新时代事业单位档案管理的思考

摘 要：新时期事业单位档案管理工作还存在着一些漏洞，加强档案管理工作还要引进新型档案管理理念，创新档案管理工作方式方法，进一步提高档案管理的规范性、科学性与专业性，促进档案管理工作体系深化改革。为了促进事业单位档案管理健康发展，还要提出一系列的优化改革措施，采用创新性的思路开展档案管理工作，发挥档案资源在服务公益事业中的积极作用。

关键词：事业单位;档案管理;主要问题;深化改革

事业单位档案管理工作受到广泛关注，以往档案管理形式日益不适应信息化、智能化與大数据时代的需要。还要从档案管理技术的发展趋势出发，分析以往档案管理工作存在的弊端，着力优化档案管理工作体系，创新档案管理的方式方法，达到全面提高档案管理工作效率的目标。

一、事业单位加强档案管理的价值

1.推进公益事业加快发展

随着事业单位分类改革的逐步深入，公共服务体系的日益完善，事业单位的公益属性也日渐加强。提高开展公益服务的履职能力，满足社会对公共资源的使用需要，是当前及今后一段时间的重要使命。档案是全社会的宝贵财富，是公共信息服务的重要组成部分，梳理现有档案资源情况，创新档案管理的服务方式，才能全面呈现公共服务事业发展面貌，满足社会的档案使用需要，形成公共服务信息有效供给机制，从而推动我国社会经济的加速转型发展。信息化时代还要求建立透明、公开和全面的公共信息服务机制，提高事业单位档案管理水平，构建科学的档案管理体系，才能满足全社会的发展需要，符合服务对象日益个性化档案应用需要。

2.降低档案管理工作成本

档案管理是事业单位重要的工作任务，随着档案价值被全社会广泛重视，事业单位在档案管理中投入的人力物力资源逐步增加。事业单位站在时代前沿创新档案管理机制，优化档案管理设备，配置必要的档案管理人才，可以满足事业单位档案管理的长期需要，在完成档案服务职能的同时，可以有效降低档案管理成本，进一步形成高效、系统、安全的档案管理工作体系。在事业单位档案广泛使用，数据信息海量增加，档案应用风险增大情况下，只有加强档案管理工作，引进符合时代要求的档案管理办法，才能推动事业单位档案管理工作科学化发展，才能减少各种不利因素对档案管理的影响，在保证档案安全的前提下发挥档案的最大使用价值。

3.推动事业单位深化改革

推动事业单位分类改革，必须理清的职能，强化公益属性，推动法人治理结构的广泛实施。档案管理对于梳理事业单位以往工作的得失，在回顾历史的基础上找准发展定位，加速推进改革有重要的现实意义。加强档案管理工作，创新档案管理的方式方法，加强档案管理队伍建设，可以清晰描绘事业单位为社会经济发展做出的贡献，可以有效找出事业单位发展中的问题，从而明确发展思路，做好长远规划，促进事业单位改革平稳有序发展。凡是涉及重大工作决策、基础建设、人事调整、机构并转的重要工作都需要档案数据的有力支持，需要依托扎实的档案管理工作辅助各项工作的顺利进行。强化档案管理工作，提高档案管理水平，保证档案数据全面、精准、系统，才能为事业单位进一步深化改革奠定基础，提高事业单位管理水平。

二、事业单位档案管理的主要困境

1.档案管理机制的困境

事业单位档案管理的运转机制较为传统，改革创新的步伐相对较慢，不少事业单位的领导干部和基层职工没能认识到档案管理的重要价值，对档案管理的重视不足，不能根据工作需要修订档案管理工作制度。一方面，档案运转机制不健全，各部门的配合不当，档案管理运转率较低，档案的精准性不足，档案处置的随意性大，风险较高。另一方面事业单位档案管理目标不明确，重管轻用的思想普遍存在，档案管理长期以沿用旧有方式，档案资源未能在重大决策、人事任免、岗位调配、科研创新中发挥积极作用。而且，当前事业单位档案管理的信息孤岛现象严重，档案信息化建设水平较低，档案管理未能发挥信息技术的重要辅助作用，还不具备大数据、云存储与智能化管理的条件，不能在新形势下修订和完善档案管理工作制度。

