建设项目档案收集归档存在的问题与对策研究

童顺琴

摘要：档案管理工作主要表示对档案进行收集、整理、识别、统计、存储和后续的为其他人供应便利的服务工作。分工也只是一个广泛的概念，并不是绝对的，因为现代社会的进程，档案管理工作已经变成了十分复杂的工作体系，档案管理按多种层次来划分，然而归根结底，档案管理中最为关键的内容还是在档案管理中对多媒体技术的信息化使用。文章通过对建设项目档案收集归档的重要意义进行分析，阐述了档案文件收集和归档中存在的一些问题，并提出了有效的建议和改善措施。

关键词：建筑工程;档案收集;归档;问题和策略

中图分类号：G275.3文献标识码：A 文章编号：1003-2177（2021）01-0123-02

0 引言

伴随中国经济的持续发展，项目建设规模也越来越大，对项目档案文件的收集以及归档的管理工作进行优化，不断提升要求，所以，在开展项目建设时，项目档案的收集与归档有着十分重要的作用，建筑项目档案对建筑工程的整体面貌进行了反映。所以，良好开展建设项目档案的收集、归档工作具有十分重要的意义。然而，现如今大部分建设项目档案收集、归档工作中还具有各种各样的问题需要处理。通过对存在的问题进行进一步的分析，从而提出有效地改善策略，为中国建设部门档案管理工作的开展提供了一些可行的思路与发展对策。

1 建设项目档案收集和归档工作的重要意义

工程档案的收集与归档是档案管理工作中的重要基础环节。档案管理中收集的档案是项目建设的历史记录，也是项目投产以后进行运行、维护、管理、改扩建和技术改造的重要依据。所以，项目档案文件的收集与归档，在项目建设工作中有着十分重要的作用。因此，有关部门应该高度重视档案的完整性，这属于高质量档案实现的一项标准，完整的档案对组织的生存与发展也是至关重要的。在建设项目档案的收集和归档过程中，收集是对档案进行管理的基础内容，然而也是最为关键的一项内容，良好开展收集工作是保证项目文件完整性的重要条件，而完善的档案才能最大化地展现自身价值[1]。

2 建设档案收集和规定工作的现状

2.1 具有一定忽视性

档案管理者对项目档案收集归档工作存在忽视性，在工作执行中具有许多问题。一部分管理者注重重要问题，对其他文件的效用存在忽视，造成档案收集与归档工作十分片面，不完善。对档案的完整性造成了影响，减少了档案的真实与有效性，让建设项目档案的具体效用无法最大化地展现，并且影响了提供和利用工作的正常开展。

2.2 收集归档的工作量很小

项目档案收集方法十分单一。现如今，许多企业部门在开展项目档案收集的工作时，依旧采取传统十分单一的工作方式，这对一般工程项目档案的收集而言，造成的影响较小。然而，伴随企业的持续扩大与机构业务的拓展，项目档案的数量也会不断增加，因此，传统的收集必然会减少文件和档案的收集的效率与质量，对档案管理工作造成了影响，并且对施工单位有关工作的进程造成了阻碍。

2.3 文档不完整

文件资料收集的时候往往出现断章、缺页的现象，使得原始资料的完整性不断减少，对后续检查工作的开展和利用产生了影响，对项目档案管理的质量造成了影响。

2.4 档案部门在活动中对项目部的检查和指导不足

因为建设项目数量较多，建设时间较长，并且部门较多，档案部门编制指导项目部竣工文件的力度不够。因为项目规模具有一定差异，并且项目工期不一致，所以档案工作者无法对项目进度随时掌控，无法在最合适的时间进入现场，及时进行指导。因为并未从源头开始检查，造成收到的文档质量都无法达到标准，因此出现返工状况。

3 处理建筑项目档案问题的具体策略

3.1 加强认识，建立自觉与责任感

建设工程文件是在工程建设的全过程中形成，并且涉及到每一个工程的小细节，对每个项目的内部技术质量进行了反映。因此，从基建项目开工之日起，项目负责人就必须全面负责组织、协调、检查、指导这一部分档案单位与有关的建筑方进行管理。技术干部就职时，应该明确规定设备管理施工工序，谁管理负责编制竣工文件，不管是哪一专业，谁负责开展技术指导，谁就对负责本专业竣工文件的编制和积累。随时修改图纸，填写表格，收集和积累文件资料，良好完成档案工作应该是项目负责人、项目经理、技术人员和档案人员的自觉行为。应该往往督促有关部门和人员落实工程文件的编制工作，从根源上进行检查，堵上各种可能发生的漏洞，让工程文件能够实现完整性、准确性、系统性和安全性的目标[2]。

