新时代核电档案工作转型升级思考

杨 林 孙家诚 严 开

（中国核动力研究设计院核反应堆系统设计技术重点实验室，四川 成都 610213）

1 档案工作矛盾变化

新中国成立初期，世界核工业强国对我国进行技术封锁，阻碍我国核工业的起步与发展，但我国核工业人不畏艰难，积极铸就了“四个一切”的核工业精神，为国防建设和经济发展做出了重大贡献。这个时期，由于保密原因，核工业档案资料只为极少数科研人员提供利用，因此，重视核工业档案资料的收集和保管，与最小范围内的限制利用，成为档案部门的主要矛盾。

改革开放后，随着秦山核电的崛地而起，我国核电建设如雨后春笋般不断涌现， 产生的核电科研、工程项目档案资料数量猛增，用户对纸质档案资料的查阅需求量非常大，档案工作人员数量又少，因此，浩如烟海的纸质档案资料， 与及时满足用户的查阅利用，成为该时期档案部门的主要矛盾。

新时代，核电档案信息化被纳入企业信息化建设的浪潮之中， 电子档案管理系统也随之上线运行。新归档的纸质文件， 以数字化形式上传至档案系统，供企业用户在线查阅利用， 大大提高了档案利用效率，核电档案工作如何更好地服务于科研生产，如为科研设计提供档案内容的知识挖掘与智能推送，为项目管理提供咨询与决策服务，已经成为新时代核电档案工作转型升级的重要方向。

2 核电档案管理现状及问题

2.1 文件归档双轨制

核电业务涉及科研、生产、制造、销售、售后维修等各个阶段， 在信息化建设中搭建了各式各样的信息系统。根据项目的不同特点，一部分科研项目通过PDM等业务系统，实现电子文件在线编写、校对、批准、质保等审签流程，受控后的电子文件全文及元数据信息，会自动流入与PDM 集成后的电子档案管理系统中归档，从而实现了电子文件全过程管理。 但还有一部分工程项目档案，由于历史原因，仍然以纸质文件方式。

双轨并存的归档方式存在以下问题：

（1）不利于标准化管理。通过PDM 等业务系统归档的电子文件，归档格式统一，利于验收和交付。而纸质文件归档， 存在作者自行更改文件格式的风险，不利于验收和交付。

（2）不利于文件受控。PDM 等业务系统对电子文件严格受控管理，在文件审签过程中，只有授权范围内的用户才可以查阅文件内容。 纸质文件审签过程中，存在被授权范围外的人员查阅的风险，对于保密管理要求高的单位，甚至还存在泄密风险。

（3）影响工作效率。PDM 等业务系统的电子审签流程实时提醒，而纸质文件的审签，需要人工送审文件，并逐级完成审批手续，人力成本和时间成本较高。

2.2 档案利用服务被动

（1）档案利用被动。用户从利用纸质档案，到利用电子档案，这只是利用方式的改变，利用的主体还是用户，档案部门只是做了档案数字化工作，并没有从根本上改变“档案被动利用”的事实。档案工作者应该紧跟时代潮流，学习大数据、云计算、数据挖掘等现代信息技术，从根本上改变“档案被动利用”的事实，让有价值的档案内容主动推送到用户桌面，从而减少用户检索档案的时间，进一步提升用户利用满意度。

（2）项目服务被动。档案部门作为档案的制作、保管、提供利用部门，承担了项目纸质文件发文、电子数据流转的职责，这在一定程度上为项目管理部门提供了发文的服务。但这项服务是被动的，即项目管理部门提出发文需求，档案部门才能提供发文服务。除此之外， 档案部门并不能为项目管理部门提供服务，存在项目服务被动的现象。 档案部门要想拓宽业务范围，提升自身价值，就必须积极主动为项目提供服务，不断增强档案部门在项目管理中的重要性以及不可或缺性。

2.3 档案验收被动

国家档案局、国防科工局发布的制度文件，规定了项目验收前必须通过档案专项验收的前置条件。 这在一定程度上，肯定了档案管理在项目管理中的重要作用，提升了档案部门的地位。但在实际操作中，档案验收往往出现比较被动的情况，主要存在以下几个问题：

（1）档案验收材料准备不足。档案部门能够提供已经存档的科研、工程设计文件，但项目前期的立项及合同文件[1]、项目中期的检查文件、项目后期的验收文件以及整个项目过程中的过程性文件资料，档案部门往往没有准备。究其原因，是因为项目管理部门由于各种原因没有及时交给档案管理部门存档，等到档案验收时，项目管理部门又不能及时地收集归拢各项文件资料，造成档案验收的材料不足问题。

（2）档案管理人员对项目情况不够了解。虽然在档案验收时，项目管理人员会陪同档案管理人员参与验收，但是在平时的日常工作中，档案管理人员所接触到的， 往往只是项目管理过程中产生的科技文件，至于项目的日常管理及过程管理，档案管理人员并没有实际参与。造成这种现象的原因，主要是因为分工明确、各自为政：项目管理部门主要负责项目策划与实施，工作业务上与外单位、本单位领导、本单位科研设计工作者联系较多；档案部门主要负责科研设计文件的归档、保管与提供利用，对项目管理情况往往了解不够。

3 核电档案转型升级对策建议

3.1 电子文件管理单轨化

核电企业全面推进电子文件单轨制管理，不仅是信息化程度高的体现，更是建设智慧企业、智慧车间的重要手段。全面推进电子文件管理单轨化，需要从以下几个方面入手：

（1）构建电子文件管理单轨化制度体系。首先，要制定电子文件管理单轨化管理制度， 从制度层面约束各个项目都只能通过PDM 等业务系统产生电子文件，并与电子档案管理系统进行信息集成；其次，要制定电子文件管理元数据标准，由于各个项目不同，所需的设计标准不同，产生的电子文件格式类型不同，因此，需要因地制宜地制定电子文件管理元数据标准， 从而规范格式，统一标准，利于项目验收与统一交付。

