信息化时代下事业单位文书档案管理优化路径

2021-07-20李志

探索科学(学术版) 2021年6期

李志

巴中市恩阳区节能监测中心四川巴中 636000

1 引言

随着改革的不断深化和经济环境的复杂变化,经济社会发展进入新常态,事业单位发展压力不断提升,作为社会治理服务体系的主要构成,事业单位承担着重要的社会服务职能,对推动经济社会发展提供重要基础保障。文书档案管理的高效开展对推动单位业务工作能力和管理水平的提升起到积极作用,但是在实际的档案工作中存在着一些问题,制约着档案价值的实现,需要管理部门充分发挥信息技术优势,推动档案管理模式的科学转型,推动档案资源价值的高效实现。

2 文书档案信息化管理的意义

文书档案管理是对单位管理运行中产生的文书资料进行全面的收集、整理、归档、分类、存储和利用过程,能够对单位发展历程形成全面的记录,对单位业务和管理工作开展提供有效的数据支持,起到重要的凭证作用。信息技术的快速发展和广泛应用,推动了社会生产生活模式的转变,大量的数字化资料数据在单位运行中出现,需要档案部门对数字化资料进行有效的处理,先进技术的运用推动了信息化管理模式的科学构建,对提升档案管理水平起到积极作用。[1]一是提升档案管理效率,文书资料内容和种类较为繁琐,特别是随着单位业务范围的不断拓宽和管理制度的不断完善,文书资料管理压力不断增大,信息化管理体系的构建能够利用技术手段,实现对各个管理环节的高效整合,推动传统档案存储载体的数字形式转变,使管理人员能够利用信息设备实现对资料的高效管理,并能够通过网络途径实现档案资料和管理指令的高速传递,提升档案管理效率。二是推动规范化管理模式的构建,信息化管理模式利用技术手段保证档案管理制度的贯彻执行,能够提升管理活动的规范化开展,对传统的资源管理模式形成有效的规范,能够对资料信息进行细致的审核,保证档案真实有效,利用统一的信息化管理流程,提升管理活动的规范性。[2]三是增强档案资源利用效率,数字化的资料存储形式能够有效提升档案资源的利用效率,根据实际使用需求,实现对文书资料的准确定位,有效满足不同的使用需求,推动档案价值的高效实现。

3 当前事业单位文书档案管理中存在的不足

3.1 档案管理思路较为传统文书档案管理工作涉及到单位管理运行的各个环节,特别是随着改革的高速推进,单位管理模式和组织结构发生了很大的变化,传统的档案管理理念已经无法适应信息化环境下的档案工作需求。但是当前单位对档案工作的重视和支持力度相对不足,对档案工作的重要性无法形成正确的认识,档案管理思路较为传统,无法有效单位发展形势。[3]同时管理部门缺乏主动创新意识,对先进的管理理念和方式方法缺乏有效的引进,无法实行档案管理模式的升级。同时单位整体的档案管理意识相对薄弱,相关管理岗位缺乏规范化的管理意识,对档案工作的重要作用缺乏有效的认识,不能积极配合档案工作开展,对自身行为缺乏有效的规范,容易影响档案管理效果。

3.2 管理制度不够完善完善的管理制度是保障档案管理水平的重要基础,但是当前缺乏长效管理机制,相关的管理规范相对固定,无法根据档案工作实际情况进行及时的调整,无法实现对管理流程的全面规范,容易出现管理漏洞。同时责任机制落实不到位,岗位职能不够明确,对管理人员的权责义务无法形成准确的界定,责任意识较为薄弱,无法保证管理制度的严格执行。同时缺乏完善的监管机制,对管理流程缺乏全面的监督,监督体系无法形成对管理环节的全面覆盖,对管理工作中存在的问题和不足无法做到及时的发现解决,不能实现对管理制度的有效完善。同时缺乏完善的保密机制,保密等级设置不够科学,无法为文书资料保密工作开展提供制度保障,容易造成泄密问题的出现。[4]

