基于真实世界管理数据的医院设备资产管理协同机制

王洪攀，谢成，雍鑫，吴晓东

四川大学华西医院 设备物资部，四川 成都 610041

引言

医院做好设备资产管理，是做好临床资源优化配置、实现医疗机构降本增效、提高患者满意度的重要基础[1-3]。但从近几十年的医院发展中不难看出，传统的医院设备资产管理多侧重医疗需求和采购执行，忽视对存量资产的管理[4]。2015年原国家卫计委印发的《预算管理单位国有资产使用管理办法》[5]中明确提出，各公立医院应加强国有资产管理。随着该管理办法的实施，多数医院开始加大对存量资产管理的重视，逐步通过制度约束、信息化管理等手段来加强其存量资产的管理[6]。但一方面，这些管理手段多是基于理论经验的总结，缺乏科学的自身数据支撑[7]；另一方面，多数医院配置的设备资产管理人员较少，不但面临短时间内难以疏通长期积压的问题，还面临医院设备资产的种类数量快速增长、医院内部物理空间结构及组织架构不断调整等新问题[8]。故如何做好设备资产管理，仍是目前设备资产管理人员共同面临的亟待解决的问题[4,9]。

管理协同理念是一种广泛应用于现代企业管理的，通过促使组织内部各部门相互作用、相互合作以充分发挥有限资源作用的管理理念，具有组织内部问题针对性强、管理人员数量要求不高、易操作等优点[10]。故本研究拟以2016年某大型三甲医院全院设备资产“大清查”过程中的实地调研资料、清查数据为基础，结合管理协同理念，研究医院设备资产管理协同机制的建立。

1 基于真实世界管理数据的设备资产盘亏原因分析

对该三甲医院2016年设备资产“大清查”数据进行分析得出，该院盘亏设备的主要类别为办公设备类（31.69%）、病室护理类（27.64%）及电器设备类（7.8%）；对盘亏原因进行分析表明，盘亏的主要原因为报废未减账（45.32%）、资产条码脱落归属不明（39.9%）及组织机构变更或空间调整（8.24%），详见图1。

图1 2016年设备资产清查情况

2 设备资产管理影响因素分析

结合清查数据分析结果、实地调研资料及多年管理经验，对造成这些盘亏原因的管理因素进行分析。

2.1 传统的设备资产管理制度缺乏延续性与应变性

2.1.1 传统设备资产管理制度缺乏延续性

传统管理中，医院为保障设备资产管理的质量与效率，常由各科室的主要责任人担任设备资产责任人。从管理角度来说，这种负责制不仅可突出医院对设备资产管理的重视程度，也可一定程度提升责任人的国有资产意识。但长期的实践经验表明，各临床科室主任和护士长工作繁多，很难保障定期对科室设备资产的监管，具体的设备资产管理工作大多是由其临时指派的人员进行[11]，而这些指派的人员多为临床工作人员，又常因临床工作繁忙、设备资产管理权责不清而对科室量大值低的设备资产（主要为办公设备类、病室护理类、电器设备类等），及科室结构改革、空间变迁等变动过程涉及的设备资产缺乏管理，从而导致出现设备资产条码脱落归属不明、组织机构变更/空间调整、管理不清、自然灾害等盘亏原因。

2.1.2 传统设备资产管理制度缺乏应变性

医院部分设备资产，如部分手术室使用的设备资产（主要为检查设备类、治疗仪器类、手术设备类、五官仪器设备类等），不仅存在所属管理归口不是手术室而常处于无人监管的情况，还存在因在手术间内流动使用而常处于使用、存放地点不是归属管理地点等难以监管的情况，从而常导致出现设备资产条码脱落归属不明、管理不清等盘亏原因。此外，在医院进行科室组织架构调整后，因设备资产信息管理系统中的科室架构、设备资产归属信息不能及时得到更新而存在管理与实际“错位”的情况，从而常导致出现组织机构变更/空间调整、管理不清等盘亏原因。

2.2 传统的信息化管理手段与管理流程不协同

一个与管理流程相协同、互补并得到及时维护完善的信息化管理系统，是提高设备资产管理质量和效率的重要基础[12-13]。但该院传统的设备资产管理系统因与管理流程协同程度较低而不能发挥其减轻科室设备资产管理负担的功能。设备资产的报废、维修、清查等管理流程仍通过线下手工完成，这种方式不仅增加了科室的设备资产管理负担，还因流转程序多等原因常存在记录控制差、记录丢失造成报废未减账等问题。且该医院设备资产数量较大，大量的纸质文件不仅难以储存，也难以在清查等管理实践中发挥其作用。

3 基于真实世界管理数据的设备资产管理协同机制构建

针对目前设备资产管理中存在的问题，该医院结合管理协同理念、循证证据及多年管理经验，建立了基于真实世界管理数据的设备资产管理协同机制。

3.1 管理协同理念在设备资产管理中的内在机制

管理协同理念是指以协同思想为指导，综合运用各种管理方法及手段以促使组织内部各子系统按照协同方式进行整合，相互作用、相互合作[14]，进而产生一个在结构、功能等方面远超越原有组织的、具有新的生命体的系统，最终实现2+2＞4的效果。管理协同理念的实现机制主要有协同机会识别机制、协同价值预先评估机制、沟通机制、要素整合机制和反馈机制等。实现管理协同理念的关键在于明确管理目标，并在管理目标的指导下，协调组织内部各子系统之间的利益，以实现组织内部各子系统的互惠、互利、双赢及整个组织的稳定与发展。该过程即为完成管理协同理念中的协同机会识别机制和协同价值预先评估机制。

