医院后勤采购管理工作分析研究

2021-07-14刘静涵

管理学家 2021年9期

刘静涵

[摘要] 当前，医院后勤服务社会化改革不断发展，物资采购供应是医院后勤保障的一项重要内容。近些年来，医院后勤采购管理工作在积极探索新模式，以降低采购成本、提高服务效率为核心原则。文章简要介绍了医院后勤物资采购工作的作用及主要内容，对后勤采购工作的规范化管理进行了论述并针对在采购工作中的常见问题提出了相应对策。

[关键词] 医院后勤；物资管理；采购管理

中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）09-0051-03

在医院的所有后勤工作中，物资管理工作是重点，对医院运营发展起到了重要的作用。近年来，我国医疗体制改革不断深入，相应措施逐步落实，在新的形势下，对于医如何做好后勤物资管理工作提出了新的要求。物资供给对医院的临床医疗质量有直接影响。如何既提高医院后勤服务质量，又要尽量减少开支，值得后勤管理人员研究思考[1]。物资的采购与供应这两部分作为医院后勤物资管理工作的重点，直接涉及物资采购质量、成本控制。

一、医院后勤物资采购工作的作用和内容

（一）医院后勤物资采购工作的作用

医院正常运作以及医疗工作所必需的物资和设施都离不开医院后勤物资采购工作，后勤物资采购工作是医院成本控制的重中之重。后勤物资采购为医院的医疗工作提供保障。医院后勤保障物资采购工作所涉及的范围非常广泛，受到医院各级领导以及医院财务部门的重视。

采购管理工作既是医院运营管理体系的核心内容，也是影响医疗工作水平乃至医院发展速度的关键所在，而医院规模的扩大以及医疗卫生体制改革的逐步完善也对医院采购管理工作提出了更高的要求，促使医院采购人员从采购流程、管理机制等层面来实现医院采购管理目标，为保障和支持医院各项工作有序开展奠定基础。

政府采购和院内自行采购是医院物资采购的两大部分，属于政府集中采购目录以内的物资或者金额在限额以上的物资为政府采购。单项或批量物资采购预算低于限额标准且不在政府采购目录中的物资采购行为属于院内自行采购[2]。

因此，医院后勤部门所采购的物资，不但能够为医院各部门有序正常运行提供保障，而且对于医院的科研教学等方面也起着至关重要的保障作用。充足的物资供应不仅能够保障全体医护人员的工作，更是为患者能够在医院顺利安全的就诊保驾护航。基于此，医院后勤的采购工作需要在保证采购物品质量的同时还需要为医院节约成本。采购人员从采购预算的申报、采购项目的执行、对供应商的日常管理等环节都需要格外谨慎并实行全程监管。

（二）后勤物资采购工作的内容

后勤采购面向医院全部科室，需要采购的物资种类繁杂、数量极多。涉及物资包括：家具機电类、五金材料类、办公用品类、印刷品类、被服用品类、综合医用品类、药品包装材料等。每个大类下还包含了小类，每个小类下又细分数万种产品。每个产品都有其不同的用处和特性。这就需要采购人员对于自己所采购的产品特点十分了解。采购工作除了日常采购下单与结账外还包括：采购预算的上报与执行、产品调研、填报采购计划、执行采购项目、与供应商签订采购合同等工作。除以上日常工作之外，后勤采购人员还需要对供应商的日常供货工作进行监督和评价，对于不达标的供应商提出警告，乃至终止合同。采购人员对于下单时间和供应商送货时间要尤为注意，不能出现断货或送货不及时等情况，以保证医院各项业务正常运转[3]。

因为后勤物资涉及专业面极广，每项产品都有不同的专业特性，除常规的医疗用品外还包括水电气暖等多种大型专业设备，如配电柜、中央空调、救护车等。因此，采购人员在采购过程中需要进行大量产品调研、咨询专业人士、学习专业知识等，确保所采购产品质量的同时节约采购成本。采购人员在对产品的调研过程中，除了需要了解使用科室的基本需求及产品的市场价格外，还需要了解和考察产品所需的资质、适用范围、专业特性、技术参数以及供应商的服务水平等内容[4]。除此之外，产品的规格型号、家具的款式尺寸、送货时间及地点等细节确认也需要采购人员与使用科室及供应商进行确认，以确保采购到的产品能够及时送达并且符合使用科室的需求。

