创建一站式管理平台实现科研全程精细化管理

刘广奇

上海市第六人民医院 财务处，上海 201306

引言

近年来，随着政府加大对医疗技术创新的投入，医院对新诊疗项目和新技术不断挖掘，这股势头同时也促进了医务人员申请科研项目的积极性[1]。医院为了提升自身品牌，要求医务人员在晋升职称的时候不仅要有过硬的临床能力，同时还要具备较高的科研能力，这也在很大程度上加强了医院整体的科研水平。随着科研项目立项的增加，医院承担的课题数量和金额也在节节攀升，纵观以往对医院科研采购管理的研究大多仅停留在一个静态领域，采购管理或者报销管理等，研究内容不全面，并没有对科研采购管理有一个全流程的分析，更加没有效益数据分析进行研究支撑[2]。本文的创新点在于以创建一站式的管理平台与相应的管理报销制度相结合为出发点，探索医院科研全流程精细化管理，对传统试剂耗材和测试分析采购中存在的一系列问题进行分析，利用信息化手段优化科研经费支出的审批验收和结算流程，以医院经济效益有效提升为目标，加强现代医院科研管理，从而降低采购成本。

1 目前医院传统试剂耗材和测试分析采购存在的问题

1.1 采购制度不健全，采购流程缺乏整体监管

目前医院的采购制度较为分散，各职能部门都制定了各自的采购管理制度，包括财务处、医学装备处、后勤管理处等。不同部门制定的采购制度有部分内容存在重合、部分内容存在不兼容、医院采购管理始终没有一个健全有效的制度[3]。没有健全有效的管理制度，采购流程流于形式化，试剂耗材和测试分析费在科研经费报销总支出的占比较大，但却经常存在科研课题负责人未经过任何审批就购买试剂耗材再去管理部门入库报销的情况[4]。材料费大笔超额支出，没有管理部门监管，可能造成材料的浪费和资金的转移；大额测试化验加工费支出没有相匹配的实验报告，也有资金转移的风险[5]。

1.2 采购量大，需求多样且有时效要求

据统计，通常试剂耗材和测试分析费占科研经费报销总支出的30%以上，临床的科研实验对试剂耗材的需求量是非常大的，而且根据实验的复杂性对试剂耗材的需求也是多样化的。如果再加上部分课题还存在结题时效要求，医务人员在忙碌的临床工作之余，还要兼顾课题的完成时间，这就在无形之中大大增加了采购的难度[6]。

1.3 价格不透明，产品质量无法得到保障

医务人员在日常工作中接触到最多的是病人，并没有多余的机会和渠道去接触提供试剂耗材和测试分析服务的供应商[7]。如果医务人员要寻找合适的供应商，目前的渠道只有同事的介绍、上网寻找或者供应商上门推荐等，这些渠道会导致价格不透明，没有进行市场对比从而导致采购成本上升，医务人员也无法对供应商的资质进行鉴定，这样就会出现产品质量不过关等情况。

1.4 信息化程度低，报销手续繁琐效率低

目前医院很多采购信息平台较为独立，例如后勤管理处和医学装备处都有各自独立的采购平台，也没有对接财务报销系统和科研管理系统，各自形成信息孤岛，没有实现各方信息共享和互联互通，这极大影响了管理人员的工作效率，对于科研人员来说，报销手续也较为繁琐[8]。

2 建立一站式的统一采购平台实施方案

2.1 系统构建

首先科教处牵头对目前科研试剂耗材和测试分析采购流程的现状进行调研，并形成《关于实验研究部试剂、耗材等统一采购平台初步设想》[9]。医学装备处负责对供应商进行招标，审核其资质并签署协议价，引进多家资质良好的供应商，确保产品质量，促进供应商良性竞争[10]。导入符合要求的供应商构建一站式的统一采购平台并上线，同时制定并试行《实验材料招标采购管理办法》，各课题负责人可在平台上快速查找课题所需的试剂耗材和测试分析服务，根据预算金额选择最适合的供应商和产品。实现课题负责人授权、采购人员申购、验收、保管、使用管理及财务对账等事务的全流程信息化闭环管理[11]。信息科负责协调软件公司对采购平台和医院的HRP系统无缝对接，使用电子签名、无纸化审批，实现试剂耗材和测试分析的采购全流程线上“审批—支付”，优化报销流程[12]，实现汇总结算，降低供应商开票频次，提升财务报销效率[13]。课题负责人、科教处和财务处对科研经费的使用情况实时查询，实现信息共享[14]，系统整体架构图如图1所示。

