基于大数据下加强城建档案管理的实践与思考

作者简介：孙心湖（1968—），男，本科，副研究馆员，研究方向为城建档案管理。

摘要：随着科学技术的不断进步和快速发展，我国已经全面进入到信息化时代，大数据对各行业的发展产生直接性的影响。本文结合城建档案管理现状，探讨了城建档案管理相关概述，分析了城建档案信息化管理现存问题，研究了城建档案信息化管理在大数据下的实践策略，以期为大数据背景下实现城建档案管理水平提升提供参考。

关键词：大数据;信息化;城建档案;档案管理

中图分类号：G270

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2201-5640-4043

Abstract： With the continuous progress and rapid development of science and technology， China has fully entered the information age， and big data has a direct impact on the development of various industries. Combined with the current situation of urban construction archives management， this paper discusses the overview of urban construction archives management， the existing problems of urban construction archives information management are analyzed， the practice strategy of urban construction archives information management under big data is studied， in order to provide reference for improving the management level of urban construction archives under the background of big data.

Key words： Big data; Promotion of information technology; Urban construction archives; File management

在大數据的影响下，需要根据实际情况的不同，对城建档案管理中涉及的诸多影响要素展开深入分析，提出有针对性的解决对策，这样才能够结合建设效果，促使城建档案管理工作能够更好地落实到实处，保证城建档案管理工作在实施过程中的整体质量和效率得到提升。特别是新时期背景下，城建档案在整个社会建设中具有非常重要影响和作用，要顺应时代发展要求，将城建档案在其中的作用和价值最大化地发挥出来，这也是目前城建档案中必须要面临的重点问题。结合目前城建档案在建设与管理时存在的诸多问题，提出有针对性的解决对策，保证城建档案管理在大数据时代背景下能够得到有效推进，以此来满足各方面提出的基本要求。

1 城建档案管理相关概述

城市化进程推进速度的不断加快，对于城市的建设和发展而言可以起到良好推动效果，特别是新时期背景下，我国进入到大数据时代，大数据对于城建档案管理工作会产生的影响相对比较明显。城建档案管理工作可以被看作是城市规划和建设中必不可少的一部分，要保证城建档案管理工作的全面、有序开展，城建档案能够对城市的建设和发展等各方面因素条件展开深入分析，同时能够对相关数据信息进行科学、合理地记录和分析，保证城市化进程得到有效推进的必要前提条件[1]。对于建设单位而言，在整个城市规划与建设中，促使档案得到有效利用，无论是在收集或者整理与归档等各方面，要保证档案中涉及的内容具有一定客观性和有效性，保证档案内容的真实性和有效性。

2 城建档案信息化管理现存问题

2.1 部分建设和施工单位缺少对城建档案工作的重视程度

城市建设工作在具体展开中要意识到呈现档案管理工作在其中应用的重要性，城建档案管理工作可以被看作是其中的重中之重，具有非常重要的影响和作用。城建档案管理工作在具体展开中其自身存在的现象相对比较多，部分建设单位并没有意识到城建档案管理工作在具体展开中的重要性，普遍都会将工作重点放在建设工程项目的勘察与设计等各方面，这种形势下很难真正意识到档案管理工作在具体展开中的一系列要求，同时也很难保证整理、归档等各项工作在实践中的有效推进[2]。所以，在整个建设工程项目竣工验收之前要保证档案联合验收工作在实践中的有效推进，城建档案管理部门需要结合实际情况的不同，积极采取有针对性的对策，保证城建档案管理部门中涉及的一系列工作内容能够得到有效推进。

