基于黑箱理论谈高校无接触财务服务体系构建

郑晓华

摘 要：高校财务是国家财经法规的执行者，也是高校产学研的服务者，随着我国数字化的进一步发展，对高校财务报销也提出了新的挑战。如何加大财务服务力度，构建财务服务体系，实现无接触财务报销，成为高校财务报销应该亟待解决的问题。基于黑箱理论，探析高校无接触财务服务体系的构建及完善对策，以期更好地服务于高校的可持续发展。

关键词：高校财务;无接触;服务体系;黑箱理论

中图分类号：G647.5       文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2021）13-0081-04

随着国家对高校投入的不断加大，以及信息化技术发展的不断深化，对高校财务服务也提出了新的要求。高校财务工作者也必须顺应形势转变观念，从传统的高校师生来财务处办事的模式改变为财务工作者要主动服务、优质服务、无接触服务的模式。在这个特殊的时期，构建高校无接触财务服务体系，将成为高校财务管理的一个新视角，是满足目前工作需求的一个必然选择。

一、高校财务报销现状

（一）传统报销模式存在弊端

1.人员集中，面对面接触。高校传统的报销模式就是高校师生携带已预约并整理好的报销单据到财务大厅交单，由专业财务人员初审收单然后报销，更有甚者，是到财务大厅排队报销，那财务大厅就是一个人员高度集中的地方，而高校财务处又是窗口单位，面对的是全校师生，人员集中会大大增加交叉感染的风险，给高校师生的安全带来隐患，与我国目前万众一心抗击疫情的要求严重不符。

2.工作效率低下。传统的排队交单报销会占用高校师生的很多时间，而对于财务人员，也需要拨冗出大量的人力来进行初审，这样的报销流程无疑对报销人员和财务人员都是一种时间和精力的浪费，工作效率极其低下，制约着高校财务管理的水平。

（二）高校财务报销难、报销烦

1.新业务层出不穷、新政策不断推出。随着高校教育事业的蓬勃发展，高校经费来源也越来越多元化，并且随着国家信息化水平的不断发展，购物方式、结算方式也越来越多样化，此外，国家不定期出台新的财经政策、学校也会不断修订各项财务规章制度，各种新业务层出不穷，新政策不断推出，这些都增加了财务人员的工作难度。为了适应不断变化的新政策，要不断学习新业务，导致高校财务人员长期处于新知识、新政策不断更迭学习的状态。

2.高校投入不断加大，财务人员相对匮乏。国家对高校教育投入的不断加大，高校经费总量不断扩大，有数据显示，2014年全国教育投入为3.282万亿元，而2018年全国教育投入4.61万亿元，短短5年间，教育投入增长了40.63%，而财务人员队伍却没有随之壮大，导致财务人员长期处于高强度、超负荷的工作状态。

3.信息不对称，宣传力度不够。高校具有师生规模庞大、且学生流动性强等特点，导致前来办理业务的人员数量众多，且流动性大，他们对财务专业性知识的了解少之又少。而财务又是一个专业性很强并且有一定技术含量的工作，同样的规则要讲给不同的人，甚至同一件事情，往返几次不同的人前来办理，又要重复去解释，这就给财务核算人员宣传和解读财务报销知识带来很大的挑战。

4.报销手续较多，各部门联动较多。由于财务报销往往不是单凭一张发票就可以报销，而是需要有一些审批手续或者报销要件，甚至需要到高校设备处、科研院、国际合作处等部门办理必要的手续。这些就需要掌握非常完善的政策及规则，而高校师生经常忙于科研忽略财务，导致办理报销时各项手续不全，必须重新走程序等情况需要往返多次，浪费时间。

基于以上几点，解决高校报销难、报销烦，释放高校师生在报销上花费的时间，充分发挥高校师生的科研力量，构建高校无接触报销财务服务体系势在必行。

二、基于黑箱理论构建高校无接触财务服务体系

（一）黑箱理论

黑箱理论，是指对特定的系统开展研究时，人们把系统作为一个看不透的黑色箱子，研究中不涉及系统内部的结构和相互关系，仅从其输入输出的特点了解该系统规律，用黑箱方法得到的对一个系统规律的认识。不通过分析生态系统内部结构和相互关系，而是根据生态系统整体物质和能量的输入和输出关系及其影响因子得到该生态系统的结构和功能的规律，一个系统中，在同样的输入作用下，它的输出和所模拟的对象的输出相同或類似，就可以确认是实现了模拟的目标。在高校财务报销中，有大量的业务是重要性低、重复性强，而且需要占用大量的时间和人力来完成的，在我们高校财务服务体系中，就可以将此类业务进行服务外包，这个操作环节就可以看作是黑箱，控制前端的收单、培训等环节以及后端的复核、稽核环节，并将发现的问题反馈给前端，如此往复，在制单环节中出现的问题会大大减少，那么服务外包环节的风险就可以大大降低，在可控的风险范围内就可以实现黑箱操作的目标，这样可以释放财务人员的时间和精力，从而有效提升财务人员的服务效率。

