企业档案管理体系数字化与信息化建设研究

为保障企业档案管理工作顺利运行，需要加强企业档案管理系统与体系的建设。在信息化时代企业单位档案管理系统的数字化建设、运行与维护等工作越来越重要，利用现代化管理方式对企业档案管理进行电子文档整理，可以大幅度提升企业档案管理的效率。随着世界经济与科技的快速发展，企业面临着激烈的市场竞争，为增强我国企业竞争力必须对企业管理进行科技创新，通过创新管理思路不断优化企业档案管理工作，有效帮助企业通过转型升级以提高企业核心竞争力。通过建立可追溯的企业档案管理体系，明确企业产权和规范企业管理，大力促进企业经营能力的形成;通过企业档案的有效利用和规范化管理，维护企业正当权益和浓郁的企业文化建设，才能更好地适应市场经济的需要。在这个信息化管理时代，现代企业档案信息的收集、储存、保密和档案使用等，都是通过电子计算机和网络来完成的。因此，加强我国企业档案管理工作的数字化和信息化体系建设是形势所迫，也为现代化企业发展决策提供更加方便快捷的信息支持，以防止企业文件管理过程中的商业信息泄密。企业作为档案信息管理者的主体应该进一步加大企业档案管理体系建设力度，以促进档案管理的发展。

为此，由宫晓东撰写的《企业档案管理体系的建设与运行》一书，对企业档案管理体系数字化与信息化建设研究，具有重要的参考价值和意义。作者认为构建企业档案管理体系具有重要的意义和作用，企业档案管理有自身的运行规律和影响因素，企业档案管理在数据信息上应与企业各项工作进行关联和衔接。作者为构建具有全员性和全过程性的管理体系，对企业档案管理的理论和实践进行了深入细致的研究，并充分利用实际案例，详尽描述了企业档案管理体系的建设与运行工作。还对企业档案管理的体制、制度、标准、工作流程和档案信息管理系统，以及档案人员的培养和企业档案工作考核等问题进行了阐述。该书适宜于企业档案工作人员参考阅读，也可以作为他们教育培训教材使用，能够引导读者解读国家相关标准。作者认为在大数据环境驱使下企业档案管理工作要转变传统思想观念，要与时俱进地拓展企业档案工作新模式。在日益激烈的市场竞争中企业为了保持持续健康的发展，要把企业的无形资产企业档案，作为一种重要信息资源提供给企业管理者，作为各项决策的依据。企业档案管理与时俱进的创新，就是实现信息资源的全面数字化和网络化，创建一套適合现代企业管理的档案管理体系，提升档案管理人员的综合素质，以实现企业档案管理质的飞跃。

在书中，作者首先论述了关于档案现象的认知误区、全员性与全过程性、管理体系建设意义等问题;并在此基础上论述了档案管理体系建设的环境、社会改革对企业档案管理产生的影响等问题，并分析了档案管理体系的构成要素和评价了档案管理体系成熟度。还进一步论述了文件运行过程的控制与归档范围表的细化问题，具体阐述了文件登记与积累管理制度的建立、文件材料清理的流程与方法、文件材料归档范围表的细化等问题。其次，重点论述了档案分类方案的设计、分类表的制作和归档文件材料归档工作。具体阐述了档案分类的方法及其原理、档案分类方案的制定、档案分类表的制定、归档工作的内容要求、管理类文件材料归档工作、业务文件材料归档工作、声像材料归档工作、实物材料归档工作、会计业务文件与人力资源文件归档工作等。第三，论述了档案保管期限的确定、保管期限到期后的再鉴定工作、档案库位规划与管理、档案库房日常管理工作和档案管理应急预案等档案库房管理工作。最后，论述了档案利用工作与档案工作考核问题。具体阐述了建立健全档案检索功能、档案日常利用流程与安全控制、档案编研工作、档案工作考核的意义与要求、档案工作考核的内容与分值设置、档案工作考核实务等问题。

笔者认为加强信息技术在档案管理系统运行中的应用，需要加强库房管理中计算机的应用，建立企业档案管理相应的网络，并做好企业档案管理系统运行与维护的技术型人才定期培训工作。我国企业档案管理的数字化和信息化建设，大大促进了档案管理的发展，进一步提升了档案管理系统的体系建设。依法治档，建立与完善档案管理组织与制度体系;为避免制度流于形式，还需要创建信息时代档案流程管理体系;为打破制度的条条框框，要定期下达《归档任务书》，以解决档案收集难的问题;全面整合档案资源以构建档案信息网络化。探讨企业档案知识管理体系建设，提高构建企业档案知识管理人员的认识与管理水平，建立完善的档案知识管理规范与运行机制。做好企业档案管理体系的顶层设计，探究企业档案管理体系的设计思路，搭建企业档案管理体系的建设框架。企业档案管理体系各要素之间的关系，是互相影响和层层递进的，这些要素共同构成企业档案工作的有机整体。落实创新驱动战略以构建企业档案管理新体系;建章立制以完善企业档案管理制度建设;立足长远抓好企业档案人才队伍建设;创新思路发展企业档案信息网络建设。探究新形势下的企业档案管理措施与策略，还要要强化工作责任，建立健全一套与之相应的科学档案管理体系，将档案统一管理以促进档案管理与企业的同步发展;提高企业档案管理的认识，实现企业档案管理现代化，加大企业对档案管理工作的资金投入，以完善企业内档案管理工作的基础设施。

书评人简介：张爱娥，女，馆员，硕士，研究方向为医院档案管理。