2015年，为加强行政事业单位国有资产管理，国家财政部要求各事业单位对存量资产进行“大清查”[15]，随着资产清查工作的推进，各医院在过往几十年高速发展中因各种原因导致的设备资产管理混乱问题逐渐显现，从医院到各职能部门均意识到急需构建一套新的管理制度和流程以加强设备资产管理。故在本研究中，医院内各部门的设备资产管理目标已明确并统一，即在识别院内设备资产管理中存在的主要问题的基础上，建立一套针对这些实际问题的设备资产管理机制[16]，以提高各部门工作效率及医院整体设备资产管理水平。此外，要实现管理协同理念，还需针对这些关键问题实现管理协同理念的沟通机制、要素整合机制和反馈机制，其具体实现过程如图2所示。

图2 基于管理协同医院设备资产管理机制的实现路径

3.2 管理协同理念在设备资产管理中的实现——沟通机制

按照管理协同理念，要解决该医院的设备资产管理制度延续性、应变性及信息化管理手段不协同等问题，需先在组织内建立一套各部门均高度信任的、具有彼此促进作用的沟通机制，以促进后续适合该组织的管理制度的建立，并保障这些管理制度得到有效实施。由此，该医院成立了由设备物资管理部门主导，国有资产管理部门、运营部门、护理部门、财务部门等共同组成的设备资产管理小组（线下沟通机制）。同时，在信息化管理系统中完善了报废模块、清查模块、设备资产转移模块、报修平台模块、供应商协作平台等模块（线上沟通机制）[17-20]。同时，该医院积极探讨建设全院设备的物联网工程，为设备使用状态监控提供数据支持，以解决设备资产的报修、转移、报废、清查等过程中因沟通不畅导致的效率低下等问题[20]。设备资产管理协同信息平台构成如图3所示。

图3 设备资产管理协同信息平台情况

3.3 管理协同理念在设备资产管理中的实现——要素整合机制

在沟通机制有效发挥作用的基础上，该医院整合了全院各科室的设备资产管理人力、时间、空间资源，并进行了全面梳理和重新划分，制定了分级管理与属地资产管理员制度，细化明确了各部门的设备资产管理职责，详见图4。首先，医院层面，强化了设备物资管理部门的职责，即负责统筹全院设备资产管理事务；其次，具体管理事务层面，明确了资产管理链主要责任人的职责和管理权限，形成了明确的设备资产三级管理制度，即全院各科室主要责任人为科室设备资产管理第一级负责人，运营管理部门专科运营助理为科室第二级设备资产管理员，负责协助科室完成科室内设备资产报废和保修申请、清查汇总、资产交接等工作；另外，建立属地资产管理员制度，强化属地资产管理员的第三级管理职责，即负责属地内资产条码维护、定期清查属地内的设备资产。

图4 设备资产管理协同职能划分情况

3.4 管理协同理念在设备资产管理中的实现——反馈机制

该院在实施基于真实世界管理数据的设备资产管理协同机制后，每年对清查数据进行分析得出该年仍然存在的主要问题，并建立优化管理协同制度的反馈机制。如定期加强全院资产管理人员的国有资产意识培训；在信息系统中新增供应商协作模块，通过提供窗口让供应商上传发票、入库单、领用单等纸质单据电子版，录入存量设备的机身码、型号等信息以提高管理清查工作中的信息追溯效率等专项优化、专项整改机制。

4 应用效果

结合有效的线下、线上沟通机制，这些优化的设备资产管理制度在该院得到了有效实施。对管理制度改善方面，属地资产管理员制度联合线上沟通机制，有效解决了传统设备资产管理制度延续性及在流动设备上应变性不足的问题；运营管理部门专科运营助理作为科室的第二级设备资产管理员，联合信息系统的及时维护更新（如信息中心负责定期将最新的末级编码单位信息传送至运营管理部，运营管理部负责在规定时间内落实各个末级编码单位的设备资产管理员维护更新工作等），有效解决了传统设备资产管理制度在科室变动等新发情况下应变性不足的问题。对信息系统改善方面，有效的线上沟通机制，大大减少了科室用于设备资产报废、清查、转移、报修等常规管理工作的时间。

对该机制实施前后的清查数据进行分析得出，在全院设备资产数量上浮48%、设备资产管理人员未增加的情况下，该院设备资产清查周期从2016年的16个月下降至2019年的3个月，账实一致率从2016年的89.79%提升至2019年的99.98%，详见表1。从盘亏设备类别看，治疗仪器类、检验分析设备类、手术设备类等高值设备资产，及办公设备类、电器设备类中量大固定的设备资产已无盘亏，病室护理类、电器设备类中量大移动的设备资产盘亏比例降低99.6%；从盘亏原因看，报废未减账、资产条码脱落归属不明、组织机构变更/空间调整占比降低99.8%，详见图5。

表1 设备资产历年盘点情况

图5 2017年至2019年设备清查情况

随着该机制的实施我们也发现，要持续发挥其有效作用，需加强对属地资产管理员的激励与考核，持续推进以资产清查为抓手的资产管理长效机制，并积极优化量大低值设备资产的管理。

5 结论

通过机制创新，该医院结合真实世界管理数据、管理协同理念及多年管理经验建立的基于真实世界管理数据的设备资产管理协同机制运行效果良好，可解决目前医院在设备资产管理中的难点问题，大大降低科室用于设备资产管理的时间，保障医疗事业单位设备资产的安全、完整，提高医院设备资产管理的整体水平。且具有较强的科学性与可操作性，可为其他医院设备资产管理机制的制定提供参考。