浅议信息系统项目管理人才队伍的建设对科普传播的促进作用

杜 琳

广西科技馆 广西 南宁 530022

当今各行业的信息化工作正在大力开展,但在科普教育领域内的应用却相对滞后。科技馆作为知识传播类组织,是为满足公众的科学知识而存在,然而其在信息技术的创新应用上显著落后于工商业等社会部门,不利于科普场馆的形象及科普服务的提升,使得科普场馆信息管理系统的建设需求日渐凸显。

1 信息系统项目管理人才队伍建设的重要性

加强科普传播信息化建设迫在眉睫,但薄弱的信息化人才体系建设阻碍着科技馆信息化的建设步伐。信息化能力与水平的关键是信息化人才,然而当前部分科普场馆对信息化建设的理念缺少深入思考和发展眼光,相关人才的储备与培育意识相对薄弱,信息技术人才数量不足,信息系统项目管理人才得不到重视,存在重行政轻功能的理念。信息系统的开发,需要信息化建设单位与场馆工作人员的共同参与协作,这样才可以在信息系统的开发过程中,对系统所包含的业务流程等理解充分,使后期的使用、维护与升级便捷高效。

2 懂技术的不懂业务,懂业务的不懂技术,造成了信息系统建设的壁垒

基于科技馆目前信息化系统建设和人员配置情况,很少有部门业务人员兼具信息化能力,信息化专职人员对具体业务的掌握通常不能全面客观,这就造成了信息系统建设过程中的壁垒。

举例而言,如何准确的将业务需求提出,整理并转变为信息化项目的需求对信息系统的质量至关重要。从观众服务、展览设计、科普教育到展品维修、后勤保障、行政管理等科技馆现有业务体系,在实际工作中已形成相对成熟的工作流程,这些工作流程需要馆方有效的转化为切实可用的信息化项目去实现。但从业务需求到信息化需求的转换不仅要求对自身业务或整个部门业务的层次结构、逻辑关系、变化性等十分熟悉,并且要求按照信息化的特征将这些流程进行再造和完善,以供向信息化需求的转换。但很多部门的工作人员懂技术的不懂业务,懂业务的不懂技术,业务人员在信息技术知识上不足以使其将实际业务需要转换为准确的信息化需求,导致需求管理存在业务需求膨胀、需求模糊、过分简略、需求不完整等问题。需求膨胀会导致延期或质量下降,需求模糊会导致时间浪费和返工,过分简略会导致关键需求的遗漏,需求不完整导致被忽略的使用者不满意,可见业务人员的信息化知识对信息化系统的建设、使用和发展都起着重要作用。

基于科技馆目前的人员配制和岗位职责,并不要求所有业务部门(展览教育、展品技术、后勤管理等)都有专业的信息技术人员,部分人员只需具备某种程度信息技术知识,利用信息技术结合自身业务情况,协助建设并运行管理,不断改进提高系统的质量,用更短的时间和更高的效率来完成工作。

3 如何选拔和培养业务信息化人才

信息系统项目管理师,是全国计算机技术与软件专业技术资格(水平)考试中的高级水平测试,以计算机基础技术为依托、考查项目管理方面的内容,覆盖面较广、有一定难度、但没有任何报名条件,为推动国家信息产业发展,以及在提高各类信息技术人才的素质和能力中发挥了重要作用。计算机软件资格考试既是职业资格考试,又是职称资格考试,考试通过可获相应职称资格,不少单位的员工为了提升知识储备及职称,考取了信息系统项目管理师。笔者认为,可鼓励更多员工去学习并考取信息系统项目管理师,充分依靠这些信息化人才的整体管理、范围管理、进度管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、干系人管理、风险管理、采购管理的知识储备,发挥其在科普场馆信息系统项目的建设及运行管理中的作用。

4 如何充分发挥信息系统项目管理师在科技馆各业务中的作用

随着信息技术的发展,科技馆能否全面掌握观众信息,能否了解公众需求,能否提供有针对性的服务,对观众研究是否深入,都需要一个完整的业务系统以及兼具业务知识与信息系统项目管理知识的工作人员,跟踪每一个观众与科技馆的互动。

4.1 随着物联网技术的高速发展,展教部具有信息系统项目管理知识的工作人员可通过AI人脸识别、RFID等技术,获取观众停留在每个区域、每个展品的时间以及互动次数等,了解观众的喜好,利用互联网根据人流量的实时分布,自动化的智能引导和分流,降低安全隐患并提升展区及空间的利用效率。

