浅谈高校教学档案信息化建设

孔祥怡

常德职业技术学院党政办公室

高校教学档案是对高校教学活动的真实记录，包括教学管理、教学实施过程、教师管理、学生管理和实验室管理等[3]，是高校日常教学活动过程中形成的具有重要保存意义的原始记录。高校教学档案可以全方面反应高校教学管理水平及教学水平，是高校教学质量评估的重要依据。随着信息技术不断发展，互联网成为时代主流，而信息技术在不同领域的广泛应用，不仅推动了相关行业进步，也推动了国民经济快速发展。高校教学档案信息化建设是将档案管理模式向信息化转型，通过对高校教学档案的电子化、数字化和网络化管理，最终实现教学档案的信息化管理。教学档案记录了学生、教师及教学管理人员在学校内的各种日常活动，由于其真实记录的特性，因此能够最大程度上客观反映学校教学情况，是具有重要参考价值的原始资料。

一、高校教学档案特点

教学档案内容丰富。高校教学档案包含的内容十分广泛，具体有：上级部门有关教学方面的各种文件；跟学籍有关的资料；跟招生有关的资料；跟教学有关的教学大纲、教学计划、教学辅导材料、教学教案以及教学改革方案；学生实习方面的资料；教材；教务部门和教学行政部门的资料等，内容非常庞大复杂。

教学档案载体多种多样。传统教学模式，教学档案载体以纸质档案为主，随着计算机技术的问世和不断发展，档案的载体也呈现多样化发展趋势。例如：电子文档、电子学籍、视频及录音等。

教学档案形成周期较长。高校教学活动具有周期性特点，通常以学制和学年来划分周期。周期又因专业不同而存在差异，例如：护理专业通常是三年一个周期，药学专业通常是四年一个周期，医学或者口腔则是五年一个周期；除此之外，每学年分为上下两个学期。

高校教学档案来源部门较多。教学档案来源于以下部门：上级部门；高校教务部门；学生工作组织；其他行政相关部门；教师教学活动材料；学生学习活动材料；教学管理负责部门材料等。高校教学档案囊括了学校日常活动的各个环节，收集过程复杂繁琐，难度较大。

教学档案可利用性较高。实践应用证明，高校教学档案的实用性越来越大，特别是新生录取名册、毕业学生名册、学生成绩表、学生学位审批表等资料，利用率高达80%以上。高校教学档案在档案系统占有重要地位。

二、高校教学档案内容

（一）具体归档内容

1.上级教育教学主管部门下达的文件。

2.高校制定的教学管理制度、规章、规定和办法等。

3.课程建设、专业建设、教学大纲、教学计划、教学立项及教学日历等。

4.文字、音像教学教材及CAI课件等，即教学质量监控材料和教学相关信息。

5.教学过程、教学运行材料

6.学生和教师各类竞赛、检查、评估记录和总结。

7.招生材料、学生成绩单、学生名册、学籍变动文件等。

8.其他教学管理文件。

（二）归档要求

1.教学档案通常按照学期或者学年立券，以学年教学资料设立总目录。二级类学院教学资料总目录需要上交一份给教务处。教学档案立券时以高校档案室制定的办法进行归类，确保案卷标题准确，能够从标题判断案卷具体内容；案卷内的文件材料需要登记到目录上，逐一做好编号。案卷厚度适当，包装牢固[4]。

2.高校教学档案归档的文字材料必须是原始文件。对归档档案要有完备的审查手续、文件制成材料合格、格式标准统一。

3.分类组卷。档案归档要根据内容进行组卷，力求每组材料之间存在内部联系，通常以批复在前、请示在后，正稿在前、底稿在后，文件发布时间，文件保管时长，单位级别等原则进行排列。

4.归档数量。通常来说，原始资料、各种文件手稿和正本都是归档一份，而对于一些使用率较高的文件，应根据实际情况增加副本，以保证原件不被损坏。学生实习材料、课程设计等成果性资料要归档多份，学生毕业设计需要做到全部归档。

5.凡是通过计算机打印出来的纸质教学资料，对应的电子文件需要长久保存，以便长久利用。

三、高效教学档案管理现状

高校教学档案管理理念滞后。高校教学档案管理受传统管理方式影响较大，长期停留在传统管理模式下，信息化水平低。高校对教学档案相关工作重视度不够，存在粗放式问题，收集档案资料缺乏监督，整理方式照搬一般档案整理方法，不注重案卷之间的联系，导致档案资料利用率大大降低[5]。

