信息化条件下改进档案管理工作的对策

摘要：基于档案管理工作内容涉及到企业各个项目的数据信息，包括人员档案、资产档案等内容。而且，在企业的发展过程中，档案管理工作的任务量不断增加。为了有效提高档案管理工作的质量和效率，减轻员工的工作压力。各个企业都开始将传统的纸质档案管理模式转换为电子信息档案管理模式，在这个过程中还有一些注意事项需要遵守。具体包括信息安全性、信息完整性及企业管理能力等方面的问题，需要企业引起重视。

关键词：信息技术;档案管理;创新方法

在大数据时代背景下，想要对档案管理工作进行优化和创新，还需要结合不同企业的项目发展类型及方向进行分析和研究，以便于促进企业各项工作的可持续运行。基于此，本文以油田企业的档案管理工作为例，积极制定可行的档案管理工作改革方案。

一、信息化条件下开展档案管理工作的注意事项

在信息化条件下，企业在开展档案管理工作时，还有一些注意事项需要遵守，具体包括以下几个方面。

1、信息安全性的问题

在信息化条件下，改进档案管理工作的基本方式主要是将纸质档案转换成电子档案，从而给管理工作提供便利。而在整个工作流程中，档案信息数据的安全性问题是影响企业可持续发展的关键环节。因此，档案管理工作人员目前工作的侧重点就是如何通过技术手段及管理方案，全方位的保障档案信息数据的安全性。

2、信息完整性的问题

由于现代信息技术在油田企业档案管理中的不断普及，新的油田档案管理理论、方法和原则等不断出现，提出了一些石油地质档案基本理论从未遇到过的新问题。这就给档案管理工作增加了一定的难度，通常情况下，企业在开展新项目时，都会对之前项目的完成情况进行总结，对相关档案数据进行分析和研究。了解新项目开发过程中需要注意的问题，降低项目运行的安全隐患。因此，这就要求档案管理人员能够保障档案信息的真实性与完整性，这样才能充分发挥出档案信息的实际使用价值。

3、工作基本现状的分析

目前许多油田企业的档案管理人员在日常工作过程中，由于受到传统工作观念的影响，在管理工作的流程上存在一定的不足之处，没有充分发挥出档案信息的应用价值。这也与企业内部的人员管理工作有待进一步优化有关，此外，油田企业没有定期开展人员思想意识及专业能力培训教育的工作，也制约着档案管理工作的良好发展状态。这些都是新时期油田企业在改进档案管理工作时，需要解决的首要问题。

二、利用信息技术改进档案管理工作的具体方法

1、建立信息化的工作档案

在进行档案管理工作的改革过程中，油田企业应当积极投入资金技术，引进计算机设备，完善基础设施。并建设专门的电子档案管理工作室，为管理人员开展各项工作提供便利。同时，应当从信息技术的角度构建网络工作平台，研究将纸质档案便捷的转换成电子档案的方法。其次，档案管理人员还应当依据石油档案的处理流程，来进行档案信息化系统软件功能的优化设计。结合工作需要对档案信息进行科学的分类，给档案的存储及取用等工作提供便利，有效提高档案管理工作的效率。这还需要油田企业在发展过程中，为内部各个工作部门之间建立有效的联系性，构建网络交流平台，从而保证档案管理人员能够及时了解项目运行中发生的实际变化。

2、员工的工作意识及能力提升

在信息化條件下，传统的档案管理工作理念及工作形式存在一定的不足之处，无法为企业的可持续发展提供帮助。因此，油田企业在工作过程中必须要及时开展宣传教育工作，通过这种方法，让档案管理人员意识到自身工作的重要性以及新时期管理工作的变化情况。结合信息管理模式与纸质档案管理模式之间的差距对员工展开培训教育工作，提高员工的专业操作能力。此外，想要提高员工工作的积极性，首先要提升员工对企业的满意度。可以通过定期与员工沟通交流的方式体现企业的人文关怀，并通过将企业经济利益与员工个人发展目标结合起来的方式，引导员工自觉规范自身的档案管理工作行为。

3、对信息化档案的安全管理工作

在信息化条件下，油田企业开展电子档案管理工作时，必须要将工作重点放在对档案的安全管理上。这是由于档案信息当中有许多影响企业发展状态的关键内容，但是，现阶段的网络环境存在有复杂多变的特点，网络黑客、网络病毒等都会对系统的安全运行造成不良影响。如果不采取科学的防范措施，就会导致油田企业档案数据的丢失或者泄露。这就要求企业从内部管理工作入手，建立健全的管理结构体系，禁止员工利用企业的网络平台开展各项工作时，随意点击不明网站。此外，企业应当监督员工的操作行为是否按照规定的流程进行，避免由于员工工作马虎而引起的档案运行安全问题。

4、档案管理服务水平的提升

基于档案管理工作是以服务性作为基本属性的。因此，在建设信息化档案管理结构体系时，应当全面掌握提高档案服务水平的方式。在这个过程中，要把工作的着力点转向未来，深化服务意识，改革服务方式。以此来推动油田企业的可持续健康发展。此外，服务属性的提升应当将工作重点落实在如何给员工查找档案资料的工作提供便利的环节上。这还需要档案管理人员不断总结工作经验，分析优化工作内容和形式的可行措施，可以积极借鉴其他企业档案管理工作的优化方法，结合油田企业的实际发展情况做出相应的调整。

结论：

在油田企业的实际发展过程中，企业必须要重点引进信息技术及设备，建立信息化档案管理工作室。构建网络工作平台，然后，通过宣传教育及培训工作，提高档案管理人员的工作素质及能力。确保员工能够对档案资料进行科学的整理和分类，在这个环节，信息安全管理能力及服务水平的提升是档案管理工作的重点环节。需要企业构建健全的管理结构体系，规范员工的工作行为，从而使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求。

参考文献

[1]施华华.试析信息化条件下如何改进档案管理工作[J].中文信息，2016（7）：168.

[2]王彩莲.分析档案管理的发展趋势——档案管理信息化[J].才智，2019（24）.

刘安元  1971年4月生人，籍贯，天津市滨海新区  人，1992毕业于大港石油学校  中级工程师 现从事档案管理工作。

（中国石油大港油田勘探开发研究院 天津 300280）