论新形势下医院人事档案管理信息化建设

摘 要：经济水平以及科学技术水平的进步和提升有效推动了我国社会逐渐进入信息化时代，在这样的背景下人们对生活需求、医院对内部管理的要求不断提高，因此医院档案管理应该不断实现信息化和创新管理理念的应用，提高档案记录的准确性、高效性，同时保障档案在保存过程中和审阅过程中的安全性。本文从目前医院档案管理存在的问题入手，对医院档案管理信息化建设进行研究和讨论。

关键词：档案管理;模式改革;医院档案;应用策略

人事档案是每个人工作及生活的一份长期匯总资料，对每个人以及工作单位了解工作人员基本经历有着不容忽视的作用。因此，相关机构应该建立健全人事档案管理基本制度，每个环节都应严谨细致从而确保环环相扣。在医院中医务工作者的专业知识水平以及职业操守等时刻影响着医院的发展和医院医疗的整体水平。在医院的人事档案中，每一个医生的基本简历、思想水平、业务能力等都被记载，医院进行这些人事记载，有利于对医生实行管理，对于医院的发展来说十分有利。同时，可以将人力资源的使用率达到最大化，对于医院整体的发展大有裨益。

一、新形势下，医院人事档案管理信息化建设的意义

1.提高医院工作人员的工作效率

人事档案管理在以前以人工手动保存和寻找为主要方式，因此在工作时，工作人员会在资料的接收、存放以及整理方面耗费非常多的时间和精力，并且在保存过程中也会有很多不定性的因素牵制工作人员，从而降低工作效率和员工的积极性。在原先的方法中，大多数是通过采用实体管理而进行人事档案管理工作的开展，但是在工作中会使用掉大量的人力与物力进行档案资料的收集与整理，工作进程相对较慢。在结合了现代化的方法进行网络信息化管理之后，使整个工作进程开展的更加顺利、迅速，且工作成效也得到了一定提高。例如，如果在以前想要查找某个人的人事档案资料，工作人员必须先了解所查档案保存编号并在资料柜中寻找，资料成千上万从而会耗费很多的时间并且降低了准确性。但是现在与信息技术的结合可以大大增加资料收纳的规范性和高效性，查找某人档案时只需输入此人的某项重要信息便可轻松找到目标。信息全部在电脑里保存，不仅可以减少人力和财力的浪费，还能使人事档案系统更加规范从而提高查找的速度以及信息资源的高效利用。

2.直观地显示团体发展

综合许多档案整理经验，我们不难发现信息和数据是档案的核心，也正因为档案数量庞大、层次界限不明，才显示出档案建立有着很大效益。每个医院工作者的日程安排、特定问题策略方案、整个团体的运作情况、规划目标的制订、标准的修改更新等等都被记录，档案的存在解决了信息冗杂的问题，而档案的管理则更好地对信息进行分门别类，很大程度地降低了工作的复杂度，提高了各个方面的工作效率。通过管理档案可以十分直观地知晓某个团体的发展运作状况，也因为档案的存在使很多工作处理起来十分便捷，提高工作完成度的同时也会保证质量。顾名思义，管理档案是将一个诺大的数据体系进行综合整理，让每个方面的信息都变得有条理而且系统化，人们可以简明直观地得到自己想要的信息。任何一个团体都离不开档案的建立还有整理，它将清楚地显示团体的运作和经营情况，把现实情况简明扼要地展现出来。

3.便捷地帮助人们解决问题

医院档案的管理给领导者提供了一个参照面，就像给毫无头绪的人提供一个标准，这样人们就可以参照这些信息来制订出策略。管理档案的终极目的就是合理并且有效地利用信息，这样也能更好地帮助团体应对变化情况，通过信息并结合实际来分析某个时期的态势，并针对当前的问题来制订出解决方案，以及调整团体未来的方案跟计划，通过档案信息来对局势做出判断并给出应对方法。因此，医院领导层更要重视对档案信息的分析与利用，科学地分析问题所在，并根据现实情况制订出解决办法。毫无疑问，医院档案管理创新带给工作人员巨大的便利，更方便人们解决问题，提高了生活质量，也让工作变得更加简单，团体以此为基础会更好地发展前进。