高校教学档案工作难度较大。随着信息技术的不断发展和应用，高校在教学过程和教学管理方面逐渐开始应用各种软件，导致电子文件数量非常庞大复杂，没有行之有效的资料收集整理归档措施，反而加大归档难度。高校教学档案负责人员属于独立部门，不直接参与各种资料制成环节，因此引起资料收集整理不及时、不成套等问题。

高校教学档案工作方式相对传统。大部分高校档案收集手段还以手工为主，全程由人工收集、整理和查询，网络化收集系统应用较少，很难使档案收集工作效率得到显著提高。

四、高校教学档案信息化建设面临的问题

（一）信息化高校教学档案的网络安全问题

相对于传统纸质教学档案管理方法，信息化教学档案管理存在较大的风险性。电子档案的安全问题是制约信息化教学档案发展进程的首要因素。高校教学档案管理工作过程非常复杂繁琐，相关负责人员受限于自身管理水平很难科学高效的进行信息化档案管理，另外，相关设备硬件和音像教学档案使用频繁等问题都会造成一定的网络安全问题，很难保证档案数据安全，导致一些保密性较强的案卷存在较大的泄露风险。

（二）信息化高校教学档案建设资金投入比重不足

高校教学档案信息化建设必须依托于高精尖专业硬件设备才能实现，案卷电子数据库需要专业人员进行管理和维护，因此，高校教学档案信息化建设需要大量的资金做基础。调查研究发现，当前我国政府部门和各个高校对教学档案信息化建设的资金投入比例较小，各组织机构对教学档案信息化建设重视力度明显不足，支持力度难以使其得到优化发展。特别是硬件设备的采购和专业人才引进这两方面，直接影响着教学档案信息化建设能否顺利开展，然而，资金投入不足导致高校教学档案信息化管理缺乏基础设备和人才支持，严重影响了信息化建设的顺利开展。

（三）教学档案管理人员专业素质不足

高校电子教学档案信息化管理专业性非常强，想要顺利实现高校教学档案信息化管理模式，专业的管理人才是首要保障。传统纸质档案管理对从业人员要求较低，而信息化档案管理不仅要求从业人员具有专业技能，还要具有较强的综合素质。从现实情况来看，我国高校教学档案管理人员大都并非档案管理专业出身，导致高校教学档案信息化管理成效大打折扣。信息化档案管理过程中，需要对档案数据进行分类统计、分析整理，每个环节都涉及到计算机的灵活运用和操作，从业人员专业能力不足，将严重影响高校教学档案信息化管理的发展[1]。

五、高校教学档案信息化建设策略

（一）增强高校教学档案相关管理人员档案建设意识及信息化管理意识

加强档案管理从业人员的档案意识，增强其工作使命感感和责任感，是从内在原因出发，发挥人的主观能动性，使管理人员形成兢兢业业、勤奋刻苦的工作态度。在具体的实施过程中，可以把高校教学档案资料的利用价值和职工的业绩提成结合起来，利用绩效奖惩手段使档案服务意识贯穿于整个信息化档案建设过程，充分实现教学档案服务学生、教师、教学的性能。高校教学档案信息化管理的本质是利用最新的信息技术实现对档案数据的管理，信息化技术并不是单一的指计算机设备，还包括技术、管理与人之间的优化集成。人，是任何事物发展的第一要素，因此，档案管理者树立正确的档案建设意识和信息化意识，是档案信息化建设成功开展的关键[3]。

（二）加强硬件设施配置，提高档案数据安全性

档案信息化管理是通过计算机技术设立网络档案信息服务窗口，这就要求相关机构共同努力，提高档案数据信息化标准建设和档案管理软件的技术及应用水平，以确保电子档案信息交换、电子档案资源共享顺利实施，并保证档案资源的安全性、原始性及可靠性。可以采用多级存储体系来实现对安全性的高要求，具体是指对档案数据的存储采取磁盘、磁带库、磁盘阵列多级存储。另外，RAID1技术即磁盘镜像结构也可以进一步确保数据安全，RAID5即分布式奇偶校验的独立磁盘结构技术，可以将档案数据的安全性提到最高，同时也能够增强数据读取功能。

（三）设置档案查阅流程，保证其保密性

高校教学档案查阅可以采取分级分权流程审核方式。一般来说，教学档案的查阅和利用要涉及到不同部门，而不同档案针对不同的部门有不同的保密性要求，因此，采取分级分权审核方式，可以确保低级别权限用户无法接触到高保密档案。

六、结语

高校教学档案内容繁琐复杂，档案信息化建设是高校教学档案管理发展的必然趋势，同时也是深化教学改革、提高教学质量的需要。高校和相关政府部门要加大对其重视力度，完善档案信息化基础设备设施建设，从而提高档案数据的管理水平和应用价值。