关于加强铁路企业档案管理工作的思考

摘  要：近年来，我国科技发展迅速，这也在一定程度上推动着我国铁路行业的发展，同时也对铁路企业档案管理工作提出了新的挑战。传统管理模式的整体效率较低，无法满足当前铁路行业的实际发展需求。所以，在当今时代背景下，铁路企业应当对档案管理存在的问题进行深入分析，采用一系列可行性方式来保证企业档案管理工作的高效运行，进一步发挥铁路企业档案管理工作的价值意义。

关键词：铁路企业;档案管理;策略分析

引言：

在铁路企业中，档案记录着生产运营的基本信息，有助于推动企业的整体发展。伴随着时代的不断进步，铁路企业若想维持自身的正常运行，提升工作效率，就必须要加强档案管理工作的重视，深化对铁路企业档案管理工作的分析，保障企业的各项决策发展，促进企业的全方面发展。

一、现如今铁路企业档案管理工作所面临的现状

（一）鐵路企业档案管理人才队伍较为薄弱。

新时代下，我国经济朝着国际化的方向发展，这也使得我国交通运输行业有了质的进步。现如今，铁路企业运输能力较以前相比，已经有了巨大的提升，相应的基础设施也不断完善，在面临发展机遇的同时，也为铁路企业带来了巨大的挑战。就当前现状来看，铁路企业档案管理工作中，人员的专业素质相对较低，专业知识也较为薄弱，很难满足新时代下企业档案的实际需要。近年来，铁路企业的生产运营方式发生了翻天覆地的变化，结构体系也得到了优化变革，相关部门人员也进行了相应的调配，这也在极大程度上增强了铁路企业档案的管理难度。但铁路行业在开展档案管理工作时，未能为其配备充足的人才，致使档案工作很难发挥出自身的作用价值，严重影响了企业的持续发展。

（二）未能注重档案管理工作。

一直以来，档案管理工作都未能在铁路企业的发展中占据有利位置，领导层也未能意识到档案管理工作的重要作用，对档案管理工作的认识还只是停留在表面，认为档案管理工作只需要将相关资料进行整理储存即可，不会为企业的发展带来实质性的帮助，进而忽视了对档案管理工作的关注，以至于企业档案管理存在诸多弊端，例如：档案资料不完善、内容不明确等等。很多铁路企业都认为档案管理工作在整体的发展中无足轻重，致使档案管理工作未能得到企业内部的充分重视。

（三）未能为档案管理部门配备充足的硬件设施。

结合当前数据分析得出，近几年我国铁路的建设项目呈逐年增加的趋势，也使得很多铁路企业都开始积极拓展项目范围，这也对档案储存工作提出了新的挑战，以往的档案管理所占用的空间已经无法满足新时代企业对档案资料的需求。所以，企业管理人员应当摒弃传统的档案管理模式，开展信息化档案管理工作，将传统纸质的保存形式转变为音频、文字等信息化形式，借助网络平台进行储存分析[1]。但就目前来看，铁路企业未能对档案管理部门提供信息化设备进行辅助工作，在信息化建设方面，资金也十分薄弱，导致档案设施得不到有效的提升。

（四）管理制度不够完善。

铁路企业应当确保档案管理制度的科学性，有助于推动档案管理活动的正常开展，但对铁路企业当前的档案管理工作进行分析，存在诸多问题，例如：档案整理缺乏科学性等等。究其主要原因，是由于管理流程的不规范以及管理制度的不完善。员工在开展档案管理工作时，相关的管理制度未能对其起到约束的作用，在工作中过程中有着较强的主观性和随意性，这也严重影响着档案管理工作的整理水平。另外，企业其他部门也缺乏对档案管理工作的重视，文档归档不够及时，不利于档案人员的工作开展。铁路企业内部员工未能对档案管理工作进行深入了解，也未能对其进行有效宣传，长次以往，会使得档案管理活动的正常开展受到严重的影响。