2.档案管理专业性较低

事业单位档案管理工作缺乏专业技术人才的参与，事业单位档案管理工作主要依靠兼职人员进行，专职档案管理人员的素质较低，专职档案员不掌握信息化环境下的有效档案管理工作方式。由于缺乏合理的人才引进机制，档案岗位编制有限，在压缩编制的大趋势下加大了档案管理人才引进的难度，仅凭系统内部人才流转与一时的事业单位公开招聘，不满足事业单位对高级档案管理人才的需要。档案管理人员参与专业培训的机会少，仅凭上级部门组织的时间有限、内容单一、方式传统的档案管理培训，是不足以在短时期内弥补档案管理人员技术欠缺问题的。由于事业单位档案管理人员非专业出身，而且年龄偏大，持续学习的意愿与能力不强，不能熟练掌握信息化环境下的档案管理方法，档案管理人员普遍缺乏新的工作经验，这在很大程度上制约了档案管理工作的深化改革，导致事业单位档案管理长期滞留在初级阶段。

3.设备技术手段待更新

事业单位缺少专业的档案管理技术设备，档案管理工作条件相对落后。不少事业单位不注重引进档案管理设施设备，缺乏档案管理设备更新长远计划，没能根据档案管理工作的需要拟定技术设备引进的预算。财政部门未能对事业单位档案事业给予必要支持，有时压缩了档案管理设备经费，不能多方筹措和保证档案管理系统开发的资金，一定程度上制约了档案管理改革进程。事业单位往往采用一次性大规模招标采购档案管理设备的工作方式，导致事业单位档案管理设备存在集中淘汰、集中更新的情况，不仅造成大量的技术设备长期闲置的情况，导致技术设备维护成本较高，档案管理工作的费用增加，严重影响档案工作进步。解决技术设备难题，持续开发专业系统，关注档案管理硬件建设，才能促进事业单位档案管理加速改革。

4.档案管理的风险较高

档案管理制度更新不足，档案管理设备配置不当，从事档案管理技术人员不能有效分析档案管理工作的情况，不能采用针对性的优化改革措施，加上全社会对事业单位档案获取需求的增加，使得档案运转的风险指数不断提升。尤其在信息化环境下，事业单位往往不具备应对复杂网络风险的能力。纸质档案的数字化，档案在多元化渠道传递信息，档案网络互动的频率增加，以及海量档案信息增长，这些因素都增加了档案管理风险。目前，事业单位档案管理还缺乏专业技术单位的支持，仅凭事业单位有限的技术实力、人员配置是不足以全面应对各种档案管理风险的，还要构建更加专业的档案安全防控体系，减少珍贵档案资源的各种潜在风险。

三、事业单位档案管理遵循的原则

1.从实际出发原则

为了提高事业单位档案管理工作的整体水平，推动档案管理工作的健康发展，消除传统档案管理工作方式的弊端，还要从事业单位的现实情况出发，拟定科学的档案管理工作改革发展计划。首先，全面梳理当前档案管理工作的现状，既了解档案“家底”，还要明确档案管理工作的漏洞，根据现实情况、工作需要、行业档案管理趋势，拟定切实可行的档案管理工作方案，既考虑档案管理的成本，又能设置档案管理改革时间窗口，同时积极寻找档案管理改革的政策支持，切实集中优势力量推动档案管理改革，防止盲目冒进事业的风险，提高档案管理质量的同时，逐步消除传统档案管理的隐患，形成良好的档案管理氛围，解决档案管理现实问题。

2.信息化改革原则

事业单位档案管理改革需要指向信息化，把推动纸质档案的信息化作为档案管理工作的核心任务。首先，切实了解档案管理技术趋势，认识到档案管理信息化重要性，逐步促进纸质档案管理向信息化档案管理的方向迈进，奠定档案管理信息化的必要基础。其次，还要把大数据、云存储、智能化作为档案管理改革的主要目标，从相关工作任务出发明确阶段性档案工作改革的重点，科学的配置专业技术设备，持续性的推动相关工作进步，促进档案管理信息化的加快进行。第三，档案管理信息化还要考虑成本，分析潜在风险，找出有效的档案管理改革路径，真正站在时代前沿推动档案管理改革，抓住机遇实现事业单位管理改革跨越式发展。

3.精准化服务原则

档案数据信息满足时代发展需要是档案管理改革的核心任务。应当构建精准化的档案管理服务体系，从满足用户的使用需要出发，提高档案管理的整体水平。首先，高度重视发挥档案资源的使用价值，从提高档案应用价值出发，开展具体的档案管理工作，更好的满足服务对象的档案使用需要。其次，从服务对象日益多元化、个性化档案的使用需要出发，着力优化档案配置方式，大力开发特色档案，保持档案管理的专业性，达到全面提高档案管理工作水平目标。第三，精准化档案管理工作还要把握行业档案的发展趋势，了解当下档案管理工作的问题，构建广泛联系档案服务机制，实现多方面的广泛配合，从而构建一个更加综合性的管理机制。

