如何提升行政事业单位档案管理数字化水平

摘要：随着我国行政事业单位改革的深入和信息技术的发展，对加强内部档案信息化管理，提升数字化水平提出了更高要求。文章对当前行政事业单位档案管理数字化管理现状进行了分析，从多个层面提出了加强档案管理数字化管理的措施建议，旨在对做好当前行政事业单位档案数字化管理工作提供一定指导和帮助。

关键词：行政事业单位;档案管理;数字化水平

行政事业单位档案管理工作相对来说具备一定的复杂性，通过应用数字化技术，可以使得档案管理的效率更高。然而，在数字化的建设过程中，存在着一些不容忽视的问题，相关人员要采取针对性的措施加以解决，并且对单位内部档案管理的实际情况进行了解，进而提升档案管理信息化、数字化管理水平。

一、行政事业单位档案管理数字化的现状

1、缺乏对档案数字化建设的认知

随着互联网+时代的到来，数字化技术对于行政事业单位的档案管理工作来说有着重要的意义，然而，现实工作中，单位内部多数员工对档案数字化建设缺乏正确的认知。一些管理者仍然采用传统的管理模式，不能跟随时代发展的进程对做好档案管理数字化进行谋划。还有一些单位虽然建立了数字化管理系统，但是因为认知上的问题，使得数字化的应用效果不明显，数字化应用象征意义大于实际意义。

2、数字化技术的应用存在问题

数字化技术在档案管理中的应用存在着较多的问题。信息化技术的发展使得行政事业单位档案管理效率有了明显提升，但是信息化技术的发展也存在着一些不足和问题，比如数字化技术需要与相应的安全管理技术同步发展，但在一些事业单位中，还没有做到这一点，配套机制并不完善，从而对档案管理的数字化建设产生影响。

3、相关配套设施不完善

行政事业单位档案管理数字化的建设需要先进的设备来支撑，但是一些单位管理人员因为思想认知上的问题，对档案管理数字化建设认识不充分，措施不到位，基础设施设备建设相对滞后。此外，档案管理条件较差，一些单位没有为内部档案数字化管理工作留出足够的时间与空间，加之相应设施不完善，使得数字化建设效果差强人意。

二、提升行政事业单位档案管理数字化的措施

1、明确档案数字化建设的目标，完善相关管理制度

对于当前的行政事业单位的档案管理数字化建设而言，需要明确其建设的目标，对有关管理制度进行完善。相关管理人员应该明确档案管理数字化建设的方向，结合行政单位实际，确保档案管理数字化建设的有效落实。当前，信息技术在我国各各业中得到了广泛应用，行政事业单位必须清楚的认识到信息技术的优势，在档案管理中促进数字化的建设进程，从而有效的提升档案管理的工作效率。行政事业单位还应该建立相应的数字化档案管理体系，完善档案管理的运行模式，充分的发挥出档案管理的作用。无论是单位领导，还是档案管理人员都要提高认识，在工作中将数字、信息等资源进行整合，加大对数字化建设的投入力度，为数字化的建设创造良好的基础。具体到档案工作人员而言，要对单位档案管理实际情况进行全面深入了解掌握，建立完善的档案管理制度，保证建立的制度与档案管理工作相适应。同时还要明确档案管理工作重点，针对档案资料性质，完善内部运行，做好与其它工作的科学衔接，从而保证档案管理工作的顺序性。

2、建立档案数字化管理系统，实现系统之间的有效衔接

数字化建设主要目的是为了提升行政事业单位档案管理效率。行政事业单位管理人员应该明白在内部建立数字化档案管理系统的重要性，借助数字化平台，可以促进各部门之间的沟通对接，提高档案管理工作效率，实现资源共享，节省运营管理成本。数字化管理系统应该能够满足对档案的全周期管理，使得档案管理工作能够高效完成生成采集、分类整理、移交归档等流程，并且确保电子档案的真实性。通过数字化管理系统，可以实现数据的自动化采集和整理，避免因人工操作带来的失误，提高档案管理的精准性。对行政事业单位而言，通过建立内部共享平台，可以使得内部人员或者社会有关方面查阅一定的档案资源，并且有一定的使用权，有效提升了档案的价值。相关单位在完善档案管理系统的基础上，还应该将其与内外部的网络连接起来，使得档案管理工作能够充分的发挥出其共享资源。另外，相关人员还应该加强对档案数字化管理的管控力度，在归档方面，管理人员应该对上传的归档进行审批，合格之后才可以进行入库。在借阅方面，可以分为电子、纸质等借阅方式。借阅时同样需要通过相关人员的审批。在销毁方面，如果确定需要销毁，就应该将销毁的原因进行存档。

3、加工原有纸质档案，建設档案数字化管理体系

在行政事业单位档案管理数字化建设进程中，还会存在着较多的纸质档案，这些档案数量较多，且较为复杂，如何处理这部分档案也是档案管理工作中需要解决的问题。对于原有纸质档案的处理，首先，应该将分散于各个部门的档案资料进行收集、归类和整合，对内容进行分类，重新制定目录，将其纳入数字化管理系统中。其次，如果纸质档案的熟练过多，可以对那些利用率较高的档案进行提前托管，先将部分档案提前归进档案管理系统中。最后，对于已经审核过的纸质档案，应进行严格处理，对于没有保存价值的要进行销毁，对于需要保存的，要进行存档或者委托托管。此外，要建立完善的档案数字化管理体系和实施方案，对该方案进行科学的论证，在此基础上建立与之匹配的管理架构体系，从而为数字化建设和应用奠定良好基础。在档案数字化平台应用上，有关单位要结合工作需要，加强人才培训力度，制定培训计划，加大培训投入，通过讲座、外出参观学习等方式，使档案管理人员充分熟悉和掌握数字化系统操作方式，提高档案管理数字化、智能化水平。

综上所述，提升档案管理数字化应用水平对于行政事业单位具有十分重要的意义。对行政事业单位领导层和管理人员而言，要深刻认识内部档案管理数字化管理的重要性，转变思想观念，创新管理举措，加大基础设施投入，完善各项管理制度机制，提升档案管理人员的业务知识和数字化操作技能，不断提升服务水平，为深化我国行政事业单位档案管理改革提供有力保障。

参考文献

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[3]柳永馗.行政事业单位档案数字化管理剖析[J].中国管理信息化，2018，21（12）：182-183.

作者简介：田严青，女，汉族，山西孝义人，1986.01，本科学历，助理馆员，2008年毕业于山西师范大学，主要从事档案管理工作。