探讨国企办公室秘书沟通协调的技巧及其要点

摘要：办公室秘书是国企中起到沟通媒介作用的岗位，该职位能在高层管理者与各部门员工间建立良好的沟通渠道，从而使国企领导的决策能清晰传达给下属，下属的反馈与建议能有效上报给领导，通过沟通的方式避免问题、解决问题。基于此，本研究以国有企业为例，探究办公室秘书沟通协调的技巧与要点，以期为秘书工作提供参考。

关键词：办公室秘书;国有企业;沟通协调;技巧与要点

我国迈入决胜全面小康社会的关键阶段，各行业领域内的企业规模都在随着经济实力的增长而扩大，国有企业作为国民经济的中流砥柱，自然具备规模较大的企业建制与数量较多的人才储备。这一现状要求我国国企建立良好的沟通协调机制。秘书作为沟通领导与各部门之间的媒介岗位，自然应主动承担起上传下达的任务，积极提升自身沟通协调技巧，保证企业决策的落实效果。

一、国企办公室秘书沟通协调技巧

（一）秘书与领导沟通协调的技巧

办公室秘书位处企业“枢纽”，需起到同步联通领导、各部门员工与客户的作用。在领导面前，秘书要做的沟通任务主要包括以下几种：其一，理解领导的管理意图，明确领导的管理思维，并将领导的决策与规划传达给相关责任部门;其二，双向传达领导与客户之间的日常沟通内容，在领导与客户出现谈判僵局或情绪问题的时候起到协调维稳的作用;其三，利用逻辑思维与总结能力汇总各部门员工对公司管理的反馈意见，并将其反馈给领导，形成领导与员工的双向沟通环境[1]。

基于这些工作内容，秘书应在与领导沟通的工作中掌握以下技巧：首先，秘书应清楚自身岗位职权的范围，即秘书不具备决策权。她既不能在领导不在现场的时候代为承诺、代为决策，也不能在汇报员工反馈时掺杂个人理解。秘书需真实、客观、详尽地表达需传达的内容，做一個称职的沟通者，不在任何环节中将主观判断带到沟通过程中。其次，秘书的汇报与询问应站在领导的角度出发，领导每日工作繁忙，需处理大量事务决策，秘书需将每条汇报信息精简到极致，只保留必须传达的有效信息，降低领导的沟通成本。最后，秘书应具备较高的情商，从而在领导与企业客户沟通出现障碍的时候巧妙又不僭越地化解尴尬，起到缓解气氛、协调关系的作用。总之，秘书可根据领导的处事风格与性格特点制定风格不同的沟通协调策略，以提升领导的工作效率与质量为主要目的。

（二）秘书与员工沟通协调的技巧

在国企中，由于日常事务繁忙，秘书与各部门员工的沟通时间甚至比与领导的沟通时间更长，是秘书的主要工作内容。因此，做好与员工的沟通协调至关重要。秘书与员工沟通的主要内容为领导对各部门的指示与要求。受限于工作量，领导的表达通常简明扼要，在实际生产活动中会出现许多领导未指示清楚的情况，秘书要在发生这种情况时将领悟的领导思维传达给员工，用以指引员工在具体情况下进行具体判断。如果无法确认领导的指导是否与秘书的理解相同，则应尽快挑选适当的时机向领导询问，在得到确切回答后将信息传达给员工。因此，秘书在沟通过程中应首先明确自己的身份，知悉自己只是普通员工、与其他员工在职位上并无高低之分，需与其他员工平等交流、决不能趾高气昂。同时，应对员工的工作结果予以客观记录，在沟通过程中应表现出足够的诚信与宽容，用礼貌的方式采集员工对公司的反馈与员工的实际工作情况，不做出逾越自身职权范围的承诺。如果员工在执行过程中出现了疏漏，应以解决问题、弥补损失为优先事项。同时，秘书应明确各部门在企业中的定位，理解各部门承担的责任，利用沟通协调组织各部门的工作，提升各部门的配合效果。

（三）秘书与客户沟通协调的技巧

客户不属于本企业，常为本企业的合作伙伴或交易对象，秘书与客户的沟通行为实质上是本企业与其他企业的信息交流过程。因此，秘书不但需要具备基本的沟通能力，而且应对本企业的生产流程与业务情况有详尽的了解，在与客户的沟通过程中能够详细清晰地表述本企业的业务详情，使客户在与本企业的交流过程中接收到真正对合作关系具备价值的信息[2]。同时，客户是企业的重要资源，任何客户都不应因沟通协调过程中的疏漏而丧失，秘书需格外注重与之沟通过程中自身的态度和语气，保证客户不因秘书沟通方式的原因产生负面情绪。同时，在领导、秘书和客户三方在场的情况下，秘书应将与客户的主要沟通职责交给领导，只做主持会议进程、提供数据材料的辅助性工作，利用自身情商判断在气氛尴尬的时候合理缓解气氛，保证商务交流活动的顺利进行。

二、国企办公室秘书沟通协调要点

（一）秘书沟通协调的语气态度

语气与态度是沟通协调能力的基础，表达的意思相同、语气不同，最终的表达效果自然不尽相同。使用适合的语气与态度是秘书做好沟通工作的必备前提。语气与态度的选择需建立在清楚的自我认知之上，秘书需首先明确自己是领导、员工与客户之间的沟通者，扮演着推动信息交流、协调交流气氛的角色，应在任何情况下保持冷静，利用平和、礼貌的语气与他人交流，在面对员工时态度亲和、面对领导和客户时态度谦卑，使三方对自身产生基础认同感，从而为后续工作带来方便。

（二）秘书沟通协调的内容

秘书进行沟通协调工作时，所传达的内容往往由其他岗位提出、由自己整理，因此需格外注意整理过程与表达过程中的准确性，防止出现信息遗漏与表意不明的情况。如果秘书错误传达领导的指示，会造成整个生产过程与企业规划不符的现象，造成巨大的成本损失，秘书也会因此担责。所以，秘书不只应在倾听指示的时候记录领导的表述内容，还应重点领悟领导的管理思想，排除领导表述能力引起的表意不明现象。总之，秘书的沟通协调工作表面上是内容的传达，实质上是思想观点的传达，需注重表述内容与思想内容的对应关系。

三、结语

国有企业规模庞大、员工众多，沟通协调工作是各部门配合生产过程中必然存在的内容。办公室秘书作为领导、员工与客户之间的连接者，需承担起优化沟通过程、加强沟通效率的责任，应为此积极提升自身的沟通能力与方法技巧，切实保障企业内部配合效果与企业外部交际质量，充分发挥秘书在企业中的枢纽作用。

参考文献

[1]杨雪.国有企业办公室秘书的综合素质研究[J].国际公关，2019， No.89（05）：155-156.

[2]高云松.新形势下国企办公室秘书的职业要求探讨[J].新商务周刊，2019， 000（007）：191.

作者简介：

何忠（1985.09--）;性别：男，民族：汉，籍贯：山东省泰安人，学历：本科;现有职称：政工师;研究方向：文秘。