房地产档案管理信息化的意义及改进策略

2021-07-13徐建华

兰台内外 2021年12期

摘要：随着市场经济不断发展进步，房地产档案行业发生了很大变革。就房地产管理而言，档案管理是其中的重要部分，有着很强的保存价值，对于房地产行业发展影响很大，所以需要对其加强重视，与时俱进，积极进行信息化建设。只有这样，才能使房地产档案管理工作更好地满足社会发展需求，促使房地产行业实现长远稳定的发展目标。基于此，本文主要针对房地产档案管理信息化的意义及改进策略进行了详细分析，希望能够对相关人员有所帮助。

关键词：房地产档案管理;信息化;意义;改进策略

随着房地产行业的飞速发展，传统房地产档案管理措施的弊端越来越凸显，很难有效满足各方面提出的要求，信息化建设显得十分紧迫。这种新型的管理方式具体就是借助信息技术，进行各种信息数据的保存，而且在这种方式下，可以通过表格、图片等形式将房地产档案信息生动的展示出来，以便更好地应用。不过就具体情况来看，因为各方面因素影响，使得当前部分工作人员对于房地产档案管理工作并不是很重视，因此创新改革自然更加无从提及，信息化建设进程就受到很大阻碍，对于房地产行业的发展也造成了一定的不良影响。就这一方面来说，加强房地产档案管理信息化的意义及改进策略探究意义重大。

一、房地产档案管理信息化的意义

在信息化时代背景下，信息技术已经渗透社会的各个行业，并且掀起了一股信息化建设热潮，房地产档案管理也不例外。借助信息化手段进行房地产档案管理，不仅可以很好地解决纸质档案保存占据空间大、难度大等问题，同时还便于更好地修改与处理，各个环节的工作开展也会变得更为轻松，工作人员的工作压力也极大降低。最为主要的一点是，档案信息化管理体系可以促进实现分类管理、自动存档等，信息搜索速度变得更快。而且在具体操作中，电子档案还能打破传统区域限制，只要有网络和权限，便能随时随地地进行相关信息的获取与应用，更为便捷。

为了使房地产档案与社会发展需求更好地契合，还得注重档案管理方式与信息技术手段的有效结合，并借此来促进管理信息化建设。相比较于传统的档案管理方式，信息化管理可以将房地产档案信息分类别的储存，效率更加高。同时，信息化管理最为突出的一点优势便是借助网络可以有效进行信息输入与输出。档案管理人员将相关的信息输入系统之后，其他部门人员可以通过网络进行信息的交换和共享，同时还能有效交流。

对于一些有需要的普通市民来说，也能借助网络获取部分信息，这样对于房地产事业的进步有着很大助力。除此之外，档案管理信息化还能将之前的纸质资料转变成为数字信息，这样便可以很好地避免天灾人祸的影响，如火灾、虫害等等。而且，工作人员在档案信息资源搜索的时候，耗费的时间也更加少，服务质量自然也可以得到更进一步提升。

二、房地产档案管理信息化建设中主要存在的问题

1.信息化建设不受重视

在房地产档案管理朝着现代化、信息化方向不断推进的时候，传统档案管理工作迎来了很大挑战，对其要求也更加高。在具体工作开展中，部分工作人员依旧没能认识到信息化建设的重要性，积极性不足。就这一问题而言，可以说是当前房地产档案管理信息化面临的最大阻碍，同时在这一问题引发下，还会使很多房地产档案信息不能及时完整的归档，严重影响到信息的有效性、准确性等。

2.人才专业能力不足

要想更好地实现房地产档案信息化管理目标，离不开优质人才支撑，具体就是需要档案管理人才具备前瞻意识、信息素养以及专业技能等。不过就具体情况来看，当前房地产档案管理人员并不具备这些，综合素质存在参差不齐的情况，甚至还有部分人员没能接受过专业训练，进而在面对信息化建设的时候，处于一种茫然状态，即便了解其重要性，但是却不知道从何下手。还有一些人员满足于现状，在工作中采取得过且过的态度，不愿意学习和接受新鮮事物。

