精细化管理模式在事业单位档案管理工作中的应用

郭雪莹

鱼台县社会劳动保险服务中心 山东 济宁 272300

精细化管理的理论起源于美国,在日本普及和广泛应用,是一种企业管理概念,是指在实际工作中,将具体工作职责分配到明确个体,要求每个个体尽职尽责,工作落到实处。事业单位在其发展过程中,无可避免会形成大量文件记录其发展历程,成为日后员工有借鉴价值的参考资料,所以档案管理对事业单位的发展尤为重要。精细化管理以传统管理为基础,优化管理方法,广泛运用数字化手段,责任明确清晰,保障工作高效进行,是提升事业单位效益的重要举措。

一、推广事业单位档案精细化管理的必要意义

科学的管理档案,是衡量一个事业单位管理水平的重要标准,是一项非常重要的工作,但档案管理工作内容繁琐,包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索等多种分类,内容根据各事业单位的不同模式有细微调整。档案精细化管理优化工作内容,将职责明确到部门,细化到个体,把工作量落实到细微之处,有迹可循,有责可依,可极大提升档案管理的执行效率,加强部门之间的凝聚力,为事业单位的长远发展夯实基础[1]。

二、精细化管理在事业单位档案管理工作中的运用阻力因素

(1)工作模式固定,改革困难。事业单位与私营企业相比较,优势在于事业单位稳定性更高,抗风险能力更强,但也因为这种稳定性,使得事业单位在悠久的发展历程中形成了一套固定的工作模式,就像一辆在轨道上前进的列车,每个工作人员就像齿轮中的螺丝钉,工作容易模式化、传承化,陷入一成不变的轨道中,不易改变。精细化管理可以类比为给列车提速,需要整体思路的改革和硬件设施的更新换代,落实起来难度大[2]。

(2)存档形式更新,适应性差。档案管理是一项长期化、持久化的工作,基本与事业单位发展历程保持同步,传统的存档方式一直采用的是纸张保存和目录式管理,不仅会占用大量库存空间,且易出现资料损毁丢失情况。我国计算机时代以来,各企事业单位都大力推广利用智能终端管理,借助互联网多角度管理,方便快捷,但由于资料数据庞大,录入整理难度高,多数还是基于目录级别的管理,为档案管理工作的精细化管理增加了难度[3]。

(3)重视程度小,专业人员稀缺。很多事业单位管理部门对档案管理重要性的认知不足,对档案管理人员的安排从一而终,不能及时注入新鲜血液,灌输新的管理理念,很多档案管理人员没有经过专业系统的培训教育,专业性不强,归档类别模糊,内容不明确,且部分事业单位的档案管理人员身兼数职,很难确保全身心的投入到档案管理工作中。档案精细化管理是优于传统整体负责的新模式,可根据网络环境的变化优化档案的管理模式明确细化工作内容,运用智能手段提升整体工作效率,需要专业性很强的人员专人专管,对人员安排的不科学也对档案管理工作的升级造成了阻碍。

三、事业单位档案管理精细化管理模式的应用策略

(1)改观领导管理思想,打造精细化管理氛围与体系。作为事业单位的领导,与私人企业相比虽然具有更强的耐打击能力,有得天独厚的优势,但也应该与时俱进,提升自身全局观,正确看待档案管理对事业单位管理能力起到的重要作用,建立档案管理工作中精细化管理模式的思维模式,制定档案管理精细化管理体系,利用事业单位的传承性,将思维模式导入员工的工作习惯中,只有形成了明确的体系,才能确保推广的可行性,才能检测出精细化管理在档案管理工作中的落地成果[4]。

(2)提升档案管理人员的专业技能,加强部门配合。任何新型技能都离不开专业的培训教育,档案的精细化管理需要全面提升管理人员的专业素养。通过组织学习、先进单位访问、聘用高学历人才等提升档案管理人员的技能,管理人员的综合实力是提升档案管理工作效率的手段。档案管理人员更要拥有耐心细心,不怕枯燥不惧繁琐的品质,还有具备勇于创新、打破传统的勇气。档案管理并非单独部门的职责,在事业单位的日常运行中,各类资料档案会不断涌现,依据档案精细化管理体系,各部门在归档前可进行预处理,加强部门间的联系和配合,围绕共同目标互助互利,提高效率,保障档案资料得以高效运用[5]。

(3)明确管理目标,细化工作流程。首先要明确档案精细化管理目标,拒绝模糊的分配工作任务,将阶段性工作内容细化到个人,明确完成时间,夯实基础,保质保量,加速档案管理的现代化变革。其次简化流程,高效的工作效率不会有繁琐的工作流程,在精细化管理工作的前提下,去繁化简,加强计算机的运用,庞大的数字化信息库可以大量节约管理时间,减少管理场地的占用,并且相较于传统纸张存档方式,数字化存档保存时间不受限,查阅方式方便快捷,为事业单位省去大量人力物力的占用。

(4)定期检查档案管理精细化管理成果。设立监管流程,确保档案管理人员明确自身工作职责,优化工作流程,保障工作效率。领导不可纸上谈兵,在改革过程中应听取来自一线人员的反馈与建议,及时发现问题,积极整改,取其精华去其糟粕,建立健全的档案管理制度,监督管理人员严格遵守,保证档案管理工作的发展更加科学化,灵活多变,能更好的服务于事业单位[6]。

结束语

综上所述,档案记录了各事业单位在发展过程中的成功案例和出现过的问题,借鉴发展历史,才能以发展的角度制定目标,才能让单位明确未来发展方向,是事业单位管理环节中不可或缺的一环。档案保存和记录工作是需要保持连续性和完整性的,随着时代的不断发展,档案的精细化管理也在各事业单位的工作中凸显其重要需求,因此档案管理模式的改革,要从单位自身出发,强化档案精细化管理理念,提升管理人员综合素质,提升管理人员管理效率与质量,加强部门之间的配合,为事业单位健康良性的发展奠定基础。