基于内部控制角度下的高校财务信息化建设探究

蓝晴

摘 要：加强高校财务信息化建设，有利于提高财务管理的效率和质量，有利于增强高校内部控制风险的防范，有利于推进高校整体信息化建设。目前，高校财务管理系统大多孤立于高校其他业务系统或平台，缺乏统筹部署和整体筹划。文章以内部控制为视角，从思想认知、制度建设和技术保障层面，对高校财务信息化建设提出相应的改進措施。

关键词：高校 内部控制 财务信息化

中图分类号：F230  文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2021）01-082-03

一、背景综述

为进一步提高行政事业单位内部管理水平，增强内部控制，加大廉政风险防控机制建设力度，财政部于2012年制定了《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号），规范中定义“内部控制是指单位为实现控制目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控。”应重点关注单位内部的预算管理、收支管理、政府采购情况管理、资产管理、建设项目管理、合同管理等方面情况。为进一步加强行政事业单位内部控制建设，规范单位内部控制报告的编制、报送、使用及报告信息质量的监督检查等工作，提高单位内部控制报告质量，财政部又先后出台了《全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会〔2015〕24号）和《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》（财会〔2017〕1号）。

（一）必要性分析

《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）第十八条提出：单位应当充分运用现代科学技术手段加强内部控制，将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中，减少或消除人为操纵因素，保护信息安全。

（二）重要性分析

高校财务管理引入内部控制制度，将经济业务流程进行梳理，明确重点业务的风险点，堵住风险防控漏洞，将内部控制要求充分融入到业务的各个环节，实现业务的全过程管理，有效提高财务管理工作的效率和质量。

二、现状分析

2008年财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会制定了《企业内部控制基本规范》（财会〔2008〕7号），提出了内部控制五要素：内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督，以此分析G大学的财务信息化建设现状。

内部环境是单位的纪律与架构，影响管理目标的制定，是建立与实施内部控制的基础，包括机构设置、权责分配、内部资源等。从近两年G大学财务信息化建设的情况来看，每年在信息化建设的投入约为1500万元，但各业务部门的系统平台整合度较差，彼此自成一体，就财务系统为例，虽然自1999年便已使用了天大天财的财务管理系统，但使用模块仍较少，信息化手段也较为落后，仅是实现了财务的电子化，并未真正实现信息化，对于这方面，学校的重视程度还有待提高，财务信息化建设任务较为艰巨。

风险评估是及时识别、科学分析业务活动中与实现内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略，实施内部控制的重要环节。G大学利用财务信息化平台，对业务活动进行数据分析，并制定相应的应对策略，如定期进行账龄分析，催收暂付款项，降低坏账风险。

控制活动是根据风险应对策略，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内，是实施内部控制的具体方式。G大学的财务风险控制措施，主要表现为不相容职责岗位相互分离、审批权责控制、审批回避控制、预算执行控制等，通过明确各岗职责，相互监督、相互牵制，达到有效制衡。

信息与沟通是及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在高校内部、高校与外部之间进行有效沟通，是实施内部控制的重要条件。G大学财务信息的内部沟通有工资查询、学生缴费查询、来款信息查询、网上报销等，外部沟通方面，已与省财政的政府监管系统实现数据传输，下一步仍需加强内部与外部的信息沟通。

内部监督是对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷，应当及时加以改进，是实施内部控制的重要保证。日常监督方面，G大学财务人员通过分析会计核算系统、预算管理系统等数据，查找并监控不合理现象，学校审计部门更是每年都会对上一年度财务预决算情况进行内部审计，查错纠弊并监督整改，以此来不断完善内部控制流程。专项监督方面，G大学在中层干部及校领导换届时都会进行经济责任审计或是离任审计，对重点项目及敏感支出进行针对性地监督检查。

三、存在的问题

通读全文，笔者提取“全过程”作为关键字，即内部控制要求对高校发生的任何一笔经济和业务活动都必须做到全过程的管理与跟踪，贯穿了内部权力运行的决算、执行和监督全过程，涵盖了高校内部的全体人员。然而目前由于系统的局限性，造成财务信息的孤岛，许多业务流程还存在内部控制漏洞，对业务的全过程管理暂时无法全面覆盖。

