工作在企业中的重要性，不断地扩大档案工作在企业员工中的影响。

4.以流程为基础，建立有效的管理体系。ISO 9001：2015标准以过程为基础，重视过程和过程控制。“过程方法”原则强调企业档案管理是一项系统工程。企业档案管理过程中，一方面需要具备科学性、有效性；另一方面，为了保障档案管理的规范性，可以在档案管理部门和对应机构之间建立联动机制[5]43-44。

档案管理工作由不同类别档案的归档、整理、保管、检索和利用等业务组成，这些业务活动通过与“人”（档案管理人员）、“机”（设施设备）、“料”（各类档案）、“法”（管理方法和标准）、“环”（与其他部门和人员的联系）等管理要素的融合构建了档案工作的各个过程[6]72-74。每个过程都环环相扣，相辅相成，都在不同程度地制约着档案工作效能的发挥。这就要求企业内部具备建立健全的档案管理标准及规章制度，完善的档案管理机制应包括档案行政管理部门颁布执行的档案管理规范、企业根据经营管理实际制定的档案管理制度[7]。档案管理过程中，从收集、分类、归档到借阅利用等不同环节，都需要设立落地的可操作的标准流程并对相关人员进行相应的培训和考核，达到整个档案管理过程的系统化和标准化。因此，企业制定以公司级程序文件为基准，形成跨部门的业务流程的过程和责任的约定、机制；并根据不同档案类别制定档案管理规定；各部门基于内部管理自行制定，主要指导本部门内工作的规定，层层相扣，形成一套相对完善的管理联动机制（如图2所示）。

图2 管理联动机制示意图

5.持续改进，提高档案管理工作水平。ISO9001：2015标准强调持续改进，这种改进是通过改进过程来实现的，是一种以追求更高的过程效益和效率为目标的持续活动。随着时代的发展，社会对档案工作的要求也越来越高，制造企业开展档案管理工作时也要求判断现有的档案管理水平尤其是硬件水平是否能支撑企业档案管理需要。因此，制造企业要与时俱进，加快自身档案管理信息化进程，通过建立档案信息化平台，实现各类归档电子文件的统一存储和管理，不断改进档案管理工作，持续发展，才能适应企业需要，走在发展的前列。

要做好持续改善，需要从源头出发，首先建立可落地实操具有科学性的档案工作质量评价体系，由最高管理者牵头成立档案检查工作小组，其职责为制定年度检查计划，确定检查对象、范围，组织检查工作，掌握档案管理工作的基本状况。其次，每年对档案管理工作进行定期复盘和检查，基于档案检查工作结果，总结经验，针对问题提出整改要求，并督促落实。同时需要加强企业内部沟通，对员工提出的各项意见和建议都仔细记录和分析，寻找问题出现的原因并制定及时有效的改进措施。

6.关系管理，强化审核制度。在制造企业档案管理工作过程中，基建、设备档案由“相关方”施工单位或安装单位等提供。因为是外单位提供档案的原因，且政府档案机构对建设单位档案移交有严格的归档标准和时间要求，如何在保证速度的情况下保证质量，就需要建立规范的审核制度和监督机制，将档案移交情况与绩效相挂钩，并采用内、外部审核的方法。在此过程中如果查出问题和不足之处，就必须结合企业的实际情况，立刻采取相应措施对其进行纠正，从而保证制造企业基建设备档案管理体系的正常运行。此外，还应该加大内审力度，进一步加强监督管理，以便于更好地贯彻ISO9001：2015标准。