（2）对电子档案管理进行“四性检测”。国家档案局颁布了《文书类电子档案检测一般要求》，对文书类电子档案在归档环节、移交与接收环节、长期保存环节过程中电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行技术性检测，以保证电子档案的真实、完整、可用、安全，并要求其他类电子档案管理参照本标准执行。

（3）采用电子档案组卷验收模式。传统的档案验收，往往是档案管理人员以项目、阶段、专业、时间等方式， 将已归档的纸质档案分门别类地进行组卷，打印卷内目录、卷内备考表，装入卷盒整理规范后，搬到验收会议现场，供专家查阅。验收会议结束后，根据专家提出的问题，档案管理人员可能还要调整组卷文件顺序，对应的卷内目录、卷内备考表、卷盒封面信息等都要重新打印，工作量大，费时费力。如果采用电子档案组卷验收模式，档案管理人员可以直接在电子档案管理系统中分类组卷，系统自动生成卷内目录，专家在会议现场通过电子档案管理系统直接查阅组卷结果并给出验收意见，明了直观，而档案管理人员，直接在电子档案管理系统中根据专家意见进行快速修改，系统自动更新卷内信息。从而大大提高了工作效率。

（4）老旧档案数字化保护。核电企业成立初期的基建档案、历史科研项目档案及购买的科学技术资料，由于用户利用不多，加上前期档案管理人员不足，这部分历史档案资料可能没有被数字化。但纸质文件具有一定的“寿命”，随着时间的流逝，纸质文件终有一天会损坏，可能是非人为的、不小心损坏的，也可能是文件自身使用寿命有限而自然损坏。这些档案资料的内容可能已经过时，不适用于现在的科研生产，但它保存的是特定时期的历史记忆。因此，必须及时对老旧档案进行数字化，保护企业珍贵历史“遗产”。

3.2 档案服务知识化

档案部门必须主动出击，提供知识化、智能化的场景利用服务， 才能获得用户、 企业管理层的认可与重视，才能充分发挥出档案管理人员自身潜在的价值。

（1）建立知识管理平台。首先，做好系统集成。电子档案管理系统、各业务系统中的过程数据、标准系统、图书期刊系统等各个系统在知识管理平台中进行系统集成，用户通过知识管理系统能够搜索并访问各个业务系统的数据。其次，建立企业知识库。档案部门应该联合项目管理部门、设计部门、科研用户等针对各个系统现有的知识进行分类，建立各部门通用的企业知识库。档案部门不断向企业职工宣传知识管理共享理念，引导科研用户主动将项目知识、部门知识、个人知识等上传到知识管理平台中，从而丰富知识库内容。最后，做好专家地图和经验反馈库。知识库主要保存显性知识，而专家地图和经验反馈主要激发科研用户隐性知识的交流和共享，对于解决项目问题和提升自我专业能力，具有非常重要的促进作用。

（2）做好知识挖掘和智能推送。利用大数据、数据挖掘等现代信息技术，对知识管理平台中的知识资源进行碎片化和知识化处理，能够打破“档案被动服务”的局面。科研用户在设计过程当中，知识管理系统能够自动将有价值的信息主动推送至用户的设计界面，用户不再登录档案系统或知识管理系统，直接在自己的设计界面以可视化的方式查阅相关知识，大大提高了用户使用满意度，真正实现了“档案主动服务”。

（3）提供决策咨询服务。提供决策咨询服务，是档案服务知识化的高级阶段，是档案智库建设的重要内容。不论是项目管理部门，还是企业领导决策部门，当需要某一主题的决策需求时，系统能够主动为其提供较为全面的决策方案。此时，档案工作者已经完成了角色转换，成为一名知识工作者，档案管理部门也已经转换为知识管理部门，其发展定位已经成为核电企业发展壮大的核心决策部门。

3.3 档案管理前端化

传统的档案部门往往处于项目管理的最末端，不论是项目前期的立项、合同的签署、设备的采购验收、中期的评审等，由于职能分工的不同，档案部门往往不能参与到其中，所以整体上缺乏对项目管理的深入了解。要解决这个问题，档案管理需要前端化，具体从以下几个方面入手：

（1）企业管理制度层面。企业要建立档案管理前端化相关制度，明确规定从项目一开始，就必须让档案部门参与进来，一直到项目验收结束为止。这个过程，档案部门可以深入了解项目全过程，学习并掌握项目管理知识。

（2）档案管理制度层面。档案部门要制定项目全生命周期档案管理制度，明确规定项目各阶段文件归档范围、归档时间等具体归档要求，对项目各参与单位（如设计单位、施工单位、监理单位、财务部门、合同部门、项目管理部门等）的文件归档工作具有监督与指导职能。

（3）分阶段档案验收纳入考核。由于核电科研、工程项目周期长，因此可采用分阶段档案验收的方式[2]，促使各阶段产生的档案及时归档， 并接受档案部门组织的阶段性档案验收，验收结果纳入各单位年终考核。此项工作有利于促进项目关键节点的完成， 有利于各阶段项目档案的及时归档，有利于为企业提质增效。

4 结语

档案部门要主动抓住机遇、改革创新。在新时代背景下，档案部门要加强档案主动服务意识，增强自身档案知识服务能力，介入项目前端管理及全过程管理，为企业提供决策咨询服务，是档案工作者为之努力的方向。在不久的将来，档案工作者不仅具有档案管理技能，还同时具有项目管理技能、计算机技能、合同管理技能等多项技能，档案管理者将会成为知识管理者。新时代核电档案部门的转型升级，任重而道远。