加强事业单位人事档案立卷归档工作的探讨

李雄英

湖南省道县人力资源和社会保障局 湖南 永州 425300

引言

人事档案工作的开展能够为事业单位的发展带来帮助,通过对人事档案立卷归档工作的落实,可使档案的管理效果加强,保证人事档案信息的完整性,归档工作在档案管理中作为重要的部分,影响着档案管理的规范性。事业单位应重视人事档案立卷归档工作,建立完善的归档制度,使立卷归档工作能够顺利完成。因此,应对人事档案立卷归档工作进行分析,采取有效措施加强工作效果。

1 事业单位人事档案立卷归档工作中存在的问题

1.1 对人事档案立卷归档工作缺乏重视 档案的属性表明档案管理工作不是短时间之内可获得成果的,部分单位的领导没有意识到人事档案的重要性,对人事档案管理的投入不足,这使档案工作的开展达不到实际要求。由于缺少对档案收集工作的重视,这使档案收集流程不够规范,在其中存在较多的问题,难以保证档案信息的完善性,这使事业单位人事档案管理工作的开展受到了影响。

1.2 人事档案立卷归档制度不完善 一些事业单位人事档案收集归档制度有待完善,由于缺少完善的管理制度,难以保证归档工作的规范性,单位没有根据档案管理工作的要求制定相应的制度,这使归档工作缺少约束,对工作的质量产生了影响,这使人事档案收集归档工作中容易产生更多的问题。

1.3 人事档案管理人员专业素质不足 事业单位人事档案管理对人员有着一定的要求,在归档工作过程中,由于人员缺少较强的专业能力,同时人事档案管理人员更换比较频繁,这使人员没有足够的责任感,对人事档案收集归档工作的质量产生了影响。

2 加强事业单位档案立卷归档工作效果的措施

2.1 建立完善的归档立卷制度,保证工作的规范性 事业单位应建立完善的归档立卷管理制度,对工作流程进行完善,使工作内容得到细化,为档案管理工作的开展带来有效的保障。首先,应明确归档工作职责,使档案管理人员作为主体,并且让其他部门的工作人员能够配合进行归档工作。应对处理环节进行设置,将事前处理及档案整理的内容明确,提出完善的要求,使管理工作的开展更加顺利。其次,应明确档案工作人员在分类、立卷过程中的职责,当发现了档案资料内容不完善等问题的时候,应及时进行说明,将其退还给送交部门来处理问题,使立卷归档的质量得到保障。最后,应对立卷归档标准进行完善,根据档案类型对标准进行细化,使标准能够更加完善,发挥出规范的作用,提高归档的质量。同时,应对流程进行优化,对人力及财力资源等进行整合,除去没有必要的环节,加强立卷归档的系统化。另外,事业单位应对管理制度进行全面规范,使制度的实施能够起到有效的作用,使归档工作得到落实,为人事档案管理提供良好的条件。

2.2 加强各部门的立卷归档意识,为工作开展提供条件 档案管理对事业单位的发展有着重要的意义,应加强工作人员的归档意识,使人员能够更好地配合档案管理工作。单位可加强对档案法律内容的宣传,将内部的规范性文件内容加入到其中,使各个部门能够产生责任意识。同时,应建立立卷归档及绩效考核体系,对档案目录以及归档等问题的处理要求明确,使工作人员能够按照要求开展工作,形成良好的立卷归档体系,使档案管理工作能够顺利进行。另外,应对工作交接内容进行明确,利用档案资料交接表保证档案资料在工作中同步移交,使之后的档案归档工作的开展质量得到保障。

2.3 大力推广电子档案的立卷归档工作,提高管理效率 在信息化时代背景下,事业单位应加强电子档案的建设,通过对电子档案的完善,使档案管理工作效率得到提升。在立卷归档工作中,应建立电子档案,使档案内容更易于处理保存。在实际工作中,应借助技术来关联档案管理系统、OA系统,将访问权限明确,减少电子档案立卷归档工作的复杂流程,使档案信息的整理更加完善高效。事业单位还应完善档案管理系统,借助大数据技术等来对声像、图片等类型档案的信息捕捉,使档案信息得到有效处理,减少人工操作的工作量。同时,应将电子档案的处理格式明确,一般声像档案应为原版原件,保证信息的真实性,当在特殊情况下的时候,应具备相应的证明内容,通过对档案信息的还原,使档案电子化管理能够更加可靠,进而为档案管理工作带来保障。

2.4 提升人事档案管理人员的专业能力,加强档案管理效果 在事业单位人事档案管理工作,档案管理人员的能力影响着管理工作的效果,为了使人事档案管理工作人员的能力提升,事业单位应重视培养人员的技能,使其具备专业的知识及业务能力,能够在实际的工作中发挥出自身的能力,提高档案归档工作的质量。各级领导层应对人事档案管理人员进行培训,使人员在培训活动中进行学习,并且组织经验交流会,使管理人员在实际工作中积累更多的经验,掌握最新的档案归档技术,使档案管理工作的开展更加顺利。

3 结语

事业单位人事档案管理工作中,立卷归档作为重要的环节,对之后的档案管理工作有着较大的影响,为了实现人事档案管理工作的完善,应建立完善的归档立卷制度,加强各部门的立卷归档意识,大力推广电子档案的立卷归档工作,人事档案管理人员的专业能力,使档案立卷归档工作能够更加高效地开展,为人事档案管理提供保障,进而为事业单位的人事工作带来帮助。