信息化条件下城建档案管理创新对策

王一鹏

摘要：在新时期下，传统档案管理方式已无法满足城建档案部门的实际需要，因此需要改革创新。城建档案部门要做好更新管理理念、加大技术应用、完善管理制度、加强队伍建设四个方面的工作，这样才能打造高效管理模式，为城市建设提供有力支持。

关键词：信息化;城建档案;管理;创新对策

引言

信息時代的到来，加快了城市建设步伐。在建设过程中会形成大量资料，需要城建档案部门精心管理。然而受传统思想束缚，城建档案部门的管理方法较为滞后。为跟上时代步伐，城建档案部门要对档案管理工作进行革新。只有档案管理实现信息化建设目标，才能为部门发展、城市建设提供有力支撑。

一、信息化条件下城建档案管理创新的必要性

（一）符合时代需要

信息时代的来临，对城建档案管理工作提出严峻考验。传统档案管理过于依赖人工，不仅工作效率不高，工作质量还有待加强。面对浩瀚如海的档案资料，需要对管理方式进行创新。信息技术的应用，转变了档案管理思路，确保管理工作有条不紊地开展。最为重要的是，工作质效有所保障。另外，相比于纸质档案，电子档案的优势明显，不仅易于保存，还方便调用。城建档案的使用频率越高，其价值越能体现。在档案资料的支持下，城市建设工作必然迈向新高度。

（二）实现规范管理

在城建档案管理中，人员素质关乎管理质量。倘若人员缺乏正确认知，会导致工作不积极、不仔细等问题出现。信息技术的运用，可降低人为因素影响。档案管理人员只需按照规定要求操作，即可完成复杂而繁琐的工作。信息管理系统可对城建全过程进行有效管理，档案管理人员可根据需要随时调取数据。数据库的建立，让档案存储更高效，档案安全有保障。数字基站的搭建，方便档案管理人员对相关资料的查阅与调取，为后续的开发利用工作奠定良好基础。

二、信息化条件下城建档案管理创新对策

（一）更新管理理念

“思想是行动的推动力。”只有拥有先进的理念，才能推动档案管理工作的有序开展。因此，更新管理理念是首要工作。城建档案部门领导要率先纠正错误看法，意识到城建档案管理的价值。在领导的影响下，基层员工的科学认知逐渐形成。为加快管理理念的更新速度，城建档案部门要发起宣传攻势，可在官网、工作联系群中放置资料，并在线下组织宣讲会，以此增加受众面。另外，要建设学习角，并放置与信息化管理相关的书籍，以供员工学习所用。同时，征集员工需求，以此作为书籍采购的依据。此外，要在内部掀起一股学习风，档案管理人员要利用闲暇时间给自己充电。唯有不断提升能力，才能保质保量完成工作。

（二）加大技术应用

众所周知，城建档案资料的种类繁多，数量较为庞大，这无疑增加了档案管理人员的工作压力及难度。能抵住重压的人不多，导致大部分人员的内心都存在负面情绪。在情绪的影响下，工作热情逐渐丧失，管理效率自然会下降。为打破尴尬局面，需要加大技术应用，以缓解工作压力。城建档案部门要时刻关注市场动态，系统掌握技术咨询。在硬件技术端，可以选择几家供应商，对设备的性能、价格进行对比，最终选出合适的产品。在设备安装时，城建档案部门应全程参与进来，确保整体布局合理，设备运行良好。同时，要做好技术交接，以保证档案管理人员熟练使用设备。在软件技术端，城建档案部门要与实力雄厚的软件开发企业合作，并将实际需求系数告知对方，以此提升系统的实用性。在使用系统时要随时观察系统使用效率，如发现不适之处，立刻联系软件开发企业，尽早解决问题。

（三）完善管理制度

管理制度具有较强的约束力，是规范员工行为的有力工具。城建档案部门要积极完善管理制度，以此作为档案工作开展的重要指导。完整的管理制度应包括四方面内容：其一，明确的管理职责。城建档案部门要将责任细分至每个岗位，让档案管理人员清楚工作内容以及担负的责任，以此消除职责交叉的现象。其二，科学的管理流程。无论是收集整理还是存档调用，都有规范的操作流程。档案管理人员只需按照流程开展工作，就能保证管理实效。管理流程制定的要全面具体，这样才能有指导性。其三，合理的奖惩措施。城建档案部门要调动员工的主观能动性，打造奖惩机制。在制定每条措施时，积极听取人员意见。通过此举，一方面确保措施的合理性，另一方面提升人员认知。其四，高效的监督体系。为确保档案管理有成效，城建档案部门要构建行之有效的监督体系。当发现违规操作时，要第一时间进行制止，并责令相关人员进行整改。监督小组要关注整改过程，避免问题再次发生。

（四）加强队伍建设

人是档案工作的执行者，其素质关乎到管理质效。因此，城建档案部门要加强队伍建设。为确保建设效果，城建档案部门要制定详细的培养计划。培养内容应丰富，包括理论知识讲解、专业技术培训、国家政策解读。培养方式应多样，既有专家莅临指导，普及先进观念及方法，也有外出参观学习，丰富档案管理经验。在每次培训结束后，要立刻组织考核。培训方式不同，考核形式也有异。利用试卷检查理论知识吸收情况，利用实操判断人员技术掌握程度，利用撰写心得衡量人员外出学习效果。另外，授人以鱼固然有效果，但效果并不显著，正确做法是授人以渔。借助培训活动，为档案管理人员指明学习方向。在激励措施的作用下，促进其自主学习意识的形成，在意识的驱动下有组织有目的的开展学习。随着时间的推移，人员能力提升，工作趋于完善。此外，城建档案部门要加快人才引进，壮大管理队伍。根据岗位特点，确定招聘标准。在招聘时，全面考量应试者的能力，判断其是否满足岗位要求。人员初入单位，对工作环境较为陌生，这时就需要组织岗位培训，加快融入速度。为留住新进人员，城建档案部门要为其谋划发展之路。在工作中，要采取新老结合的方式，提升管理实效。

结束语

综上所述，随着社会的发展，信息技术日新月异，推动各领域向更高层次迈进。在信息技术的帮助下，城建档案管理向现代化方向转型。然而受多方面因素的影响，现代化建设效果并不显著，对城建档案部门的健康发展构成一定阻碍。为此，本文就如何创新城建档案管理进行探讨，旨在应对新时期的挑战。

参考文献

[1]周音娜. 城建档案馆信息化建设路径探析[J]. 办公室业务，2020，（18）：144+167.

[2]柯萍. 信息化是城建档案管理转型升级的必由之路[J]. 中华建设，2020，（09）：35-37.

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