四、事业单位档案管理的改革路径

1.加强档案管理工作领导

事业单位还要加强档案管理工作的领导水平，根据档案管理工作目标梳理现有档案管理工作存在的问题，把档案管理深化改革纳入议事日程，加快档案管理改革的步伐。事业单位的上级主管部门、档案管理行政机关应当督促事业单位开展好档案管理改革工作，监督档案管理改革的进程。事业单位领导需要明确档案管理人员职责，督促重要档案管理改革工作的实施，明确档案管理人员的任务、目标与工作标准。还要建立健全档案管理网络体系，形成相互配合的档案运转机制，领导班子与分管领导应当及时研究档案管理的问题，保证档案管理需要的人力物力资源。加快修订档案管理制度，创新档案管理理念，积极引进新型的档案管理工作方式，促进全单位人员参与到日常档案管理当中，从而有效解决以往档案管理工作存在的问题。

2.建立优质档案管理队伍

专业的档案管理队伍对于提高档案管理工作水平，解决档案管理的現实困境，加速推动档案管理改革工作，发挥档案资源的使用价值有重要意义。新时代还要建立更加专业的档案管理工作队伍，明确档案管理的要点，促进档案管理工作的深化革新。首先，完善档案管理人才引进机制，大力运用特殊人才引进的方式借调流转专业档案技术人才，提高档案管理队伍的专业性，满足新时代档案管理工作的需要。其次，完善档案管理人员的培训机制，拟定档案管理人员培训计划，着力为专职档案员提供针对性的培训项目，促进专职档案员不断提高专业技术能力。鼓励兼职档案员提高基层档案业务操作能力，通过网络培训的方式促进兼职档案员自学相关技术。第三，还要建立档案技术人员的考评机制，加强档案管理人员的工作绩效评估，围绕着档案管理工作的漏洞促进档案员不断提高专业技能，从而推动档案管理事业深化发展。

3.提高档案管理的规范性

为了加快事业单位档案管理的改革步伐，解决以往档案管理随意性大的弊端，还要采用规范化的档案管理工作方式。把标准化、规范化、制度化理念融入到档案管理体系，督促各级人员提高档案管理工作质量。首先，基于信息化的时代特征拟定档案管理制度，对现有档案运转流程与操作规程进行细化，制定出台档案管理工作标准，切实减少档案管理工作存在 的各种漏洞。其次，优化档案管理工作的氛围，渗透质量第一与精益求精的档案管理工作理念，完善档案管理的层级管理机制，由专职人员对各层级档案管理工作负责监督，有效解决档案管理工作存在的各种漏洞。第三，把档案管理规范化的重点放在严格管理与依法办事等方面，尤其加大对档案资源真实性的审查力度，同时提高档案管理制度执行的严肃性与公平性，做到档案管理奖惩分明，以提高档案管理的效率作为主要目标，进一步强化做好档案管理的基础工作。

4.加速档案管理的信息化

信息化是档案管理工作的发展趋势，为了发挥信息技术的档案管理价值，还要大力引进专业的技术设备，满足档案管理信息化的现实需要。一方面，应当拟定档案管理信息化的工作计划，做好档案管理信息的年度预算，根据档案的需要合理申报设备采购申请，保证档案管理设备及时更新换代。另一方面，开发专业的档案管理服务系统，提高档案管理的软件水平。尤其开发业务档案管理软件，实现档案管理系统与OA系统广泛联系，做好档案信息的自动化采集。新时代还要采用档案信息化建设的外包模式，针对事业单位档案管理信息技术能力不足，人员素质有限的现实，采用招标采购方式打包购买档案管理服务，要求中标单位在帮助事业单位加强档案管理软硬件建设的同时，承担技术服务的任务，由专业机构代为培养档案管理人员。还要保证档案管理安全性，重点加强档案信息安全建设，做好档案数据信息的日常维护工作，开发和优化数据库的运行工作，从而保证档案数据信息在网络环境下得到有效共享。

结论

档案管理是事业单位的重要工作任务，新时代还要明确事业单位档案管理改革的现状，从社会对事业单位档案的需求出发，完善档案管理体系，明确档案管理方法，加快信息化档案管理改革，加快新型档案技术的引进更新，从而提高事业单位档案管理的整体水平和服务质量。

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（作者单位：山西省吕梁市文水县委机要保密技术中心）

作者简介：赵锦秀（1980-），女，汉族，山西吕梁人，本科，馆员，研究方向：档案管理。