人工智能（AI）在高校收费工作中的应用

田闯

摘 要：为了解决高校收费工作中存在的困难，利用人工智能技术，改变业务处理流程，提升工作效率，促进高校财务业务管理的更好发展，就需要在财务管理工作中合理地设计和使用人工智能技术。基于此，对某高校收费管理模块的分析、设计及应用过程进行总结和提炼，旨在借鉴该校收费工作和人工智能結合过程中的经验教训，为其他院校财务管理工作提供参考。

关键词：收费管理;人工智能;项目实施;系统评价

中图分类号：TP18        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2021）16-0102-03

人工智能技术在高校财务管理工作提高管理效率的同时，还改变了传统的流程。高校收费业务是保障及时、足额取得事业收入的工作，是高校财务管理工作最重要的环节之一，传统的收费业务主要集中在财务部门，存在着工作量大、数据量大、内部控制缺失、业务流程长和信息化系统软件各自为政等问题。随着高校扩招，牡丹江师范学院学生规模已经接近2万人，使用传统的收费软件和学费管理模式，为了及时、高效地开展收费工作，保证应收尽收，单纯的收费工作就要安排4—5名会计进行操作，在新生入校和宿舍批量调整等阶段，还需要其他科室人员帮忙。为了解决这一问题，学院引入了哈尔滨正世科技的自助查询系统、宿舍管理系统和收费系统与学生管理系统的接口系统。

一、人工智能技术在高校应用的必要性

人工智能技术不断完善与进步，未来高校的财务管理工作必将实现全面智能化，在人工智能技术的辅助下，将会显著地提高高校财务管理工作的效果及效率，从而实现财务管理工作的智能化、即时化与人性化。除此之外，智能机器人统一打理高校大量简单重复繁重的财务管理工作，能够在一定程度上减轻原先财务管理人员的工作量，从而转变其工作任务，扩大其工作范围，实现财政部“十三五”发展规划中提出的推进管理会计的广泛应用这一目标。科学管理高校财务工作，能够在一定程度上确保高校财务主体的可持续发展，并且实现最大化社会效益与高校自身办学目标的达成。

二、学校实施项目前收费管理工作存在的困难

1.工作量大。每年对2万人进行每人至少1次多种项目的收费工作，仅仅简简单单的收费，打印票据，刷卡或者现金等收费，就产生很大的工作量。另外，还存在学生集中缴纳学费，缴费等待时间长;银行代扣学费，不经持卡人授权便将卡内现金扣掉，容易产生矛盾等问题;限制学生必须使用农行卡缴费;票据发放过程容易出现票据丢失等问题，都严重地制约着收费管理现代化和信息化等问题。

2.数据量大。哪怕一个简单的宿舍调整，就可能涉及对几千人逐条核对和修改信息，大量的数据操作很容易出现核对错误的情况，每一个错误行为都可能造成学校的经济损失。

3.内控缺失。以往收费系统，都是由财务人员建立收费对象名单，按规定设置收费项目和标准，系统里有10多万条收费信息，靠人力内控，非常容易出现漏洞。例如收费人员不给某人设置应收信息，系统虽然显示有该人，但是不存在欠费情况;或者如果收费人员将某人在系统中删除，这样这个人也不会存在欠费信息。这样的问题很不容易被简单地抽查到。

4.业务流程长。收费数据经过收费、开票、收款、汇总，最后传递到会计核算岗再录入凭证，存在票据丢失、信息不及时无法记账等问题。

5.收费各环节联系不畅。各环节各自为政，没有提高工作效率，造成众多信息化软件在实际工作中，并没有减少工作量，反而是增加了工作量，信息化建设与原有设计初衷制定的“以信息化系统提高工作效率”这一目标相悖。

三、项目实施前收费管理工作的需求分析

1.由自助缴费系统替代人工收费。通过正世科技公司的自助缴费系统，将传统由会计人员人工操作的收费录入、开票、收费及统计工作交给系统完成。解决原有由人工处理的收费业务存在的窗口服务时间只能是学生上课的周一到周五的早八晚五;财务人员手工处理业务慢，造成学生等待时间长;财务人员长期持续工作，容易出现服务态度消极;银行代扣后，集中打印发放的收费票据容易在交接过程中出现丢失等问题。

2.建立宿舍管理系统，打通宿舍管理系统和收费系统的接口。给学生公寓引入宿舍管理系统，通过接口，将独立的宿舍管理系统和收费系统关联，实现调整宿舍结果自动反馈给收费系统，调整收费系统宿舍费用标准。收费后，将收费结果反馈给宿舍管理系统，同时实现收费信息决定宿舍选择权利。

3.改进收费系统传统的数据管理模式和业务处理流程。建立原有收费系统和学生管理系统的接口，实现数据对接，收费系统的学生基本信息直接调用学生系统的信息，财务人员不能改动人员情况，收费系统里只允许收费人员录入有收费许可的各专业的收费标准，由收费系统自动生成对应专业所有人员的应收款信息，从而有效避免财务人员职业道德产生的内控风险。

4.合并收费和财务核算业务处理流程。打通原有收费系统和财务核算系统的接口，简单重复的收费数据，直接转化为会计凭证，既缩减了流程，又能够保证不出现人为操作错误，而且有利于财政要求的票据电子化项目的实施。

四、项目系统的实施过程和解决问题的效果

前期通过财务人员和系统开发公司人员，按照思维导图法拓展思路，梳理出收费管理工作存在的问题，以问题为出发点，提出学校财务管理的需求方案，由系统开发公司按照学校的需求，在公司原有系统和学校原有系统的基础上进行开发，将原有互相独立工作的系统，以系统为接口，建立关联通道，实现数据共享，解决问题，提高工作效率，最终以最少的人力成本投入，及时、高效、完整、安全地开展收费管理工作。