4. 有效督促管理人员综合素质提高

人事档案是一个具有特殊性的工作岗位，它对于管理人员的首要要求就是具备良好的思想素质、强烈的责任感等，但除了这些基本要求之外，一个优秀的管理人员还要具备良好的业务素质和创新能力。管理人员也要积极学习新技术，顺应时代的发展要求，采用先进的方法和设备对人事档案进行更加便捷有效的管理，避免出现人事档案查找困难、利用困难的情况发生，使档案的社会价值能够充分发挥出来。另外，档案管理人员队伍不稳定、流动频繁、变化比较大也对管理工作的开展带来了很多阻力。这些流动性很大的人员往往身兼数职，缺乏严谨、专业、系统的知识，可能是其他部门临时派遣过来的。还有一部分档案管理人员利用职务之便，借助自己的有利条件，依靠所掌握的政府以及事业单位的用人信息来为自身寻求更好的发展，这样的人员大多数无法专注于本职工作，更不可能去参加培训或者学习来提高自身的业务素质。医院档案管理信息化建设给工作人员提出了更高的管理要求和培训提升空间，从而不断促进医院档案管理人员综合素质的提高。

二、新形势下，医院档案管理信息化建设的具体操作

1. 应用先进的技术设备

想要档案管理更加系统规范，一定少不了资金的助力，只有资金到位才能促进档案管理的发展进步。相关单位应该引进最新的技术和设备，为档案管理的顺利进行提供支撑，从而让其可以在一个良好高效的操作环境中运行，一步一步稳定地促进档案管理和信息技术结合，从而有深入的进步。通过一些专业走访和观察，我们发现纸质资料依旧大量存在，为了全面创建网络化档案信息管理平台，相关单位应尽快整理好相关资料输入到数据库中从而方便资料的查找与应用。将纸质资料保存在信息库中有利于资料的完整性，不会因为纸质的难以保存而导致信息缺失，因而能够保证档案资料的完整和系统。随着档案信息化的一步一步完善，为了帮助人们在日常生活中更加容易快捷的查阅所需要不同的档案信息的资料，可以使用计算机辅助人们分类、保存并整理一些相关文字、图片、声音、视频等档案资料，从而让人事档案管理在社会上有了更加重要地位，使人们注重人事档案管理的价值及发展，让其更加快速高效的发展。

2. 提升人事档案信息的安全性

人事档案信息对每个人来说都是独一无二，因此人事档案信息的保密和安全工作应该核实到的位并顺利安排。在信息的传送或使用过程中，一定要确保周围环境和工作人员的身份再对人事资料进行应用。想要确保档案资料安全就一定要先从工作人员入手，为他们制定严谨全面的信息安全管理制度，进一步培养他们的信息安全意识，让其保证不会因为任何目的和利益出卖人事资料，明白出卖他人资料的严重后果从而确保人事资料的安全性。相关部门需要对工作人员进行专业详细的培训，让他们了解泄露他人人事资料有何严重后果，一步步培养他们的责任意识和发扬优秀道德品质，提升他们信息管理方面的专业技能从而确保各项工作可以顺利高效地发展。在使用人事档案信息化管理时，要注意对其进行不断保护并更新完善，因为人事档案的信息化管理并不是一成不变的，所以要清楚地知道：第一，数据的完整性作为后期管理的重要功能，一定要确保信息的完整性;第二，间隔一定周期，一定要有相关的专业人员重新分析数据库，然后检查并完善数据系统。在人员不断变化过程中，需要及时更新数据库系统中的信息，这样才可以使人事档案的信息化管理具有一定的可靠性。

3.注重对人事档案的应用

人事档案信息化的有效建设主要包含以下几点：第一，收集并统计相应的人事信息;第二，定期进行信息的更新及维护。首先，工作人员在收集信息并进行统计的过程中，可以按照信息的不同特性快速有效的分类，如在根据代号与姓名将信息分类后，再根据员工的平时表现以及经历进行电子档案的存储，信息中可以涉及员工获得过的奖惩、个人经历等内容，这样对日后工作人员的系统评定有了一定的事实依据。其次，也是为了方便日后工作人员办理其他业务，如办理退休、查询信息等，使工作更加快速有效的开展。医院进行人事管理的行为模式较为落后，在医院日常工作重心是放在救死扶伤上，对于一些先进的信息采集设备并不是十分在意。但近年来，随着医疗设备的不断更新，很多医院的人事资源管理模式已经跟不上设备的变化，对于一些信息的采集也不能很好的进行。在过去的一些人事管理中讲究的是医护人员互相之间的制约关系。但是对于目前的行业发展来看，讲究更多的应是医院与医务工作者的制约關系。随着观念的不断变更，医院与工作者之间的关系也发生了很大变化，双方之间关系更加和谐，以往过去的人事管理模式已经不能够在这种模式下进行了。过时的管理模式将人才的管理重心变得死板，在很大程度上限制了医院的发展以及医院工作运行的灵活性。此外，很多医院对于人事档案的信息更新相隔很多年才会进行整理，而且更新整理的内容还很不完善，对于医务工作者近期的工作状态以及工作业绩等不能够进行很好的展示。