3.管理手段滞后

因为各方面对房地产管理信息化不是很重视，所以使得在这方面的投入也不是很足。例如，硬件设施、软件设施等等。同时，在人员培训上也缺乏明确目标与规范计划，忽视了制度的完善，这便导致信息技术的应用存在显著滞后情况。

还有一些单位虽然应用了信息技术，不过往往停留于表层，没能将其作用充分体现出来。很多房地产档案管理人员依旧沿用传统老旧的管理方式，又或者是在形式上简单的实施信息化管理，忽视了结合自身情况不断完善，人工操作依旧占据着绝对的主导地位，与信息化管理要求严重不符。

三、房地产档案管理信息化的改进策略

1.积极进行信息化建设

在房地产行业迅猛发展背景下，相应的档案信息也呈井喷式增长，传统管理模式显然难以有效满足其要求。所以，在具体工作开展中，积极引入信息化技术是必然趋势，因此得积极进行网络建设。具体可以从以下几方面着手：

一是进行数字化处理档案信息。简单来说，就是将之前的纸质文件档案转变成为数字版的，在转化中可以通过多媒体技术、扫描技术等来实现，表现出全新的形态。之后，再通过数据库进行储存，并且备份至云端，进行多方面保护，为接下来的应用做好准备。在此过程中，需要建立起统一化管理，同时不断提升信息库的规范性与安全性，有效打破传统时空束缚，促进资源共享目标的达成。

二是健全数字化档案平台，结合实际推出相关管理标准。就当前情况来看，我国很多地区的房地产行业档案都已经着手进行数字化转化，不过相应的档案平台建设与管理却没能紧跟其后，进而时常出现数据混乱、丢失等不良问题。为此，在平台建设初期，就得注重管理规范化工作的开展，为接下来的维护、查找与应用做好铺垫。

三是在数据采集过程中，应该确保细心仔细的设置目录，确保其与档案能够相对应。同时，档案的分数、页数等都得做好备份。

四是关注细节方面的开发。例如，前台交互界面应该与具体工作深度的融合，以便工作人员更好地进行数据录入与整理。而对于后台设计而言，便得细心做好数据处理流程工作，在数据录入之后，后台便得立即进行归档，以便用户更好地获取，充分发挥档案资料的作用。

2.构建完善的档案信息资源共享平台

随着社会不断进步，信息共享传递显得越来越重要。而对于房地产档案管理来说，也应该充分发挥出网络化作用，为该行业的发展提供有力支撑，帮助管理工作人员更好地解相关情况。构建良好的房地产档案信息平台主要存在以下几点优势：

一是可以促进开发商与政府间的沟通交流，促进统一化管理目标的达成;二是能够增强开发商之间的沟通，打破传统“信息孤岛”情况发生，为整体行业发展提供推动力;三是为购房客户提供便利，不论是档案信息查询、房屋买卖以及手续办理等，都能直接在平台上进行规范化操作，避免各种虚假诈骗等行为出现。针对此，各地房地产管理部门应该基于自身实际情况，积极建立完善的管理体系，在这一过程中，需要将各种先进技术合理利用起来，推动各方面的有效沟通。同时，还应该将平台纳入至发展规划中，设置好信息接口，与国家统一管理体系相衔接，推动房地产档案管理水平更上一个台阶。

3.注重档案管理软件的升级

在信息化时代不断推进下，房地产档案信息化成为房地产行业发展的必由之路。不过要想使这条发展道路更加畅通，必须得有良好的管理软件作为支撑。在软件开发中，要求相关方面加强关注本行业与其他行业之间的差异性。

首先，房地产档案要建立各种数据库，其主要目的就是便于数据共享，推动管理一体化的实现。房地产行业档案类别多样化，对于目录有着各种要求。因此，管理软件需要具备良好的兼容性与扩展性。