4.2 在科普服务产品方面,利用信息化手段从不同层面、角度出发,考虑包括年龄、性别、兴趣、专长、职业、教育程度等因素,通过信息技术手段建立包括观众基本信息、行为、反馈等内容的业务数据库,从中抽取、切片、挖掘整理出有关受众和科普服务的相关信息,便于我们研究受众行为,把握受众真实需求,有助于研发更高质量的科普活动,提高科普服务质量和能力,以及用科学的方法加以界定展品讲解、科学实验、科学表演等科普服务的质量与效果。

4.3 科技馆的多年运行已拥有大量的观众,产生了大量的业务数据,展教信息化人才可用管理流程和技术手段来搜集、整理并加以利用,全面系统的认识和了解受众群体,设计最佳的个性化参观路线,包括:最受参观者喜爱的参观路线,按时间限制设计的最佳参观路线,按年龄段划分的最佳参观路线,使得科技馆的服务个性化化。观众在参观时,可在智能化系统上,利用定位服务,实时获取自己所在位置,按时间、年龄等关键词获得最佳参观路线。观众也可通过信息化系统获取楼层服务设施、展区展品介绍、每件展品操作方法、基本原理、科学教育活动时间、科学表演介绍等展教信息。根据观众停留互动时间、查询浏览次数及评价,实时更新最受欢迎的展品排名等数据。

4.4 利用信息系统进行展教人员精细化管理。管理人员可随时查询每个展品每时每刻精准到分是谁在负责管理。管理人员也可通过信息系统查看每个展品展项的实时动态、播放时间、报修、维修时间等,以及每一名工作人员的轮岗、外出、休假、请假等具体情况。

4.5 科普大篷车、流动科技馆、教育活动、志愿服务、讲解服务等科普订单的预约及评价。展教员可以利用信息系统,建立科普服务调度运行中心,及时了解需要我馆提供科普活动的计划,根据基层地区科普展教资源的分布状况及人员时间等情况科学的统筹规划,及时将科普展教资源配制到最需要的地区,提高资源的使用效率,减少资源浪费,切实发挥资源的最大社会效益,确保项目的顺利运行和实施效果。

4.6 展品技术部可利用物联网等技术统计客流密度等,利用数据分析,帮助展品更新改造,采购、开发观众喜爱的展品展项。统计观众在展品停留的时间及互动次数,也有助于技术部工作人员初步辨别展品完好程度,有针对性的进行检修维护。技术部还可利用信息系统建立展品资源库及维修系统,以便技术人员可及时获得所跟踪的每件展品的信息(硬件、软件、制作单位、配件的供应商等),并可让管理人员随时了解展品的维修、维护情况。此外,对展品运行过程中经常出现的故障进行统计分析,根据相应的量化数据,有重点的定期检查、维护及易损件采购。

4.7 后勤部具有信息系统项目管理知识的人员可通过信息系统、安全监控系统、无线网络系统、馆务管理系统和楼宇智能化系统等,实现科技馆事务的快速定位、任务分派、位置跟踪和设备监控等功能,形成应急辅助系统,为更好得处置突发事件提供强大支撑。此外后勤工作人员还可利用信息系统高效便捷的进行订餐管理、车辆使用管理、采购管理、仓储管理、合同管理等。

4.8 财务部工作人员可利用信息系统更科学高效的进行固定资产、内控、报账等财务管理,并可通过系统进行数据统计分析,为业务决策提供有力的支持。

4.9 影院部信息化人才可以利用信息系统进行更智能化的管理,例如进行电影场次预约、网络购票、观影评价、数据统计分析等,为日后引进影片提供数据支撑。

4.10 培训部员工可利用信息系统,让观众线上获取培训项目详细信息,预定课程,预约上课、评价教学效果等。

4.11 工会可利用信息技术建设慰问物品的投票、评价、员工诉求、建议、申述等系统。

4.12 青少科信息化人才可利用信息化建设赛务系统或通过信息系统进行业务订单、资源包订单、科学节订单等管理。

4.13 外联工作人员可利用信息系统进行科普活动订单、专家预约订单、场馆预约订单、科普进校园订单的管理。学术部可利用信息系统进行会议订单管理。人力资源部可通过信息系统进行绩效考核、考勤、人员分析、岗位匹配等管理。

总之信息系统项目管理师可助力科普场馆的建设,多维度提升科普传播工作的有效性和科普资源的利用率 。