财务智能机器人的应用分析及实施路径

钟美玲

智慧财务的出现助力于企业通过新技术的应用实现财务的核算、预测与分析、风险控制的智能化，为企业的内部运作以及效率提升带来了极大的便利。本文从当前智能化财务背景出发，阐述了财务人员当前的工作挑战及财务机器人的应用意义，并提出了实施财务机器人工作的具体路径。

一、引言

当前财务人员主要从事重复简单的劳动力，难以提升人力资源价值，面临工作量激增但人员短缺，服务效率低下等问题，财务机器人的出现实现了财务流程的标准化，提升了业务处理的效率和速度，强化了风险的防控措施，将财务工作的质量、效率、价值和满意度得到了保障。

二、当前财务人员面临的挑战

（一）简单重复劳动难以提升人力资源价值

目前企业内的财务流程存在部分高度重复的简单手工操作，尽管信息化的系统已经帮助财务人员处理了绝大多数的工作，但仍无法完全实现全自动操作，需要在事务性的工作、前期数据收集、财务核算上耗费大量的人力和时间，只有小部分人员在从事和财务管理、业财融合、价值创造的工作，体现不出财务人员的工作为公司的增值服务。而现在公司要求人力资源价值向增值工作倾斜，即尽可能减少员工事务性的工作，增加其策略性的工作，为企业的价值创造做更多的贡献。

（二）工作量激增但人员短缺

随着企业的业务范畴扩大，子公司逐渐的成立，财务人员处理单据量相比之前有较大的增长，业务经济活动、市场需求和控制环境也越来也复杂，但是财务人员的增长速度尚未与工作量增长相匹配，面临人力资源短缺而企业人力成本有限、培养成熟的财务人员需要时间等问题。现有财务流程中审核点较多，由于业务的复杂性每一类所对应的审核点不同，内部记录的准确性也开始存疑，存在各种违规的风险，财务重心由过去的记录转变为控制，导致流程审核时间较长，依赖人工审核很难满足业务前端效率提升的要求，只有通过智能化信息化手段的力量才能加快处理效率。

（三）财务服务满意度不高

财务部门作为企业内的服务部门，为业务部门进行报账，核算等多种工作，员工的工作量大，常常高负荷运转，尤其是在关账或者年度决算时承担着较多的工作及责任，但在与业务部门之间的沟通不畅，经常会有一些财务方面的规则没有理解清晰，激发了矛盾。而且财务人员的态度以及处理时效、处理速度也是影响着财务部门的声誉，通过各种调研反馈业务前端的满意度不高，不能达到较高的满意度。所有的财务工作和系统不是单纯为财务而做，更主要的是为所有的员工和业务人员，只有将服务工作做好才真正受到业务部门的认可，为两者的融合做好准备。

三、实施财务机器人的意义

（一）实现财务流程标准化

基于对企业内现有的业务流程、管理流程、财务流程进行全面的梳理，对原有的业务流程进行优化，形成标准化的财务流程，使得财务流程更加的清晰、透明和固定，提高数据的质量和统一性。在前端数据获取方面，建立统一规范的业务表单和工单模板，保证财务流程前端的数据源标准和一致，为财务标准化奠定基础。在确定规范的流程后，集团与子公司间，子公司与分公司间对同一业务流程操作一致，各财务科室也对同一业务流程操作一致。

（二）提升业务处理效率

通过部署财务机器人，使得高频、重复、繁琐的人工操作由机器人代替，实现业务处理的自动化，提高业务处理的效率。财务机器人与人为操作不同，能够严格按照相关的管理规定和既定的规则对工单进行处理，避免因为人为出错而造成的返工。其次，财务机器人可以连续不间断的工作，及时的处理单据，避免财务工作的积压和人员的加班，尤其是在月度末、季度末、年度末等财务工作量达到峰值的时段，可以保证质量不受其工作量增加而懈怠和放松，保质保量的完成任务，而业务报账的人员也可以通过手机APP等方式进行线上填报，移动保报账，领导线上审批，不受时间和地点的限制，达到提高了使用人的满意度，在加强规范的同时也提升了对财务处理效率的满意程度。

（三）提高业务处理的准确率

财务机器人基于固定的、明确的业务规则，通过录制的流程，最终实现自动化的运行，可以严格按照设计的规则和逻辑处理业务数据，保证百分之百的按照要求执行，减少人为的错误、舞弊、失误，也不会因其疲惫而造成疏漏。由于其自动化技术的应用，可以提升业务处理的准确率，保证处理的质量，在某种程度上将风险防控从事后的监控转移到事前的风险防控和预警。财务人员也可以减少人工判定识别的工作，解放双手双眼，使其精力运用在更加重要的战略支持上。