3.3 信息化建设相对滞后信息技术的运用对提升档案管理水平起到积极作用,在实际的管理工作中,信息资源配置较为完善,引进构建了较为完整的信息化管理体系。但是随着信息技术革新速度的不断提升和网络环境的复杂变化,现有的信息设备和管理系统得不到有效的升级和维护,影响信息化管理效率。同时单位对档案工作的资金投入相对不足,软硬件设备得不到有效的提升。特别随着网络环境的不断复杂,网络安全威胁对档案管理系统的安全性造成严重影响,病毒、木马和恶意入侵等安全隐患,对文书资料安全形成严重的冲击。而当前管理部门的网络安全意识相对不足,对网络安全技术的引进和利用较为滞后,无法实现对网络安全威胁的有效抵御,容易造成文书资料的丢失或损坏。[5]

3.4 档案利用效率降低当前的档案利用模式较为固定,只能提供相应的查询、调用服务,服务效率相对较低,无法有效满足使用需求。同时对文书资料缺乏有效的分析整理,资料排序和存放不够科学,对传统的纸质资料的转化不够到位,影响文书资料的完整性。

3.5 管理人员的素质能力存在不足文书档案管理具有较强的专业性,对管理人员的素质能力要求较高,而当前档案管理队伍建设较为滞后,管理人员的素质能力存在不足,对工作人员的管理力度较为薄弱,缺乏完善的培训教育体系,无法有效满足档案工作实际需求。[6]

4 优化事业单位文书档案管理工作的有效路径

4.1 优化档案管理思路文书档案管理工作的高效开展是保障单位管理运行的重要基础,管理部门要提升对文书档案工作的认识,充分结合单位发展需求,转变传统的档案管理思路,提升主动创新意识,积极引进先进的管理理念和方式方法,对管理模式进行科学优化,充分发挥信息技术优势,推动信息化管理体系的科学构建。同时管理部门要深入到单位业务工作和管理活动中,进行全面细致的调研,对单位发展形势形成准确的了解,有效掌握档案资源需求,推动档案工作的针对性开展。同时要加强与干部职工的沟通交流,对档案工作成效形成及时的反馈,推动以人文本发展理念的科学实践,提升档案工作的科学性。

4.2 完善档案管理制度管理部门要构建长效管理机制,结合档案工作实际情况,对相关规章制度进行及时的调整,特别是信息化管理模式的构建使得传统的管理流程和方式发生了很大的变化,现有的管理制度已经无法有效适应实际管理情况,需要对相关管理环节进行及时优化,实现对管理流程的科学规范。要对档案保密机制进行优化,严格按照档案法律法规要求,结合单位业务工作实际,制定完善的档案保密规范,对文书资料的保密等级进行科学评估,保证保密制度的严格执行。要落实责任机制,明确权责划分,提升管理人员的责任意识,保证管理制度的贯彻执行。同时要完善评价机制,积极听取意见建议,形成对档案管理成效的及时反馈,为后续管理工作开展提供科学依据。

4.3 加强信息化建设管理部门要加强对信息化建设的重视和投入力度,积极引进先进的信息技术和设备,实现对管理体系的及时升级,重视设备维护,提升管理系统运行效率。同时要加强对网络安全防护工作的重视,合理利用网络安全建设,有效抵御网络安全威胁的入侵。如利用大数据技术对系统防火墙进行优化,构建智能防火墙,实现对数据交互环节的全面监控,实现对异常数据的及时发现和处理。

4.4 提升档案资源利用效率管理部门要利用技术手段,对文书资料进行全面分析,建设完善的数字化资料数据库,实现对文书资料的高效整理和科学分类,能够根据使用需求实现对资料的准确定位。同时要优化检索机制,对使用人员的历史需求进行分析,推荐针对性的检索关键词,提升检索效率。要利用网络优势,将管理系统与单位网站进行高效对接,实现对文书资料的远程调用,使用者能够按照自身权限,进行相关资料的调用。

4.5 强化管理队伍建设管理部门要加强自身地位建设,积极引进优秀的档案专业人才和信息技术人才,充实管理队伍。同时要完善培训教育体系,根据档案工作中的实际问题,制定科学的培训策略,将信息知识技能作为重要的培训内容。要完善考核评价机制,结合具体岗位职能,设置相应的考核标准,将考核结果与激励政策进行有效结合,激发管理人员的工作积极性和责任心。