图1 系统整体架构图

课题负责人可进入科研管理系统界面进行自助操作，经费报销查询模块查找课题所需的试剂耗材和测试分析服务，根据预算金额选择最适合的供应商和产品。科研管理系统操作界面如图2所示。

图2 系统操作界面图

2.2 建立制度

科教处、医学装备处和财务处共同修订《科研材料和服务采购管理办法》[15]，规定全院凡使用科研经费购置各类科研实验材料和测试化验加工服务，均须纳入平台管理。规范试剂耗材及分析的采购管理，加强科研经费有效监管。最后科教处可通过大数据分析了解各课题组的研究侧重点，撮合共同申报课题，实现团队强强联合、优势互补[16]。

3 统一采购平台实施效果

3.1 经济效益

建立和健全科研经费相关管理制度，规范科研经费管理与流程；打破固有的科研经费管理模式，利用信息化的手段整合财务、平台、科研三大平台，优化资源、提升效率、节约管理成本；对科研经费使用中占比较大的试剂和耗材经费的使用，实施采购环节全程闭环监管，实现财务智能报销、智能分析，达到科研经费的精准管理和质效提升[17]。统一采购平台上线后，医院99.8%以上实验材料采购通过采购平台完成。200余家大型试验材料生产厂家与医院签署了协议价，并导入了平台系统。经过一段时间的系统运营，对试剂耗材支出较大的课题进行对比分析，统计结果表明相同类型和数量的试剂耗材和测试分析支出的采购成本较以往平均下降了7.8%。在报销效率方面，对引进统一采购平台前后的报销效率情况进行分析对比，得到结果如表1所示。把试剂耗材和测试分析支出凭证的报销金额分成1万元以上及1万元以下，是因为超过1万元还需要分管院长以及院长签字，院长和分管院长业务较为繁忙，外出会议较多，过去没有系统都是依靠纸质单据签字审核，这一部分单据在统一采购平台未上线时报销审核流程所需时间往往比1万元以下的单据更长，而现在通过引进统一采购平台大大提高了报销效率，节约了课题组成员科研报销所需的时间成本，同时也提高了财务人员和科研管理人员的工作效率，降低了医院的管理成本。

表1 引进科研管理系统前后报销效率情况 （天）

3.2 医院采购流程和报销流程更优化

平台上线后，我院对有采购需求的课题组成员进行了统计分析，通过对监控前后10个科室100名课题组成员进行满意度问卷调查及统计学分析，满意度由监控前的30%提高到91%，不满意的比例由30%下降至7%，经卡方检验，χ2=79.43，P＜0.001，差异在统计学上有高度显著意义，表明科研人员对一站式的统一采购平台的管理效果是认可的。具体数据统计分析如表2所示。

表2 监控体系建立前后科室满意度 [（n=100），n（%）]

4 讨论与总结

目前，各地医院科研经费购买试剂耗材的动态管理工作开展参差不齐，医院科研经费管理的意识和重视配合程度不一，科研经费管理监管的水平和科学性也有待提高，制约了医院科研水平的提高和发展[18-19]。通过对目前医院科研经费支出中传统试剂耗材和测试分析采购存在问题的分析，逐步构建医院一站式的统一采购管理平台系统，督促不断强化采购管理，提高科研经费利用率。另外，医院可通过大数据分析了解各课题组的研究侧重点，撮合共同申报课题，实现团队强强联合、优势互补。目前该平台刚运行不久，引进的优质供应商的数量还较少，基础数据量的缺乏对分析的准确性也产生了一定的影响，希望今后在平台上能够开发使用评价功能以及供应商推荐功能模块，让课题组成员在平台操作后对该供应商以及货品进行评价，也可推荐平台上还未引进但曾经已经合作过的优质供应商，这样一来可使平台增加优质供应商的数量，增加使用者购买的选择性。随着基础数据量的不断增加，也可通过分析对比提供可用预算下的购买最优方案。

随着我国医疗体制改革的深入推进、一站式的统一采购管理平台结合了现代医院管理制度、审计监督工作规范以及医院内部控制规范，在原先繁琐的采购报销流程上给了课题负责人一条捷径。同时也使得医院科研管理部门的动态监测和多维管理逐步向着规范化、精细化和科学化发展，在加强医院科研信息化管理，规范传统试剂耗材和测试分析支出等关键环节的监督管控方面发挥不可或缺的作用。