军工电子装备企业信息化例外管理研究

蒋东宁 李稳安

南京电子技术研究所 江苏 南京 210039

1 引言

军工电子装备企业在推进信息化管理过程中最大的挑战是对例外事件的处置与管理。在军改和科技革命的大背景下,产品技术越来越复杂、产品需求多样化和研制周期越来越短,在产品研制过程中存在大量异常事件,在管理上表现出“计划跟不上变化”,大量突发的异常事件对正常科研生产节奏形成很大冲击,因此如何敏捷跟踪、适应和处理这些“计划跟不上”的变化,成为业务架构与流程设计,推进信息化管理,实现数字化转型的关键[1]。

军工电子装备企业推进信息化管理难点在于如何权衡管理的规范性和灵活性[2],在规范性基础上构建兼容各类异常事件处理效率的业务流程架构成为信息化实施成败的关键。因此,对电子装备研制生产过程中异常事件进行研究,制定对策和处理流程变得尤为重要。

2 整机所生产过程中的“例外”

“例外”是指偏离计划和预期效果的事件。例外在研发主导、市场需求多样化的军用电子装备企业不可避免。装备企业制造组织模式属于多品种、小批量的ETO(面向订单工程)和MTO(面向订单制造)混合模式[3][4],受需求多变、技术复杂、市场环境不规范、技术支持不成熟以及协同供应链不完善等因素影响,例外几乎会在科研生产的任何环节随时发生。在科研生产过程中,整机军用电子装备企业例外大致有以下5类:(1)需求例外;(2)技术状态管理例外;(3)物资供应例外;(4)资源例外;(5)质量例外。

总之,例外会在企业产生连锁负面效应,直接波及到用户服务、生产计划、采购、作业排程、交付和财务等方面。同时,例外也会打乱信息化平台稳定运行的条件,严重时会使DMS平台安排的计划变成“一纸空文”。因此,DMS平台的规划、设计、实施和日常运行中,我们必须对例外事件给予足够关注。

3 DMS的例外管理

无论是手工管理还是计算机辅助管理,对例外的管理将取决于以下3个关键因素:(1)及时的感知和确认例外的发生;(2)例外信息在企业内(相关部门)、外(供应商和客户)得到迅速和充分的沟通;(3)预先安排处理例外的业务规则。

整机所在DMS研制和实施过程中,软件应具备上述3种响应例外的措施,适度地将企业处理例外的业务规则纳入到DMS中。但管理例外的各种措施必然会增加管理过程的冗余、资源的消耗(过量生产)和软件的复杂性,增加运营成本,建议只对经常发生的和影响重大的例外采取措施。

3.1 感知和确认例外 例外的感知和确认是指由软件系统对例外的发生给予明确提示。同样一个查询屏幕,如生产订单进度查询,我们将查询日期距离完工日期的时间用绿、黄、橙、红色块分别表示,这种查询屏幕的功能就提升了例外感知和确认能力,它可以显现几乎所有的订单例外。建议DMS设立专门的可视化的例外显示屏幕,如齐套缺件、物料进度延误、加工停滞及原因分类等。

3.2 在所内外充分沟通例外信息 对例外不仅仅是及时反应和提前预测,关键还在于将例外信息快速传递到例外干系人。因此,DMS需对所有确认了的例外建立报警机制,完成例外的自动传递,包括:

(1)客户服务:及时通知客户,如果会发生交付期延误,征询是否可以部分发货、分批发货或是用替代产品交货;

(2)采购:提供寻找必要的货源或寻找外协资源的机会;

(3)生产准备:通知有关部门,如,当需要维修设备、返修工装(不论是计划内的还是计划外的)或者因加工问题出现原材料、制件短缺;

(4)生产计划:在生产能力范围内排产,例外发生则重排有冲突工作订单的进度;

(5)外协部门:催供应商尽快交货;

(6)库房:对车间现场需要的物料优先送达。

重要的是系统动态地将例外信息“推”给上游人员,而不是让他们去查询有没有例外信息,这样做会更及时和有效。DMS一般用例外的数据库事件或查询的处理结果直接驱动例外消息的传输,目前主要采用屏幕间的信息传递、工作流技术或通过各种门户、短讯、电子邮件、移动电话短消息发布例外信息。

3.3 用预置业务规则管理例外 在研制和实施DMS的过程中,总结企业日常管理中发生过的例外、产生的后果,解决办法等经验,经过积累以后,会得到某些规律性的例外处理方法。在确认这些经验的有效性以后,我们将其转变成标准过程,写入软件中,这些标准过程会涉及企业的各个生产和信息部门。在企业日常业务活动中,包括如何发布每一个作业指令都必须结合这些规则。例如:

(1)客户服务:在输入订单时除了要抓住关键数据,如每一张订单的最早交付和承诺,还必须增加某些规则条款,如客户是否能够接受分批交付或者用替代产品交付。当例外出现时,无论是自动处理还是通过人工的干预,都可按照与客户预先达成的共识处理。还可以预先确定分批先后交付、给客户确定交付的“优先级”等。当例外出现时,可以给优先的客户订单分配原材料投产。从而,软件系统对订单的追踪能力要足够的强大,要求不仅仅能追踪到工作订单,还必须追踪到销售的客户订单,实现按客户订单制造。

(2)采购:采购通常是对企业其它部门的活动作出的响应,但又会反过来影响这些部门的活动。对采购周期较长和难以买到的原材料和器件提前处理能够解决大部分因采购件延误造成的例外。制订采购件的替代方案也是最常用的处理例外的方法。在到货、检查、筛选、入库和付款的全过程中,设立超越处理规则,以缩短向车间供料的时间。

(3)车间管理:车间是管理例外的控制中心,车间的例外处理过程会触发企业大多数部门的活动。这些过程包括:紧急备料、安排设备维修、工装的返修、在制品返修和图纸及工艺的更改等。车间自身则需要不断的重新排产。作业计划的可“浮动”性——它指制造任务可以偏离计划区间但不会延误整个交付周期,需要区别工序作业的提前期和整个零件的提前期的构成和算法。许多情况下出现工序超越问题,一个任务会由于时间和资源的约束,临时移到其他设备上做。软件则需要具有处理替代工艺路线或工艺超越的例外能力。

(4)质量保证:质量例外也是延误生产过程的最常见的原因。对难加工零件或质量不稳定的采购件有规则的增加投入,或者建立生产过程的分批规则,可以减轻因为处理不合格品的漫长过程对生产秩序的干扰。

(5)例外严重度管理:为了使例外处理过程有效的协同工作,可以给例外确定级别,以对例外作出适当的和有序的响应。定义严重度还包括建立客户和生产的优先级,当企业存在“项目竖井”时,这样做是解决排产困难的重要措施。

4 结束语

提升ERP软件例外处理的能力是系统化设计和对软件长期应用和实践的积累过程。整机所对例外处理的要求很多,但作者认为对例外的处理不是一个独立的刻意追求的功能,而是软件综合设计的结果。在DMS研制开发时,很多人关心的是系统能否自动重新排产、希望将某些决策自动化,不要人工评审或计划员的干预,这并不是最佳选择。又如,客户希望系统能自动分配原材料、代料或重排工作订单。但作者认为,自动应对例外的规则所能够覆盖的状况总是有限的,最好的做法是系统提供报警,然后由人来做决策——因为有很多主观因素需要客户和企业更多的深层次知识和经验来处理。所以提升DMS的例外处理能力要有人的参与而不是单纯的自动进行。