二、改善当前铁路企业档案管理工作的有效路径

（一）积极宣传档案管理工作的重要性。

铁路企业档案管理部门在开展管理工作的过程中，应当根据当前铁路企业的实际发展状况以及发展趋势进行深入分析，积极宣传档案管理工作的有效性，确保企业内部每位员工都可认识到档案管理工作的意义和价值，定期开展《档案法》的学习活动，并鼓励员工积极参与。此外，各层领导人员也应当加强对档案管理工作的重视程度，合理运动档案资料、图片来开展企业内部活动，展示企业的文化和历史，也在一定程度上加深了企业领导人员以及普通职工对档案管理工作的认识，为档案管理工作的有序开展奠定有力基础[2]。

（二）加强铁路企业档案管理人员的素质建设。

铁路企业档案管理工作需要工作人员具备较高的专业素养以及丰富的档案管理经验，并且为迎合时代的发展，工作人员还需要具有一定的信息化能力，极大程度的提升档案管理工作的效率和水平。铁路企业需要加强档案管理队伍的建设，吸引高质量管理人才，有助于铁路企业进一步提升内部档案管理工作的质效。此外，应当加强对工作人员的行为约束，由于档案管理工作较为繁琐，所涵盖的信息较为广泛。如若档案管理人员在工作期间未能按照相应的规定进行，那么极易出现流程方面的错误，不利于提升档案管理工作的整体效率，甚至会对企业的战略决策产生一定的影响。所以，铁路部门应当更加注重档案信息管理工作，对档案的整理和信息的存储提高重视，并加大审核标准，确保档案管理工作的正常开展。另外，定期开展档案管理人员的培训活动，提升人员的工作能力，科学运用互联网信息技术，切实提升档案管理工作的效率，使得失误率大大降低，在一定程度上也推动了铁路企业的整体发展。

（三）加强对档案工作的管控。

在开展铁路档案管理工作时，应当加强对各项工作流程的管理，例如：材料的收集、整合、归档、分析等等。制定针对性策略，保证资料收集和归档的规范性，对一些重要信息进行标注。不断优化收集方式，拓展收集范围，加强资料审核，根据档案的结构体系，丰富档案资源。此外，在对档案资料进行储存和管控时，可以采用多样化形式开展，在储存铁路企业文字档案的同时，还要注重视频、录音等一些极易保存形式收集，规范档案整理工作，根据相关规定和要求进行档案管理，对档案内容进行科学整合排列，根据相关要求来设置资料目录[3]。此外，还应加强档案保存的外界条件，做好防火、防电等预防措施，为档案资料营造安全的保存环境。

（四）为档案管理工作配备相应的硬件设施。

铁路领导层必须要明确档案管理工作的价值意义，并加大对设施建设的投入，认识到档案资料一旦丢失会造成无法挽回的损失，与铁路企业的发展息息相关。铁路企业应当重视对档案用具的管理，给予其足够的资金支持，购入专业的设备设施来促进档案管理工作的开展，增强档案资料的安全性，以防档案资料在日后使用期间出现损坏的情况。此外，还应当加强对相关基础设施的重视，增设一些资料库房，扩大档案存放范围，做好消防预防工作，为档案管理工作提供空间服务[4]。另外，合理应用专业化的企业档案管理软件，加强对企业档案管理工作的改革与创新，摒弃以往人工管理方式，有效提升企业档案管理效率，减少失误频率，完成档案信息搜索及应用的信息化目标，促使档案信息资料的收集和定位更加精准和迅速，推动铁路企业的信息化发展。

参考文献：

[1]曹鹏. 关于铁路企业档案管理过程中如何有效优化库存的思考[J]. 经济管理文摘， 2020（5）：2.

[2]张晓. 试论铁路企业档案管理过程中如何有效优化库存[J]. 科技资讯， 2021， 19（7）：3.

[3]王睿. 铁路勘察设计企业档案管理模式转变助力企业发展的思考[J]. 办公室业务， 2021（17）：2.

[4]李赛. 浅析企业文书档案管理的 问题及对策建议[J]. 铁路采购与物流， 2020.

作者简介：高杰，1982年1月，男，山东青州，山东高速轨道交通集团有限公司益羊铁路管理处。山东省潍坊市寿光市，262700，大学，助理馆员，档案管理。