2.2 城建档案管理机构设置不够完善

城市化进程推进速度的不断加快，对于城市内部基础设施建设提出要求相对比较高，特别是其中涉及的诸多影响因素要给予足够关注和重视。部分城市当中会对市级的城建档案馆进行科学、合理地建设和利用，而对于县区而言，基本上是在整个区域范围内对资料室进行建设和利用，长此以往，势必会导致这种结构相对比较单一的管理模式，无法将其自身作用和价值最大化地发挥出来[3]，致使目前城建档案质量管理工作在具体展开中，整个质量并不是很高，各部门相互之间的分工并不是很明确，缺少符合现实要求的专业管理人员作为支持。城建档案管理人员自身综合素及各方面能力无法得到有效提升，所以现有管理工作在具体展开中的整体质量和效率很难得到有效提升，这也是目前城建档案管理水平无法得到有效提升的主要原因。

2.3 收集与整理城建档案不够规范

结合目前大数据时代背景下城建档案管理工作的具体展开现状进行分析时，发现在城建档案管理工作展开中，并没有形成统一、有效的管理目标与要求，导致各地区在城建档案管理工作实施过程中存在的差异性相对比较明显，缺少管理制度作为支持，无法满足目前城建档案管理工作在具体整合及管理时提出的个性化要求。

2.4 信息化意识相对比薄弱

现如今我国已经全面进入到信息化时代，大数据与信息化等各种不同类型信息技术手段在实践中的应用范围相对比较广，受到了人们的广泛关注和重视。但是结合目前城建档案管理现状展开分析时，发现部分城市在规划和建设时，并没有意识到城建档案管理工作在其中的重要性，存在的问题相对比较明显，普遍都会以相对比较传统的方式来进行服务。由于现有管理方式过于落后以及单一，所以很难对现有各种不同类型信息进行及时有效的获取和利用，同时还会导致人力资源处于严重消耗状态，导致整个城建档案管理工作在具体展开中的作用和价值很难得到有效发挥[4]。长此以往，城建档案管理工作在具体展开中，势必会受到一系列影响，特别是在目前大数据时代背景下，要想将档案管理工作在具体展开中的作用和价值最大化发挥出来，要满足时代发展要求，结合目前城建档案管理工作中提出的一系列需求，促使城建档案管理水平得到有效提升。

3 城建档案信息化管理在大数据下的实践策略

3.1 积极树立主动服务意识

新时期背景下对于城建档案管理机构而言，在日常运营和发展中普遍要树立积极主动的服务意识，特别是建设单位向该机构报送城建档案时，如果存在不及时等问题，城建档案管理人员要保证其自身具有非常良好的积极主动服务意识。与建设单位之间建立良好的沟通和交流关系，同时要积极宣传相关法律法规与规范化规章制度，保证与建设单位之间建立良好的关系，建设单位能够真正意识到城建档案管理工作的重要性。将工程档案及时报送给相关部门，城建档案管理部门在日常运营和发展中可以将获取到的档案内容进行及时、有效的归档处理，保证其中涉及的内容具有一定真实性和有效性，避免后续使用时出现一系列问题[5]。除此之外，要保证各种不同类型城建档案的接收以及保管等各方面工作的优势，特别是在城建档案管理部门日常运营和发展中，要保证其在整个建设工程项目施工时，能够对项目的进度进行跟踪管理，及时对目前存在的诸多问题与情况进行客观分析。对建设工程资料及相关档案信息内容进行大范围收集和获取，保证这些信息资料的收取是具有一定准确性和有效性。在具体工程项目建设过程中，对于城建档案管理人员而言，要积极主动参与到项目的规划和建设中，这样才能够将其自身职能作用最大化地发挥出来，为信息资料的真实性、可靠性提供保证。特别是在整个主体验收与竣工验收等相对比较重要的环节，要保证档案跟踪采集等相关工作的全面有序开展，对于目前出现的资料整理不规范等各方面内容，要结合实际情况，对其中存在的诸多问题进行客观分析，提出有针对性的解决对策。