（一）认知缺失

内部控制是保障组织权力规范有序、科学高效运行的有效手段，也是目标实现的长效保障机制。从2014年执行至今，仍存在认知偏差的现象，讲一套做一套的做法屡见不鲜。

（二）制度缺失

在内部控制视角下，高校财务管理制度仍不完善。以G大学为例，在2019年度内部控制报告编制工作中发现，高校缺乏年度决算与绩效评价的工作流程，缺乏明确的岗位职责，缺乏对预算与计划、支出范围和标准确定的管理制度等。

（三）数据平台无法统一标准、共享数据

目前，绝大多数高校都有一套较为完备的财务信息化管理平台，基本能实现内部控制度对财务单一业务管理的需求，如预算管理、收费管理、工资薪酬管理、网上报销和审批、会计核算、财务查询、票据管理等。但从高校整体内部控制层面来考虑，仍存在很大的漏洞，例如：学生收费系统的学生信息，与教务系统的学生信息不共享，更新不同步，造成学生个人信息及人数的不一致;工资管理系统的人员信息未能与人事部门的教职工信息实现共享，导致教职工信息变更的滞后;科研业务管理系统中与财务管理系统对同一科研项目代码按各自业务需要制定，导致项目信息无法共享;还有许多诸如此类的情况，造成许多信息汇总后无法直接使用，既然增加了人为操作失误的风险，又浪费了人力物力和财力。

四、解决措施

（一）思想认知保障

1.领导层面。高校的财务内部控制信息化还处于发展阶段，部分管理者存在对内部控制不够重视的现象，需加强对内部控制的认知，提高财务内部控制信息化的经费投入，并将财务信息化建设纳入高校整体信息化建设的设计中。

2.财务人员层面。2019年1月1日，新政府会计制度的实施，对高校财务管理的精細化和业务融通性提出了更高标准，更对财务人员的业务水平提出了更为严苛的要求，财务人员应在不断提高自身业务能力的同时，建立内部控制思想，思考如何利用财务信息化手段，提高财务数据的准确性和及时性。

3.各业务部门层面。为完善学校内部控制流程，需要各业务部门团结协作，认真梳理业务流程，查找防控风险点，加强必要的数据共享和对接，促进各部门之间的信息沟通。

（二）制度建设保障

严格执行经费审批制度和各专项经费经费管理办法，推行“一支笔”工作机制和审批回避制度，按额度划分审批程序，明确各审批角色权限，强化流程设计，不允许项目负责人自签自支，降低财务风险。

完善财务内部控制制度，包括银行账户管理、支出报销管理、学生缴费管理、项目资金管理、出差审批管理、专家酬金管理等方面的制度修订，明确业务的流程管理，对资金流入和流出进行严格把关。

建立全面预算管理制度，明确编制依据、程序和方法，编制科学、合理的全口径预算，严格控制预算执行和调整，并做好预算执行分析工作。

（三）技术保障

1.构建财务业务一体化管理平台。财务业务一体化管理平台，集成了预算管理、收费管理、工资薪酬管理、网上报销和审批、会计核算、财务查询、票据管理等业务，建立起由全面预算管理为起点的财务管理平台。

一是预算管理系统，使预算从申报、编制、下拨、执行、调整与预算结果分析得到高度的协调统一，与会计核算系统和网上查询系统相互配合，提高了预算管理的可控性和透明度，方便使用者及时了解与监控预算执行情况。

二是收费管理系统，与迎新系统、教务管理系统、后勤管理系统融通，共享学生数据，统一收费标准，实现学生从入学到毕业的全过程跟踪管理。

三是网上报销和审批系统，完善各级审批流程，实现电子发票查验，规避虚假发票报销和电子发票重复报销的管理风险。

四是合同管理系统，与校内相关合同管理系统对接，对每一笔合同支付数据进行全过程监管，对不符合支付条件的合同提出预警。

五是科研管理系统，与科研管理部门的业务系统交互，实现项目经费的全过程管理。

六是会计核算系统，根据项目属性设置好的业务类型和项目类型，自动生成财务分录和预算分录，改变了现有财务人员手工录入凭证的方式，大大提升财务工作人员的工作效率，使之精力主要集中于业务的审核与监控，不再局限于繁重的单据录入工作，可大大减少财务人员会计科目出错、经费项目选错的人为失误。同时，标准化的设置，如将差旅住宿标准设置入报销系统，自动判断是否超标，超标部分不予报销，减少了财务人员的人为判断，也大大减少了财务人员与教职工之间的矛盾。