（二）无接触财务服务体系构建

图1反映了如何对在中端操作的黑箱进行有效的控制手段。该图显示，报销人网上预约打印约单后，使用自助报账投单机进行投单，之后由专人到投单机收集约单并交给收单人，收单人收到单据后将所有单据集中进行紫外线消毒杀菌，然后收单人就可以初步审核报销手续及要素是否齐全，将不合规的约单初步收集，没问题的约单录入物流系统进行分配制单，也就是黑箱操作服务外包环节，在这个环节中也会发现不符合报销规定的单据，并将其进行收集。最后将合规的约单制单后将单据交由复核人员，查看账务处理等前期环节是否有误，并将有误的单据退回至制单人员。至此，就将所有不符合报销规定的单据收集齐全，此时将单据问题进行分类，第一类是可以通过电话解决的问题，这类单据电话联系经办人后由财务人员更改信息进行约单处理;第二类是需要补充材料的，可以联系经办人将需要补充的材料告知，经办人可按要求补充后重新预约，并在打印的约单上注明原约单号补充材料，财务收单人员看到此类约单就可以通过物流系统检索原约单的分配情况，直接将补充材料给制单人;第三类是确需退回的约单，依靠系统短信通知经办人，短信内容会编辑退单原因、取单窗口及时间等，经办人按照约定的时间到专窗取回。这样就极大地减少了报销人员和财务人员的接触机会，基本实现了无接触财务报销。复核人员在复核过程中要注意定期汇总近期发现的问题，将问题及时进行反馈，这样就能有效控制黑箱操作环节的风险。

（三）无接触财务服务体系构建的相关措施

1.开设公众号，提升服务效率。随着信息化技术的不断深化，微信公众号已经成为信息发布的一个重要平台，高校财务作为高校的一个重要窗口服务部门，也应顺应新媒体的发展潮流，开设微信公众号。财务报销的各项新政策层出不穷，新规定不断推出，这些新的规章制度就可以利用公眾号进行发布。此外，一些常用的标准，如差旅标准等、业务流程等也可以利用财务公众号进行推送，这样就打破了传统的时间、地点等因素的限制，方便师生在任意时间、任意地点来完成信息的查询、业务的办理，以及掌握财务新动态。因此，开设财务公众号已经成为提升财务服务的一个有效手段。

2.报销前端控制。财务报销前端控制手段主要包括：一是网上预约。目前大部分高校都实行网上预约报销，解决了报销人员排队等候的问题，另外可以在前端收单处就发现和处理掉一些报销过程中不合规、不合法的情况，以及可以基本满足报销手续齐全的要求，为业务外包奠定基础。二是设置学生财务助理。由于高校报销人员流动性大，规则掌握不够透彻，引入科研财务助理成本较高。基于此，设置学生财务助理就是最好也是最合理的解决方案。首先，学生学习能力强，人员队伍庞大，财务处每个学期可以对其进行培训，让其大概掌握财务报销政策，并且建立财务助理微信群，财务助理可以在群里实时提问，由专业财务人员进行解答，使得网约单的交单质量明显提高，很大程度的分担了一部分财务人员的压力。其次，学生财务助理相对专业科研财务助理成本低，可以更大范围的满足高校教师的基本财务需求。

3.报销中端购买服务。报销中端购买服务也就是指财务报销业务的黑箱操作环节，由于高校编制的限制，财务人员的数量不能满足高校日益增长的经费需求，将日常报销业务中重要性低、重复性强、需要占用大量时间和人力来完成的部分报销业务进行外包处理，这样就可以有效缓解财务人员的报销压力，将财务人员更多的转向管理、服务、以及报销前端和后端的控制，实现低成本、高效率的效果。

4.报销后端控制。报销过程由外包公司参与后，报销后端就更要加强控制以防范风险。主要包括：一是加强复核人员的综合素质，复核人员要对外包公司人员做的账务严格把关，保证外包人员账务处理准确且政策执行到位;二是加强高校稽核的作用，确保外包人员的业务处理完全遵守高校财务相关规定的要求;三是引入物流系统，动态管理原始单据的流转，防止遇到问题时查不到追责对象。