3.2提供建设部门的统筹、协调、监督作用

为了确保档案工作的实施，项目建设以前，就创建“项目工程档案工作领导小组”，对工作责任进行确定，根据相关的标准与要求，落实对项目机构、所有的承包商、监理单位工程文件的保管、收集、整理、归档工作技术进行检查、指导和监管工作，技术把握档案工作的开展状况。施工部门应该在每一个环节都组织三方（建设、施工和档案机构）开展检查和指导。对竣工文件管理，需重视两部分：（1）文件的形成。在编写竣工文件以前，建设部门应该组织施工部门召开会议，向施工单位明确说明编制竣工文件的要求以及质量标准。（2）重视验收工作。工程验收以前，施工部门应该组织专业技术工作者与档案管理者对竣工文件开展验收工作，并找出问题及时整改。与此同时，展现接管部门业务机构的监督作用，在验收的过程中对竣工文件的内部質量开展检验。在检验完成后，施工部门应该指定专业人员接收各建设单位上交的竣工文件，开展审查与把关，合格后方可验收，并把档案移交到档案室进行归档[3]。

3.3 档案部门应该进到基层，开展引导工作

档案部门有必要提前干涉，把握文档资料的形成规律，并采取有效的策略，提出需求，从而规避被动。同时在施工现场开展检查与指导工作，对检查中发现的问题及时改善。并且对现场工作人员进行培训，监督档案管理者对系统文件于质量的形成进行完善，从而监督施工项目单位强化技术管理，使得档案能够在施工工艺的日常管理中使用，良好实现对档案的管理，为落实文档制备打下稳定的基础[4]。

3.4 落实建设项目竣工文件的“三同步”

首先，布置施工任务和竣工文件的编制任务共同开展。施工项目部有必要结合项目工期需要以及进度的安排对竣工文件的编制时间提出意见，和施工任务共同发送到班组，并将完成的文件准备要求、交接时间等，归纳到工作计划、工作管理程序、有关部分责任范围与相关人员的工作责任;其次，项目施工进度和竣工文件形成积累要统一。技术文献资料是在建设活动中形成和积累的，施工技术人员有必要按专业和类别对每一单独项目的各类文件资料进行积累，等待项目竣工，这些日常积累起来的科技资料属于编制完整档案的基础。尤其是规模较大的项目，施工工期长、工程点较多。假如平时不注重文件资料的形成与积累，在工程结束后再去收集，将会造成因项目技術人员的转移，原始资料收集不完整或资料散落，对档案完整性造成影响。所以，有必要结合施工进度来开展竣工文件的形成和积累;最后，项目竣工交接和竣工文件的交接统一进行。施工部门在项目竣工验收以前，有必要对所有竣工文件进行编制，和项目一起交接给建设单位。建设项目档案和工程进度一致的主要目的是，确保工程档案资料移交及时、具有完整性、真实性和可靠性[5]。

3.5 使用办公自动化系统开展档案资料的收集

信息背景下，办公自动化系统已经变成了各个单位经营过程中必不可分的一部分，使用办公自动化系统，能够有效提高问卷档案的管理质量与效率，减弱档案收集归档工作的复杂程度。基于此，档案管理者有必要熟练把握办公自动化系统的操作技术，具有办公自动化系统的账号权限，方便核对系统中的上级要求和指令。如果文件管理这实现了有关的办理事项，应该及时到有关单位开展资料收集，不能有延误或拖后，规避文件资料信息遗漏或不完整，对文件收集和归档的效果造成影响[6]。

4 结语

总之，建设项目档案的真实性对工程整个过程进行了记录，它是检测项目质量的重要依据，并且还是加快城市现代的进程，建立和谐社会的关键手段。在项目档案工作中，收集是基础内容，并且也是极为重要的部分，良好开展收集工作，可以确保项目部分重要档案的完整性，只有良好保管完整的档案，才能最大化地展现档案的效用。

参考文献

[1]裴吉祥，张伟强.建筑工程技术资料管理存在的问题及措施探究[J].城市建设理论研究（电子版），2019（12）：20.

[2]王瑜.大数据背景下建设项目档案数据采集与存储对策探索[J].兰台世界，2018（11）：44-46.

[3]王恒.水利工程建设项目前期档案管理存在的问题与对策[J].档案，2018（7）：57-59.

[4]沈燕，倪娜.企业科研项目档案收集归档工作中存在的问题与对策[J].机电兵船档案，2019（03）：73-74.

[5]高岚.公路工程档案收集工作存在的问题及对策[J].兰台世界，2012（s4）：88.

[6]刘辉敏.浅谈做好基本建设项目档案管理工作的措施[J].办公室业务，2020（16）：106-107.

（责编：陈静姝）