（四）强化风险防控措施

财务机器人能够严格按照设定的处理逻辑执行任务，确保财务工作符合内控要求，同时减少因人为错误发生，降低业务处理的风险。在财务机器人处理的流程中，针对财务流程中容易出现的风险点构建相应的数据模型，增加校验、稽核环节，形成常态化的风险预警，降低操作风险。考虑到财务机器人与以往人为操作在技术手段、实现方式上的不同，完善财务机器人的风险防控措施，形成财务机器人全生命周期闭环管理。

四、财务机器人应用的实施路径

（一）推动业务与财务职责有序融合

缺乏业务的财务是无法满足公司经营和管理的需求，所以基于业务的财务才是有意义的。在事前的业务流到事中的财务流时，将主办经济事项和报销流程的经办人确定为第一责任人，其部门对经济事项负直接的管理责任，在报账之前已经确保经济事项履行了第一道审批程序，经办人和部门共同对经济事项、报账信息、支撑性材料的真实性、合规性、完整性和准确性负责。经办人提出申请后流转到对应的归口管理部门，从专业的层面上对经濟事项发生的合理性、合规性把关，确认各项申请复核业务管理规范。之后由财务部的会计进行初审和复核，全面审查经济事项是否符合财经规范和入账要求。事后对该报账事项进行财务的抽查和业务的抽查，根据项目的风险以及频次进行后向检查，实现全面责任对等，分层分级别管理，注重实际效用的业财协作体系，将业务与财务有效的进行融合。

（二）全责任覆盖，风险防控智能化

为了在财务流程中嵌入风险防控措施，将其风险降至可接受的范围内，为费用管理中的责任点制定系统管理的方案，将其进行风险智能控制，主要从四个方面进行落实。第一个是规范要求，即将原则性的要求明确提示，前置招待申请的界面，经办人对原则性的要求有所印象和感知。第二个是附件类的要求，明确附件的界面和标准附件的格式，前置在招待结算界面，明确告知经办人标准化的附件要求。第三个是刚性控制类，只要关于数据填报的或有数量关系的，后台设置相应的逻辑将其强制控制，嵌入招待申请、结算流程，管控要求与经办人实时交互。第四个是批注类的提示，经办人可以实时查看各类词汇的定义，对于选择类的操作，每一项都告知其选项定义，便于经办人理解和操作。

（三）顺应技术发展，支持自动填报

伴随着云计算、大数据、物联网、人工智能等新兴技术的崛起和拓展应用，财务的发展突飞猛进，财务也变得更加简单和智能。运用OCR技术，实现多张票据的自动识别，火车票、定额票整齐的黏贴后，一次性识别多张票据信息，如在火车票上可以提取乘车的日期、出发到达城市、座位等次和票价等信息，增值税专票识别出发票金额、不含税价格、税额、发票号码、发票代码和税率。在标准信息识别后，自动填写到电子台账的制定位置，并将发票信息与提前内置系统的控制标准互相比较校验。经过校验的数据多系统直连传输，如招待费报销，首先是招待费申请，数据校验后如果符合业财的规范，那么将进入招待费结算，传输至招待费入账支付。

（四）推动流程优化，提升流转效率

报账单审核和审批的速度直接影响到业务部门工作推动的进程，所以在提升审核速度方面需要细化，从业务端到财务初审、复审最后到支付，实现端对端的管理，将业务处理的实现纳入考核的依据，即不仅是在财务端提高单据流转的效率，在前端的业务部门及审核质效也纳入到管控，实现全流程的提速。其次，将费用审核划分为多个种类，给予不同的优先级顺序，对于人工成本、员工费用、农民工工资、酬金等重点费用优先审核的权限，并逐一的明确每一环节的处理实现，平时和周末不超过多少个工作日为限度，分级限时办理。对于财务环节，以分层级报销审核机制，采用单到即审的措施，面对金额较小的招待费、会议费直接由业务部门以及财务人员审批，减少实质性的审批流程和环节，加快会计处理。

（五）做好检查闭环，确保报销质量

尽管财务机器人已经替代了一部分工作，但对于人为操作的地方还需要进行特别的关注，作为对系统的补充控制，比如在差旅方面检查出差地点是否正确，有无错选和漏选，否则直接影响补贴的精确性和住宿的上限标准，出差的天数是否符合逻辑，票据类型的选项是否正确。通过大数据的对比分析，可以发现一些隐形问题，比如差旅费是否重复报销，重点注意同一人重叠时段报销，节假日、周末差旅报销的合规性，对于相同时间和地点的不同报销因为同一件事情，对比补贴的情形，作为对单笔报销检查的补充。

五、结语

财务机器人对业务人员与财务工作者的支撑工作给予了很大的支持和帮助，从业务发起、领导审批、财务审批到支付环节，减少了不必要的程序和人力成本，提升了效能和质量，做好了规范性的提示，为實现业财融合和企业的可持续发展打下了坚实的基础，推动企业应用更加成熟的技术和财务，实现财务人员向高价值的服务转型。

（作者单位： 江门市博通公路建设有限公司）