新形势下基层政府加强档案管理的有效途径

张 敏

方正县天门乡综合便民服务中心 黑龙江 哈尔滨 150814

引言

在新经济常态下,档案工作日益得到重视,也在社会服务和促进基层经济发展中发挥出了关键作用。政府部门是对公共事务进行处理的机关,肩负着档案管理的重大责任。但因为受到各类现实因素的影响,在我国基层政府档案管理方面仍有诸多尚未解决的问题,进而导致政府机关不能第一时间获得准确的政府信息,因而在一定程度上妨碍了社会的进步和发展。

1 案管理工作中的难点

1.1 地方政府人事档案管理方式落后 随着我国信息技术的快速发展和广泛利用,以信息技术为载体实现政府人事档案管理电子化和信息化已经成为档案管理的趋势。但是,目前很多地方政府的人事档案管理只是初步将人事档案录入电脑,而且大都以excel或者word为主,没有专门开发人事档案管理软件,只是在查档时可以运用人事档案编号进行快速检索,达不到人事档案管理数字化的程度,这与当今信息社会的数字化要求不相适应。

1.2 信息化人才缺乏 数字政府背景下,对城建档案管理人员综合素质提出了较高要求。除了要具备基本档案工作知识和能力外,还要有数字档案管理和利用能力,以更好地适应数字政府发展需要。但实际情况是信息化档案人才十分欠缺,导致城建档案利用工作效率和质量偏低。

2 新时期加强基层档案管理水平的对策

2.1 健全体制机制,完善设施配套 在开展档案管理工作时,基层政府需要给予制度化建设以及规范化管理更多的关注,根据档案工作的具体状况,积极学习各类正确经验,构建完善的规章制度,主要涉及档案归档、统计、岗位职责、管理、保密以及运用等相关制度。同时,还需提高档案工作中人力、物力、财力的投入,加强基础设施建设,让档案管理工作向着标准化、系统化的方向发展,达到库房、办公室以及阅档室之间的分离规范化布置。另外,基层政府还需采购铁质档案柜和“九防”设备(照相机、录相机、放像机、风扇、密集架、投影仪、打印机、电视机)等,确保档案管理工作持续、稳定发展。

2.2 加强大数据应用力度 首先,利用大数据技术加强城建档案元数据管理,以保障数据信息真实性和有效性,针对存在的历史数据也能准确快速进行清理,并按照档案信息分层进行数据提取和组建利用库。同时,还能够对档案利用动态目录进行实时更新,使检索和阅览更加高效。其次,依托大数据、云计算等技术构建历史案件信息横向纵向关联,可以使同一宗地、同一项目、同一地址等城建档案信息相互保持融通,并为多维度数据挖掘和利用提供支撑。最后,在城建档案利用专业服务上,可以引入掌上平台、微信公众号等模式开展服务,在实施流程上也可以依托现代先进技术对各类利用信息进行分类处理,并在确保档案信息安全前提下,对办理环节进行缩减,可以提高各类档案利用率和综合服务水平。

2.3 提升档案管理人员素质 档案管理人员作为直接从事档案管理工作的主体和责任人,其个人素质和综合能力的高低直接影响档案管理工作的水平。人事档案涉及个人及家庭信息与工作情况,属于极其隐秘的个人隐私,因此人事档案管理人员必须具备良好的职业道德和精湛的业务能力,以应对信息时代背景下人事档案管理工作的各种挑战。为此,地方政府及有关部门应经常对档案管理人员进行培训和考核,促进档案管理人员不断提升自己综合素质,满足信息时代人事档案管理工作的新要求。人事档案管理作为政府职能中的一项基本工作,不仅为干部人员的个人经历与工作政绩提供凭证,还为地方政府的人事管理工作夯实基础。因此,面对人事档案管理工作的复杂性,地方政府必须提升档案工作意识,创新档案管理方式,提升档案人员素质,推动人事档案管理工作向更高质量发展。

2.4 促进档案数据服务网站建设 档案数据服务网站是影响档案数据价值实现的重要因素,是用户获取档案数据的关键渠道,服务网站及其内容的完善与否决定了档案数据的获取量。政府数据开放背景下,档案数据服务网站应更加完善,但是实践中仍存在一些问题,如网站建设多处于初步阶段,经济相对落后地区甚至还未开始建设档案数据开放平台、网站访问量有待提升等。因此,档案部门应加强举措,继续关注已经有所发展的档案数据服务网站,推动其向更完善更丰富的方向发展;加大对经济相对落后和偏远地区档案数据服务网站的资金投入,从而尽快实现档案数据服务平台的互联互通,为档案数据价值实现提供更多契机。

结语

档案数据作为社会公共资源,实现档案数据价值、促进档案数据价值最大化是适应政府数据开放的有效举措。在数字化浪潮席卷社会的今天,档案人不得不紧跟时代,及时向社会提供档案数据服务,高效跟进政府、社会的改革与建设需求,重新将档案数据管理、档案数据服务、档案数据价值实现等问题纳入思考范畴。档案数据价值是指档案数据对于社会的积极意义和有用性,档案数据价值的实现是一个动态过程,是人对档案数据加以动作,使档案数据“活起来”,从案牍上或者数据库中的静态数据变成信息甚至知识并为人所用的过程。