RFID技术在档案管理中的应用前景分析

2021-07-20汪琸

探索科学(学术版) 2021年6期

汪琸

法库县综合事务服务中心辽宁沈阳 110000

近些年,随着我们国家的快速发展,档案数量也是与日俱增,其种类也是丰富多样,现如今来看,档案管理的种类正在逐渐的扩大。虽然现在有大部分的档案部门已经拥有计算机、以及扫描仪等一些现代化的机器设备,但是对于那些已经归档的相关数据资料的检查、录入、和登记,所采取的方法依然是,传统的手工作业方法,不仅需要提高人力方面的投入,甚至更容易对档案造成不必要的混淆和丢失。所以,要提升档案管理方面的效率,适应档案利用者的需求,将RFID技术引进档案管理中,是大势所趋。

一、RFID技术在档案管理中的应用优势

RFID技术是一种无线识别技术,即射频识别,简单的来说就是电子标签,其拥有非接触、工作距离超长、适用于在恶劣的环境之中、以及能够识别出运动目标等诸多优点,它的应用系统是由RFID标签、RFID读写器、RFID数据管理系统以及天线四个部分组成,同时,也是集编码、载体、识别、以及通讯等诸多技术在一身的一项综合技术。此外,RFID技术在操作上拥有着快捷方便,可以同时识别很多标签的优势,在未来档案管理的发展过程中,有着非常大的应用前景。

(1)快捷扫描、数据处理量巨大。RFID读写器可以实现同时从很多个射频标签中,快速的读取到其中涵盖位置信息、以及档案内容摘要信息等诸多相关数据信息。

(2)抗污染能力好、耐久性强。RFID标签可以将资料储存在芯片当中,避免遭受其污染,甚至说是在磨损或者污染环境等条件下,还能够准确的识别出物体,此外,它的防水、防磁、耐高温的性能也是非常的卓越,同时使用的寿命也是很久的[1]。

(3)储存资料容量大,可以进行重复的使用。RFID最大的容量可以到达数兆字节,它的标签可以进行重复的修改、不断增加、删除卷内储存的数据,而且还可以做到不会损害在标签当中的功能,非常方便于对数据的更新。

(4)安全性能好。因为RFID所承载的是电子式信息,其标签当中的数据存取都是拥有密码进行保护,可以应用密码进行防伪、软件进行加密、以及利用所涵盖的信息,例如指纹进行防伪,这样的话,相关数据就不会被轻易的被伪造和篡改了。

(5)穿透性强。RFID在被覆盖的情况下,是能够达到穿透纸张、木材、以及塑料等会诸多非金属和非透明的材质材料,此外还可以进行穿越性通讯和无屏障阅读,相关档案管理人员,并不需要打开档案盒,只需手持阅读器,对贴有RFID标签的档案盒进行扫描,就可以显示出档案名目等信息。

二、RFID技术在档案管理中的应用前景

档案管理工作有着些许的特殊性,科学的管理以及有效的利用档案,是档案工作中的重点,近些年随着我们国家的快速发展,各行各业所产生的档案是愈来愈多,所对应的档案需求也是随之而提高,但是,传统的档案管理方法和技术手段,所产生的问题也是日益明显。就以政府部门进行举例,根据以往传统的档案管理方法,是需要记录档案在流动过程当中,所要经过的部门以及该档案利用者的具体实际情况,或者是在需要的时候,能够尽快的找到他,都是非常繁琐的事情。档案管理工作的相关人员,不仅需要作出许多低效率的记录,极大的浪费了时间和金钱,甚至严重的还会造成重大的安全隐患以及责任事故,如若档案管理工作的相关人员,在每一份的档案都贴上RFID电子标签,再为每一位档案利用者都配备出RFID借阅卡,这样档案在经过各种办公室或者检查点的时候,都会被详细的记录下来,如此一来,通过电子标签上的微小芯片、以及天线,都可以进行方便的跟踪和记录档案在流动的过程中时,每一个地点以及每一个档案利用者。相关的档案管理人员,可以非常的方便了解到自己在什么时间、什么地点使用过什么样的档案。

(1)增强在档案盘点的工作效率。在以往传统的盘点,往往是需要将档案一件一件的进行手工上的清点,RFID读写器拥有穿透性的阅读功能,可以一次性的读取多个RFID标签,当相关档案管理工作人员进行盘点的时候,只需要手持读写器,对准到在架摆放的档案,进行扫描阅读就可以了,如此一来,可以在最大限度上增强盘点的工作效率。

(2)将借还手续简单化,增强个性化的服务水平。如若为每一位档案利用者提供一张贴有RFID标签的借阅卡,档案利用者在进行借还手续的时候,就可以在卡上自动记录相关信息,一般情况来说,档案利用者想借却没有借到的档案,被记录在借阅卡里,如若此档案回到库房,那么系统就会自动的将所有相关信息,用手机短信或者是电子邮件的方式发送给档案利用者[2]。

(3)快速检查档案是否完整,提升其安全性。在档案被归还的时候,可以马上通过RFID读写器进行辨读,当时就可以知道此档案是否有缺页的情况,并不需要进行以往传统的手工清点,这样一来,档案的完整性以及安全性都在最大限度上有了明显的增强。

(4)方便统计到档案利用者的相关信息、以及档案利用率等多项数据。因为档案利用者本身就拥有着RFID标签的借阅卡,而档案上也会贴有RFID标签,系统就会非常容易通过无线的方式,读取到档案利用者和档案上的RFID标签的相关数据,这也就会使统计上的工作,变得轻松起来。只是需要键入统计条件,每一项数据一览无遗。

(5)容易找寻不到在架或者乱架的档案。把RFID读写器辨读的数据和标准的档案库存数据作比较,会使查询工作变得轻松起来。