七是财务查询系统，包含来款查询及认领、学费查询、工资薪酬查询、项目经费查询、借款和报销查询等功能，实现学费催缴、借款催还、报销到账通知。

八是银校互联系统，能真正做到无现金报账，实现银行资金的自动划转，自动化对账，促进资金结算业务的高效率发展。

2.构建数据共享平台，加强信息整合。立足于整个高校的信息化建设，财务业务一体化管理平台需与其他业务管理平台对接，通过进行二次开发实现数据实时共享，统一数据编码规则，做到单一来源输入，多渠道输入，确保数据出处统一，各业务环节直接取数，业务处理高效便捷。以G大学为例，财务业务一体化管理平台需与教务管理平台、人事管理平台、科研管理平台、资产管理平台、采购管理平台、合同管理平台、后勤管理平台等相关业务平台对接，打通信息孤岛，实现财务、教务、人事、科研、资产、后勤的业务交互与信息共享。

3.专业人员管理。财务信息化建设过程中，存在着设计规划、开发建设、运行维护、病毒防护、信息保密、数据安全、网络安全等方面的风险，高校应高度重视，配备有专业技术背景的系统管理人员，在做好数据维护的基础上，确保系统的正常运行和数据安全工作。

五、结语

通过上述措施，可达到从各业务层级规避已知的内部控制风险，实现财务相关业务环节的全过程管理：

教职工全过程管理。从教职工入职到离职，能清晰查看到是否有未移交的资产，是否有未归还的借款或欠款等情况，防止债务未清人已离职的情况，保障了学校的基本利益。

学生全过程管理。从招生环节到学生毕业离校，学生基本信息录入与修改数据来源唯一，其他各平台实时共享学生学籍异动情况，防止因专业调整、复学等情况，却因财务信息未更新导致少收学费的情况，对学校收入造成损失。

采购全过程管理。严格按照国有资产管理相关规定，对集中采购品目商品采取政府采购及定点采购。若是在单据填报中出现需要集中采购而又无政府采购合同的商品，则弹出相关提示且流程无法继续。相关采购环节结束自动推送入库信息，防止国有资产不及时入库。

合同全过程管理。将付款与合同管理相结合，按合同签订条款，按实际进度审核并支付款项，可有效避免重复支付等失误，实现合同的全过程封闭管理。

资产全过程管理。对每笔资产的增加、折旧、处置进行全过程跟踪，有效防止国有资产流失。

暂付款全过程管理。强化学校预付款管理，定期清理，要求借款人及时追加发票，或对达到入库条件的预付款进行相关入库工作。

票据全过程管理。加强票据管理，对于报销填制的相关发票，需要同时查验真伪和查重，有效防止虚假发票和发票重复报销;加强预借票据管理，对预借增值税发票的经办人，要求尽快追回相关款项并及时认领来款，做到开具的每一笔增值税发票可关联到具体来款。

原始凭证流转全过程管理。充分利用信息化手段，完善凭证传递程序，将会计原始凭证影像化，减少翻查纸质凭证，能有效提高工作效率，并防止原作凭证未及时归还造成缺页、遗失等情况。

今后，学校仍需适时评估，发现可能存在的问题，及时采取措施，不断构建并完善高校财务信息化建设，修补发现的内部控制风险防控漏洞，对高校整体内部控制制度建设及智慧化校园建设，都有着重要的实践意义。

参考文献：

[1] 《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）

[2] 《全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会〔2015〕24号）

[3] 《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》（财会〔2017〕1号）

[4] 蔡艳艳，孟晓敏.数字化赋能高校政府会计制度实施研究[J].会计之友，2020（22）

[5] 马阳子.基于内部控制五要素视角下高校财务信息化现状分析——以N大学为例[J].西部财会，2020（6）

[6] 薛白.基于内部控制视角下高校的财务管理改进探究[J].公共财政研究，2020（4）

[7] 田建中，汪洋，李帅.基于内控机制的高校财务信息化管理安全风险规避研究[J].沈阳建筑大学学报（社会科学版），2020（2）

[8] 马连锋.内部控制视角下高校财务管理信息化建设研究[J].财会学习，2020（18）

（作者单位：广东开放大学 广东广州 510000）

（责编：贾伟）