二、采购工作的规范化管理

在医院的发展过程中，物资保障是其重中之重，采购工作的规范化管理可以反映一个医院的管理水平。高质量的医疗物资不仅可以推动现代化医学事业的发展，更可以提高医院的核心竞争力，同时它也是医院实现社会和经济效益的重要前提[5]。

采购工作的规范化管理应确保采购过程的公平、公正、公开。医院后勤采购工作需严格按照《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》《行政事业单位内部控制规范（试行）》等法律制度的相关规定执行。医院可以采用归口管理方法，按照决策权、执行权、监督权分立的原则，并结合医院实际情况，科学规范地设置物资采购管理机构并明确相关的职责权限。例如，某三甲医院的采购工作实行“统一管理、分类采购”的原则。其工作机构包含党政联席会、采购中心、业务归口管理部门、采购监督工作小组、采购需求部门。

统一管理：医院采购业务实行统一管理，采购中心为医院采购业务统一管理的归口部门，负责医院采购制度的制定，采购流程、采购方式、采购标准的规范，建立有效的采购运行管理机制等。

分类采购：采购中心、业务归口管理部门同为医院的采购实施部门，各自在业务职责范围内按照医院统一的采购规定实施采购。

制定合理的规范要求，在实际的采购过程中，对采购过程进行政策指导，并通过科学的预测对采购的各个环节进行合理的调整，最大程度的节约采购成本，使流程更加规范，减少采购风险，确保医院设备耗材的质量的同时降低成本。同时，负责医院物资采购的管理部门要加大对采购人员采购行为及观念的培训力度，使其永远把医院的利益放在首位，对于医院所需物资的采购信息和采购制度能够明确知晓，与院内需求部门保持良好沟通，及时了解各个科室所需物资数量、规格及单价等重要信息，确保采购后的物资利用率最大化[6]。另外，采购人员在采购过程中要对产品的供货渠道进行充分了解，在确保产品质量没有问题的情况下，寻找性价比最高的供应商进行供货，确保所采购的产品符合临床科室及各部门的使用需求，使采购物资功能得到最大程度的发挥[4]。医院现有设备耗材使用率低、库存量大的现象，使医院在资金的周转上受到影响，而盲目采购是这种现象出现的原因之一。因此加强采购过程的规范化，通过提前了解使用科室需求量，上报采购预算等方式控制采购成本及采购数量，最大限度地降低产品的闲置率[7]。此外，医院的采购管理工作水平与经济发展之间也有着密不可分的联系，采购工作的规范化管理对于保障医院经济发展以及提高医院经济效益起到了重要作用。通过对医院采购行为实施科学化以及规范化的管理，制定出合理的采购计划；采购部门应结合历史数据及使用科室的发展需求，明确并详细了解医院改造等项目规划，并根据项目规划制定出合理的采购方案，以此保障医院的发展；同时，采购部门需要把控好采购风险，杜绝资金浪费等现象的出现。与此同时，采购部门还需要确保价格合理、质量合格、售后服务全面。

三、常见问题及对策

（一）医院后勤采购管理主要问题分析

1.采购渠道及形式复杂多样

当前，政府采购、医院自行采购和招标采购，是医院物资采购的主要形式。政府集中采购目录规定范围内的物资或者金额在限额以上的货物、品种及医院的各种医疗设备一般为政府采购，至于其他后勤工作所用的辅料、办公用品等都是医院通过市场自行直接采购。这种采购方式会有全省或者全国招标，还有医院自行举办的招标等，由于采购方式复杂，所以产品渠道复杂多样，没有统一的标准，在流通和库存中造成了大量成本的浪费[8]。

2.采购品类和关联部门繁杂

为了使正常的医疗和科研需求得到充分保障，医院有较高频率和较大规模的物资采购活动，除了医疗器械、药品以外，还包括主要由后勤管理部门负责采购的、医院运营过程中的日常物资，采购品类繁多。另外，采购时涉及的部门和科室非常繁多，除了一线医疗科室外，还包括病房、药房、实验室、职工宿舍等。由于采购的物资品类繁多，而且具体需求各有差异，这会在很大程度上加大后勤采购管理工作的难度，而且涉及部门与部门之间的利益矛盾，严重影响了后勤采购管理工作。例如多头管理、多人负责、重复报账等现象，造成人浮于事、工作效率低下，也容易滋生腐败，同时也违反了审计部门与财经纪律部门的规范要求，为今后的上级财务检查造成很多困难。此外，采购时的执行政策，没有明确的法律法规进行规范，使部门之间产生利益分歧，从而影响采购管理工作的顺利进行[9]。