档案管理部门日常工作主要是负责对档案信息进行分类和归档，然后按照医院管理需求来对档案进行有序的管理，但是由于没有理解档案管理工作的重要性，没有引起充分的认识和重视。因此，他们在实行档案管理工作的时候，可能会忽略许多要点。在未来应用信息化的管理方式的时候，必须要加强这项工作的正规化水平，尽可能的避免出现工作失误。如在进行档案管理工作中，必须要重视档案检索环节，医院工作人员需要通过档案检索来及时对需要的档案信息进行搜索，如果档案管理没有做好基础工作，那么就会影响档案检索的实际应用效果。因此，医院必须要重视对档案信息检索工作的建立，结合现代信息技术来进一步提高其搜查结果的专业性和精准性。

4.提升档案的使用效率

医院必须要重视对档案采取科学化管理，那么就需要利用现代信息化技术来建立一个稳定而可靠的档案信息管理平台。这个平台主要负责对企业和单位的所有档案信息进行储存，而且能够为其他企业了解和学习提供一定的开放性，管理人员必须要根据档案信息的重要性，利用大数据技术来对他们进行科学的归纳和划分。这样就能够帮助相关工作人员可以利用档案解锁，就能够快速搜查到有价值的档案，相比传统人工搜索档案信息的工作效率有很大的提升。医院进行档案整理应该注意应用信息搜查方面原则，在进行信息采集过程中，相关部门运用不同方式对于医务工作人员的工作经历、个人的教育经历以及一些业绩情况，通过一定的手段将这些资料整理为有用的信息。此外，人事档案的管理也应在档案信息的归纳整理上进行一个整序开发的原则，可以对医生的信息采用终身制原则，通过这种终身制原则，来推动医院人力资源的开发。从资料的整理到给病人展现，在这个过程中整序化开发就会显得十分有用。创新档案管理模式对医生自身的发展以及进步作用甚大。对于医院的整体发展来讲，想要获得更好的经济效益以及知名度，医生的合理利用是必不可少的。从医生个人发展来说，医生想要取得较好业绩，有更好的知名度，医院的人事化管理十分重要。因此，如果医院和医生双方都想获得更好的经济效益以及知名度，医院的人力资源开发利用以及医院档案管理创新都是十分重要的。在进行过程中，要把双方的效益考虑全面，遵循全面效益原则，来对人力资源进行开发利用。

5. 更新人事档案管理的现代化观念

在社会不断进步发展过程中，医院工作者的信息资料也发生着翻天覆地的变化，相关管理内容也在进行不断增加。对于内容的不断增加，过去的纸质档案资料已经不能满足医院的发展需求，建立一个方便快捷的信息查阅网络对于医院的发展大有帮助。通过信息网络的建立，帮助医院的工作人员录入相关的信息，在进行相关手术资料的准备时，及时将一些病人信息以及主治医生的信息录入，为其提供一个较好的信息查阅平台。这样一来，可以方便医院进行信息查阅，对于资料的完整程度也可以进行随时的补充，在很大程度上缩减了工作的时间，提高了工作的效率。随着我国发展，医院的管理制度以及档案的规划采集模式也都发生了变化。过去的信息采集以及档案管理不能够适用于现在的经济模式以及医院的运行模式。对于医院档案管理创新要进行不断推进，要主动推进医务工作者的档案信息，相关的医务工作者要将自己的有关重要资料进行上交。相关的整理部门要对信息进行主动的收集、整理，并把资料进行一定分类。此外，根据医院的相关制度，对于人才利用以及人才的开发要做好相关的信息整合，方便相关部门进行随时查阅。加强医院档案管理创新的重视程度，及时提升自身的工作水平，为医院进行人力资源管理以及档案信息的提供营造一个保障环境，安定基础工作者的心理，为信息提供者营造良好的工作氛围。

三、结束语

综上所述，在进行医院的相关管理过程中，医院档案管理信息化建设对于医院和医生的健康发展来说都十分重要，人员的大量流动也为档案管理工作增加了困难，因此在应用现代大数据技术基础上需要进一步完善档案管理系统，提高对信息数据存储工作的安全性和完整性，对信息进行整合过程中选择一些效率较高的模式进行创新。

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（作者单位：济南市第一人民医院）

作者简介：赵敏（1975-），女，汉，山东济南人，本科，馆员，研究方向：档案管理（文书档案、人事档案）。