工作流技术在办公自动化系统中的运用

钟卓霖

（深圳职业技术学院，广东深圳，518055）

1 工作流技术概述

工作流按照企业内部实际业务流程，采用信息技术使各项业务能够自动化处理，有利于提升办公效率，在当前各个办公领域逐渐普及[1]。按照办公自动化系统实际应用特征，在该系统中运用工作流技术，是以明确的业务目标为前提，采用信息技术和自定义业务准则，由系统自动处理信息并且实现各项业务流转（如图1）。

图1 基于工作流技术的办公自动化系统结构设计

应用工作流技术要遵循3R原则，其中包括任务（Roles）、规则（Rule）、路由（Route）[2]。企业运行办公自动化系统，必然会包含大量办公业务流程，而这些业务流程所对应的工作，要想真正提升工作的完成效率以及系统运转灵活性，遵循3R原则可以将业务流程简化，确定任务内容、执行时间与执行人的基础上，更加高效的完成业务处理。

2 办公自动化系统中的工作流技术要求

（1）编制流程

信息流内的所有业务流程，利用工作流技术搭建图形化模型，采用定制工具获取需要的图形化元素，另外则要选择合理的建模方法与管理方法。包括如下流程：①打开流程设计图；②导入流程实例；③储存流程实例；④导出流程实例；⑤删除流程实例；⑥发布流程图。

（2）监管流程

根据组织流程情况，采用工作流技术对其进行监督，发挥管理功能保证各个环节管理的安全性与可控性。工作流有关指标统计也可以利用工作流技术实现。

（3）客户端交互

工作流过程的实例、客户双方实时交互，其中还涉及到工作流有关的所有数据处理、修改等。

（4）运行服务

通过工作流运行服务，营造适合工作流业务流程的环境，办公自动化系统的用户对这一部分并不完全可见。例如实例化、执行环节模型、外部资源交互、维护运行环境数据处理、重要数据检查与恢复等。

3 基于工作流技术的办公自动化系统设计与应用

3.1 系统结构设计

(1)视图层。利用JSP页面帮助用户获取需要的系统功能，该页面中不仅囊括HTML代码，还涉及到CSS以及Ajax等，直接面向客户。视图层设计要注重整体页面的简洁性与美观性，为客户操作提供便利[3]。

(2)控制层。控制层也可以被称作Struts2 Action 层，负责接收由用户发出的各项表单数据，按照拦截器设定的规则过滤所有输入数据，并且将过滤之后的数据传输到Service层展开业务逻辑处理[4]。如果Web服务器已经结束各项业务的请求，那么控制层便会按照Struts配置文件马上跳转页面。

(3)业务逻辑层。该层级为service层，对办公自动化系统中功能处理业务逻辑类进行定义。SSH框架中service层的设计一般会用到spring框架，办公自动化系统还需要搭配数据库，使得系统各项功能能够获取充足的数据支持。所以service层要整合spring框架和数据持久化层Hibernate框架，其中spring框架设计要使用Hibernate定义实体类直接面向接口编程，对于接口的设计期间会自动生成spring.XML文件，直接对业务处理接口地址与名称等、控制层struts类接口与名称等进行定义。

(4)数据持久化层。将其称为DAO层，SSH框架中DAO层设计会用到Hibernate框架，专门负责所有数据实体的持久化处理，其本质在于封装数据、实体类数据库表之间的映射关系。通过Hibernate框架进行数据持久化处理，利用注解形式达到数据持久化处理的效果，或者直接采用配置文件。设计DAO层所有配置文件，可以建立数据表和数据实体类之间的映射关系。除此之外，DAO层要有对应的数据库，保证数据持久化处理有效性。

(5)数据库层。所谓数据库层，其中囊括大量系统数据，也可以直接理解为关系型数据库管理系统，是办公自动化系统中非常重要的层级之一。

设计工作流模型环节，办公管理包含的工作流程比较多，例如公文流转、审批流转，工作流程对应逻辑存在差别，但基本逻辑也有一致的共性。通过工作流组织模型，了解工作流所有节点间关系模型，其中包含职工之间、职工和部门之间的关系，按照实际需求对其进行定义[5]。另外，创建工作流过程模型，其中所有节点均是活动的代表，实施活动要有专门人员、角色、部门负责。所以，工作流组织模型也是过程模型必不可少的支撑。过程模型包含的活动、组织模型实体之间关系比较单一，即为动态关系，加强了两个模型之间的独立性，使各项工作流程的实施更加灵活与高效。

3.2 办公自动化系统中工作流技术的应用

(1)个人办公

企业内部搭建个人办公系统，应用工作流技术可以发挥出多样化功能，帮助办公人员整理当日工作安排，或者设置公务箱与个人电子邮件等。与此同时，个人办公运用到的现代化设备也可以通过工作流技术，设置语音提醒或者文字提醒，按照办公人员实际需求，避免出现重要业务遗漏的现象。

(2)办公管理

1）公文管理

以往企业在办公中的公文管理，这一方面更多是采用人工管理的方式，所有资料或者是需要审批的公文，均要以人工的方式进行传达，难免会导致人为失误。应用工作流技术可以记录公文所处状态，并且对其进行紧密跟踪，利用信息技术实时传达、记录领导审核意见，并且反复审核公文内容，提高公文管理的效率。

2）科研管理

企业中科研管理内容比较多，并且要按照时间要求及时上传到办公自动化系统当中，针对科研内容来源渠道，应该逐级展开审查与归类，分批次统计，获得的科研成果也要登记到系统当中。凭借工作流技术的优势，还可以做好科研成果保护工作，重要的科研数据可以及时备份与检查，参考国内外优秀科研成果，帮助科研内容的创新与研究。

3）人事管理

企业中所有职工作为必不可少的人力资源，分别有对应的档案，分别归属于各个部门。人事档案文件所处状态，利用办公自动化系统便可以实时查阅，期间应用工作流技术及时了解职工人事变动、薪资与奖惩记录等，使得人事管理效率与质量得到提升。

4）财务管理

企业经费预算是财务管理的重要内容，管理人员准确记录经费预算，并且按照要求进行核查，期间便可以采用工作流技术，任何与财务相关的文件均可以进行信息化处理。如果各个部门提出用款申请，在办公自动化系统中也会及时通知。

3.3 办公信息共享

企业中的政务办公部分包含共享信息，这些需要共享的数据资源务必要合理分配，避免在办公过程中出现资源分配与使用上的矛盾。如果一些事项、通知需要告知所有职工，那么便要利用公共平台，将全体职工联系方式上传到该平台中，必要时便可以统一联系并通知，提高工作效率[6]。信息管理方面，利用工作流技术将企业内所有数据公开，职工登录办公自动化系统后边可以自行查询、下载，使信息交流范围扩大，如果发现系统中的数据统计错误，也可以及时发现并修改。企业的信息系统与平台在信息流技术的支持下，也可以强化管理与维护，系统中的各个模块分别承担不同功能（如图2），因此在办公自动化系统中分别对其进行详细的介绍，为各项办公业务提供便利条件。

图2 办公自动化系统模块功能