3.2 加强信息化建设

大数据时代背景下，城建档案管理现状展开深入分析时，发现在实践中由于信息化意识相对比较薄弱，目前，城建档案管理方式过于落后诸多问题的影响，导致城建档案管理工作无法有序开展，整个管理水平很难得到有效提升。结合目前实际情况展开深入分析时，对于城建档案管理工作而言，要顺应时代发展要求，将其在大数据时代背景下的作用和价值充分发挥出来，这样不仅能够从根本上保证其作用和价值得到有效发挥，而且能够推动整个城市的建设和发展。城建档案管理部门可以顺应时代发展要求，实现有针对性的改革和创新，实现信息化的建设和管理，对传统城建档案管理方式进行转变和优化[6]。城建档案管理部门可以打破过去传统方式在应用时的局限性和单一性，将信息化作为基础，逐渐向大众呈现出更加丰富的档案资源，促使呈现档案资源整体利用率得到有效提升。

例如，对于城建档案管理部门而言，可以顺应时代发展要求对大数据技术进行合理利用，实现城建档案信息网站的构建和利用。通过该网站的合理利用，能够实现对内部局域网的建设。网站中可以征集群众对于城建档案工作实施建议以及意见，结合人们提出的一系列意见，对网站当中涉及的各模块进行更加细化处理。同时可以将其中涉及的部分纸质版城建档案资料逐渐转变成为电子版，将涉及的一系列内容全部都收集到对应的网站当中。通过对城建档案信息网站的构建和具体应用，能够向全社会提供符合现实要求的档案服务作为支持，特别是在目前社会档案服务中，可以通过关键字检索等各种不同类型的合理利用，帮助具有一定需求的人员，实现对城建档案快速有效检索，保证整个档案检索速度得到有效提升。

3.3 加强培训和宣传

对于部分建设或者施工单位人员而言，需要意识到城建档案管理工作的重要性，由于目前诸多工作人员对城建档案管理工作的重视程度并不是很高，所以很容易引起各种不同的一些问题。因此，要根据目前存在的问题，加强对相关工作人员的培训和教育力度，促使工作人员能够在实践中保证其自身综合素质及专业能力得到提升，这也是保证城建档案管理工作能够在实践中得到有效推进必要的前提条件。只有各个城建档案管理工作人员能够真正意识到其自身在管理中的作用和价值，将其主体作用充分发挥出来，才能够保证城建档案管理工作的全面有序开展，保证其中涉及的各项内容能够实现有针对性的设计，保证城建档案管理工作能够在实践中得到有效推进。所以，要促使建設与施工单位在日常运营和发展中，保障相关工作人员能够真正意识到城建档案管理工作的重要性，将其自身的职能作用和价值最大化地发挥出来。提高对城建档案管理工作的重视程度，保证自身各方面工作能力与专业素养得到有效提升，相关工作人员定期或者不定期参与到一系列专项培训或者讲座等各方面活动当中，这样不仅能够从根本上实现对现有人员及时有效培训，而且在培训之前需要对培训目标进行确定，保证城建档案管理工作重视程度与责任意识得到强化。

4 结语

总而言之，现阶段群体需求也逐渐从实物案卷中朝着电子档案趋势转变，要结合实际情况，打破传统档案管理中存在的诸多问题，在方式与结构等各方面因素条件下实现针对性的改革和创新，保证工作人员能够树立积极主动意识，对现有硬件与基础设施等进行完善和优化，并保证人才队伍建设的合理性，这样不仅能够保证档案管理工作的全面、有序开展，而且能够推动大数据背景下城建档案的信息化建设和发展。

参考文献

[1] 孙建萍.大数据时代下城建档案信息化管理途径研究[J].城建档案，2020（12）：19-20.

[2] 刘文华.信息化时代下城建档案资源建设的新发展[J].城建档案，2020（10）：11-14.

[3] 郭平.智慧城市背景下城建档案管理创新[J].山西档案，2019（6）：132-136.

[4] 王国涛.城建档案电子文件归档的制约因素及对应策略浅析[J].兰台内外，2020（7）：79-80.

[5] 蒋美太.智慧城市背景下城建档案管理研究综述[J].兰台世界，2019（8）：84-87.

[6] 姜磊.智慧城市背景下青岛市城建档案管理和应用问题研究[D].青岛：山东科技大学，2019.