1.自助缴费机及自助缴费机和收费系统的接口系统。系统开发公司根据高校收费管理的需要开发的自助缴费机，学生只需要在自助缴费机上录入自己的学号信息和密码，即可查询到自己的学费应收和实收信息、使用任何银联卡缴纳学费，每笔操作仅需要8—10秒，实现窗口服务时间由原来的5×8小时延至7×24小时不间断服务;发票即时打印或自主打印，不容易在交接过程中出现丢失;银行卡交费支持所有银联标识的银行信用卡、借记卡，减少学生在不同的银行卡间进行资金的划转;可扩展性强，可以自主增加收费项目，提升财务处的工作效率。系统实施后，目前学校收费工作已经基本都由自助缴费机完成，一般情况下不需要学生到财务处窗口缴费，解决了原收费系统的诸多问题。值得一提的是，在新生入校期间，4台自助缴费机配上4个学生志愿者，就完成了以往新生入校需要25人左右的收费工作。

2.高校宿舍管理系统及宿舍管理系统和收费系统的接口系统。系统开发公司根据学校宿舍管理的需要定制开发了系统，由宿舍管理人员和学生共同提供宿舍管理数据信息，实现了使用手机APP系统，进行宿舍调整申请、审核、批复工作，进行宿舍维修维护及各种学生使用需求的申报工作。接口主要是从宿舍管理数据庫中提取学生基本信息、调整申请和审批数据信息，按照两个系统数据库适用的统一规则建立数据库，实时反映到收费系统中对应的学生数据中，调整对应学生的宿舍收费标准数据;学生缴费后，接口系统从收费系统中提取学生基本信息和收费数据，形成统一规则建立的数据库，反馈到宿舍管理系统，在宿舍管理员界面提示进行下一步审批，审批结束后领取钥匙。以往这个工作流程需要学生往返各个部门多次，时间也比较长，才能完成调寝，系统建成后，学生基本实现了足不出寝，就可以完成调寝工作。整个过程不需要财务人员人为操作，保证了数据的安全、规范和准确性，也保证了信息的及时性，提高了工作效率。

3.升级收费系统及收费系统和学生管理系统的接口系统。接口系统开发公司根据学校提出的要求，接口主要是从学生管理系统数据库中提取学生学号、姓名、学院、专业、班级、身份证号及银行卡号等基础数据信息，按照两个系统数据库适用的统一规则建立数据库，实时反映到收费系统中对应的学生数据中，生成收费系统中学生的基础信息。收费系统开发公司，将原系统学生数据生成权取消，学生基础信息完全使用学生系统的数据，避免了财务人员人为操作的内控风险;同时取消财务人员人为对学生设置收费标准，建立收费标准数据库，财务人员只需要按收费许可，录入收费标准，由系统自动寻找对应专业的学生，生成应收数据。整个收费数据生成过程，财务人员参与工作不足1%，只需要每年用几分钟时间，将新增收费标准录入系统就可以完成收费设置工作，极大地节约了学校的人力成本。系统最大限度地减少了人的参与，内控风险问题都由软硬件设备管理，规避了以往高校收费系统里一直存在且没有妥善解决的风险漏洞。接口系统从收费系统中提取学生基本信息和收费数据，形成统一规则建立的数据库，反馈到学生管理系统，学生管理系统人员实时掌握学生缴费信息，实时控制学生考评等工作，把收费和学生日常管理自动关联后，学生缴费率也明显提高。以牡丹江师范学院为例，毕业后的学生欠费率由头几年的7.5%左右，减少到目前的2%。仅此一项，每一届学生就减少学费损失500万元以上。

4.收费系统和财务核算系统的接口系统。由财务人员将学校各项收入细致梳理分类，每一个类型制定了确认、数据传输、凭证自动生成的规范，由财务核算系统开发公司，按照学校制定的规范，开发接口系统，该系统打通原有收费系统和财务核算系统的接口，把简单重复的收费数据，直接转化为会计凭证，把原来需要人工一段一段传递的数据，集成为系统同自行传递，即保证了不出现人为操作错误，还节省了大量的人员，同时，会计进行凭证处理也不再需要原有大量的纸质票据，顺应了国家关于实施票据电子化项目的落实。

五、系统评价

整个系统的实施，主要为学校财务管理工作在以下几个方面取得了突破性的作用。

1.原有收费工作和收费凭证处理需要五个人的编制，目前单独一个会计即可完成。

2.提高了服务质量，学生再也不会抱怨在宿舍调整、学费缴纳等工作上学校的工作效率低。

3.规范了财务管理工作，防范出现内部控制风险。通过梳理系统工作的流程和风险点，制定了对应的防控规范，由计算机替代人工操作，避免了学校出现内控风险问题。

综上所述，科学信息技术的进一步发展也带动了人工智能技术的进步，在我国高校管理对于人工智能技术的应用也在不断地完善，人工智能技术的应用在很大程度上影响着我国社会经济的发展。当高校在财务管理中呈现为高度的智能化时，预示着我国社会经济将迈入全新阶段，从而实现更高的价值目标。

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The Application of Artificial Intelligence（AI）in the Charging of Colleges and Universities

TIAN Chuang

（Mudanjiang Normal University，Mudanjiang 157011，China）

Abstract：In order to solve the difficulties in the charging work of colleges and universities，use artificial intelligence technology to change the business process，improve work efficiency，and promote the better development of financial business management in colleges and universities，it is necessary to design and use artificial intelligence in the financial management work.technology according to the analysis，design and application process of a colleges charging management module，it is designed to provide a reference for the financial management of brother colleges through the experience and lessons of the combination of our schools charging work and artificial intelligence.

Key words：fee management;artificial intelligence;project implementation;system evaluation