其次，在信息化建设中，还要确保各项功能的完善性，提升用户满意度。

最后，档案管理软件还应该具备良好的数据独立性。随着工作环境的不断转变，技术不断发展，难以避免地出现数据迁移情况。为此，数据需要具备良好的独立性，并且还要存在科学备份方案，只有这样才能很好地预防数据错乱问题的发生，为房地产行业的稳定发展奠定扎实基础。

4.积极进行安全建设

数字化房地产档案管理系统的建立对于行业管理水平的整体提升有着很大推动力，不过因为信息时代存在开放性等特点，所以会带来一些不安全因素。就档案管理系统建立来说，其属于一个复杂性、系统性工程，涉及到多个环节，如数据传输、数据处理以及储存等等，这些环节都可能受到外界攻击，进而带来不必要的损失。这就需要加强各个环节的安全把控，确保档案信息的稳定性及准确性。

要想有效实现这一点，需要相关人员注重规范化工作的开展，确保系统可以无漏洞的开展各项工作。

首先，应用正版软件同时还得结合实际情况不断升级系统，做好补丁操作。在安全性设置方面，也应该经常性的变化与审查，如密码更新、服务器维护等等，这些都是十分重要的。

其次，在确保系统安全性前提下，还得关注数据库信息数据的安全性，这可以说是整个工作的重点所在。所有安全工作开展的目的都是为了保障档案信息的真实完整性，因此，加密措施的实施十分重要，具体可以借助防御层的增加、转码、权限设置等方式进行处理，以便达成理想效果。

5.注重人才队伍建设

在新时代背景下，房地产档案管理信息化发展是必然趋势。所以，相关工作人员必须树立全新的管理意识，基于自身工作特点针对性的学习，弥补不足，以便更好地满足工作岗位需要。不论是房屋中介、房产管理局或者是开发商等等，都得注重工作人员的教育培训工作的开展，并且加大信息化发展的宣传力度，尽可能增强档案管理人员的综合素养，使得他们成为社会发展需要的人才。

首先，档案管理人员应该具备再学习意识，主动进行信息技术方面知识的学习，并且积极参加各种相关培训。

其次，对于相关部门来说，应该从以下两方面着手：一是从外引进优秀的信息化人才，为档案管理团队补充新鲜血液;二是加强现有工作人员的培训管理，经常性的组织开展讲座、研讨会等。

最后，档案管理部门应该合理进行薪酬福利待遇的完善，激励工作人员主动学习和认真工作，提升工作效率。通过这种方式，便能有效提升档案服务水平，促进房地产档案应用范围进一步延展。

6.完善房地产档案管理制度

就当前情况来看，我們已经推出了电子档案管理相关制度，旨在提升管理水平和规范性。不过，相比较于其他行业的档案管理，房地产档案情况比较特殊，管理方面也有着一定的差异性。所以，在管理制度建设中，应该充分考虑到本行业的需求和特点，以便为房地产档案信息化管理工作更加有效的开展提供助力。

要想更好地提升房地产档案管理规范性，确保工作稳定有效的开展，便得建立完善的档案转移、收集以及存储等制度，使得工作人员能够有法可依。同时，还应该进行建设标准细化，不断完善相关的法律法规，切实提升房地产档案管理工作地位，使得各方面都能对房地产档案信息化管理工作给予充足的重视。这样，房地产档案信息化管理建设便能更加顺畅的开展，最终达成理想的发展目标。

四、结语

综上所述，在信息化时代背景下，社会各个行业都发生了很大变革，而房地产档案管理也应该与时俱进，积极进行信息化建设。为了更好地满足各方面需求，借助软件平台提升档案数据信息的规范化与数字化，同时积极进行数据应用的展是一种必然趋势。信息化作为一种新型管理方式，将其合理应用至房地产档案管理工作中，有助于提升其工作的便捷性与科学性，促进工作效率更上一个台阶。不过在具体建设中，需要相关方面充分考虑到房地产的具体情况与要求，这样才能更好地提升管理的适用性与有效性，为房地产行业稳定有效的发展提供有力的支撑。

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