3.采购费用控制难度大

现在市场竞争日趋激烈，供货渠道复杂多样，价格不断变化，加上供应商营销手段五花八门，而且货物质量也参差不齐，因此医院招标采购价格方面也有较大悬殊，在一定程度上影响了采购管理工作的顺利开展。此外，对于保障性设备与应急物品的采购，通常采取的方式是特事特办，因而在采购渠道的选择与采购流程方面不够严谨，物资采购价格过高。例如，在面临2020年初发生的新冠肺炎疫情时，医院通常会选择一次性购进大量消毒物资、隔离物资等，从而导致采购费用难以控制[10]。

4.供应商综合素质较差，质量参差不齐

由于后勤物资采购所涉及的部门较多，采购物资品种繁杂且供应商多而分散，因此供应商提供的产品质量上也有所差别。另外，少部分供应商可能存在资质问题，产品质量无法保证会影响医院的正常采购和医疗运行。未来随着医院规模的不断扩大和精细化管理要求的不断提升，对医院后勤物资质量、品种、数量、库存和效率等都会有更高的标准。因此，后勤管理部门应更多思考如何利用信息化手段提高采购效率，使后勤采购成为保障医院整体平稳高效运营的重要支柱。

5.信息系统不够完善

虽然有些医院已经建立了物资领用信息系统，但是系统建设并不完善，在库存数据的更新上存在滞后性，当相关部门进行物资查询时不能准确获取物资数量。而且此系统也没有和医院的财务系统进行数据对接，只是作为物资查询和申领使用，后勤采购人员还要先进行对账，然后再进行订单、出入库和发票数据的录入，工作量增加，耗时费力[11-12]。

（二）主要对策

其一，设立集中采购部门，进行统一采购。设立的物资集中采购部门主要负责对后勤物资进行集中采购、供应和管理。运用先进的互联网技术能更好地进行采购管理，通过互联网技术明确相关管理部门在物资采购各个环节的管理职责，同时掌握物资的领用及库存情况。另外通过先进的互联网技术可以对供应商的价格进行市场对比和调查，使采购过程更加严谨，各部门采购账目更加清晰[12]。

其二，加强市场调研工作，对产品市场价值、供需数量等进行统筹规划和调研，减少盲目采购，提升采购费用控制水平。

其三，针对供应商质量参差不齐的情况，后勤管理部门须加强对供应商的管理，通过建立公平有效的进入退出机制、末位淘汰等方式打造优胜劣汰的供应商选择活水机制。此外，后勤管理部门还应当对供应商的行为给予明确的指导，建立供应商管理制度和考评机制，对供应商形成有效的管理和激励，在各供应商之间形成长期竞争关系，不断激励供应商提供更好的服务。

其四，建立医院综合信息平台网站，不断简化服务流程，减少运营成本。无论是通过医院内网还是外网，都可以实现物资的采购、验收、入库、出库以及质量评价等，提高后勤物资管理的现代化水平，提高服务质量和效率。

参考文献：

[1]乔嵩.浅谈以人为本的医院后勤采购管理[J].中国医院建筑与装备，2007（12）：17-19.

[2]左廣友，刘九红.事业单位加强采购管理的分析[J].中国产经，2020（02）：30-31.

[3]魏菡，张玥婷，赵国强，黄浩.医院物资采购规范化管理分析[J].财经界，2020（27）：26-27.

[4]王士锋.医院设备器材采购管理规范化的作用研究[J].中国医疗器械信息，2020，26（19）：143-145.

[5]张文娣.浅谈医院招标采购状况和改进方法[J].中国招标，2017（28）：29-31.

[6]陈勇波，杨敏，王岚.上海市某医院后勤物资采购信息系统的创建及应用[J].医学与社会，2018，31（03）：53-55+75.

[7]韦来平，王卉卉，陈丽琼，周俊.规范医院后勤物资采购管理[J].江苏卫生事业管理，2008（05）：76.

[8]蔺大明.浅析公立医院后勤物资采购风险管理[J].江苏卫生事业管理，2019，30（05）：669-670.

[9]司东信.论综合性医院后勤管理[J].黑龙江科技信息，2014（23）：288.

[10]彭明强.新常态下的医院后勤管理实践与思考[J].中国卫生人才，2021（01）：14-16.