5.财务服务进院系。将财务工作延伸到每个学院，给每个学院配一个财务联系人，让财务联系人加入每个学院群的大家庭中，使得财务人员能够站在学院老师的周围为大家服务，做到主动服务、贴近专家、增进了解，实现财务处和全校广大师生之间的“无缝对接”。有任何财务问题可以随时随地地联系财务联系人，财务联系人也可以随时随地的解决教师提出的有关问题。此外，各种新政策、新程序、新动向可以及时在院系群里推送，这种主动服务的举措可以有效缓解院系老师报销难、重复跑腿的现象。

6.机器人百问百答。通过将高校财务人员嵌入到学生财务助理群和学院教师群中的方式，为财务人员搜集师生关切的问题提供了有效的素材。财务人员将各个群里的财务问题定期汇总，并且将其形成标准答案，将问题和答案嵌入到机器人和微信平台，办事人员可以通过关键词询问机器人或者微信平台搜索获取答案，这将在一定程度上释放财务人员的工作压力，使得财务人员可以更高效地完成更加复杂的工作。

（四）无接触财务报销下特殊业务办理流程

1.因公出国、来华人员的财务业务和会议费。在日常报销中，对于因公出国、邀请来华人员的财务业务和会议费的报销就比较烦琐，一是由于审核要素较多，二是票据种类较多，三是票据形式多样化，还有就是有标准，报销必须在标准内报销，不能超标准。因此，对于这类业务，如果完全由经办人整理投单，势必增加退单的可能性，而且对于解释的退单原因，经办人不一定能一次性了解，从而增加了因单据往返延误报销的可能性。对于这类业务，应采取“网上预约+线上审核+自助投递”的程序，增加线上审核环节，经办人将所有票据拍照上传到公共邮箱，由财务人员定期查看审核，反馈需要补充或者更改的材料，保证投递的单子质量。

2.特殊需现场办理的收支业务。有些特殊的紧急业务，例如支付防疫物资费用、支付住院押金、领取抚恤金等业务，这类业务由于特殊或者事态紧急，需要现场办理，应事先约好办理时间，并确定好需准备的材料，按照约定时间，携带相关材料现场办理。

3.需补充材料的退单。在制单过程中发现有一些需要补充材料而产生的退单，对于这类退单，经办人可以按照要求把需补充的材料先拍照发给财务处公共邮箱，邮件注明网约单号和当前处理审核人姓名，审核人员预审通过后，经办人打印网报单及补充材料再次投递，并在约单上注明“补充材料，转几号窗口”。

三、完善无接触财务报销的对策

（一）完善内部控制管理制度

无接触财务报销需要依靠强大的数字化校园网络，需要财务系统、物流系统、设备系统、采购系统等钩稽配合，但软件不可能解决所有的问题，还需基于学校层面完善内部控制管理制度，严谨的内部控制制度可以有效降低风险，强化财务管理，保证财务流程标准化，推进无接触财务报销正常运行。

（二）简化传统流程

传统的报销都有各项审批和签字盖章制度，传统的报销流程中首先需要的就是项目负责人签字和院系或者部门盖章，这就需要经办人预约后要找项目负责人和院系或者部门领导，但特殊的时期，为了减少人员聚集，财务处也采取顺应形势的改变举措。首先是改变院系或者部门盖章的要求，由于之前的盖章环节也多是流于形式，并没有对所报销的票据及其他合同等附件进行审查。因此，对于日常的报销取消院系或者部门盖章，并没有增加风险，反而满足了减少了人员集聚的要求。

（三）完善网签功能

报销需要项目负责人签字，特别是大额报销还需要多级领导审核签字，但领导一般都公务缠身，而且多层领导很难在一段时间内都找到，同时也增加了面对面的几率。因此，完善网签功能，一方面可以使领导在签字时不受时间、地点的限制，另一方面也缩减了经办人找领导签字的时间，解决了报销环节因签字影响工作效率的问题，还在很大程度上减轻了领导的工作压力，最主要的是减少了面对面的情况。

结语

基于上述几个服务手段的优化和服务体系的构建，高校财务就能基本实现无接触财务报销。在这个特殊的时期，一方面能做好疫情防控，避免面对面接触，为高校师生提供了安全保证;另一方面可以满足高校改革发展的财务服务要求，让教师少跑腿，释放更多的时间、精力于科研和教学工作当中。当然，高校财务服务体系的构建依然是一个不断探索、漫长的过程，主动优质的服务没有终点，还需要高校财务人员持之以恒的努力。即便等到疫情过后，这种无接触财务报销模式也必然会持续发挥它的优势，这是社会信息化发展的必然结果。总之，要尽可能结合时代的发展需求，利用高科技手段，拓宽财务工作服务领域，改善服务态度，提高服务效率，使财务服务真正落到实处，达到我们的最终服务目的。

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[责任编辑 辰 敏]