低值医用耗材管理系统的设计与应用

高虎

河北省中医院 远程医学中心，河北 石家庄 050011

引言

医用耗材的使用给医疗过程带来很多便利，在提高医疗服务质量、减少患者痛苦等方面起着至关重要的作用[1-2]。通常，人们把医用耗材分为高值医用耗材与低值医用耗材，随着国家各项政策的推荐与各项标准的逐步完善，人们对高值耗材的管理与规范使用已经较为重视，大多数医院也为高值耗材的管理投入大量的人力、物力、财力[3-4]，但是对于低值耗材的规范化管理却很少提及[5]。然而，近年来低值医用耗材的品类逐渐增多，且由于乱收费现象的存在，低值医用耗材逐渐趋于高值化[6]。同时，单个低值耗材的价值虽然不高，但其用量巨大，支出可达医院医用耗材总支出的30%以上，因此，对于低值耗材的规范化管理应该引起我们的重视[7]。基于此，我们与第三方公司合作开发了一套低值医用耗材管理系统，该系统能够实现低值医用耗材的全流程追溯，使我院医用耗材的管理实现条码化，采购、请领等实现网络化，同时可以自动汇总财务结算清单，完成低值医用耗材收费价格的同步核定，为我院低值医用耗材的管理带来极大的便利，可在其他医疗机构推广使用。

1 低值医用耗材管理系统的设计

1.1 软件设计与数据信息

1.1.1 软件设计

本系统的设计采用C/S架构服务模式，由服务器和客户机进行协作运行。服务器端采用Windows 2010 Server操作系统，数据库则使用微软开发的SQL Server 2005，因为其较为成熟的功能，该系统的服务器端不仅可以实现系统的数据管理，还可以在进行各类数据访问时制定各种数据管理规范。客户端选用Windows 7或者Windows XP作为操作系统，采用Borland Delphi 7.0作为程序开发平台，此开发平台的使用可以帮助系统实现与服务器之间的通信连接，并且可以进行界面管理与用户交互流程，是实现层与Client应用层的重要技术支撑。

而数据库连接是系统的应用层与数据库之间必不可少的纽带，我院采用的低值医用耗材管理系统中使用的连接方法是ActiveX Data Objects（ADO），该技术方法更加的高效，数据传输更加快捷，能与C/S构架模式进行完美融合。

1.1.2 数据信息

该低值耗材管理系统的基本数据信息包括系统设置、系统的基础信息、耗材的采购、请领、费用管理、出入库管理以及相关数据分析[8-9]。系统设置主要包括用户账号管理、用户基本信息维护、系统的更新、用户个人信息的管理；基础信息管理包括医院基本科室的设置，低值医用耗材的主要类别与基本的费用信息等，其他各项功能均包含多个子系统分支。耗材的采购也包括申请、采购流程信息化、在线审批等；出入库的管理主要在于出库与入库流程的优化、相应制度的制定以及人员的管理；相关数据的统计分析可以自动分析耗材管理者关注的各项数据。这些基本功能的实现均是基于数据库对各个数据进行的应答与快速处理，因此，数据库的建立与管理是本系统构建的重要内容。

1.2 系统的架构设计

通过调研，根据我院的实际需求，对系统的整体构架进行了设计，通过该系统构架可以实现对我院低值医用耗材的统一管控，准确地掌握我院所有低值医用耗材的实时动态，对于低值医用耗材的需求、采购、库房管理、费用变化情况进行实时把控，真正实现我院低值医用耗材规范化、专业化、透明化的目标。低值医用耗材管理系统的构架如图1所示。

图1 低值医用耗材管理系统架构图

通过该架构的搭建，在保证系统顺畅使用的基础上，我们也确保了系统的安全使用。对于院内的信息，直接使用医院内网运行，完全与外界隔离，杜绝了信息泄露现象的发生。有些需要对外沟通的信息，比如与患者之间的交流，则通过手机短信、微信、二维码等实现，外网与内网进行完全的物理隔离，充分保证信息安全。

除此之外，我们在该系统设计过程中，引入了条码技术与无线手持设备等配套工具，不仅实现库房盘点的多人操作，大幅度提高耗材盘点效率，也可提高数据处理的速度、准确度，减少盘点差错的发生。对耗材的全流程追踪，实现了低值医用耗材的闭环管理。该系统的财务结算功能强大，根据国家最新规范要求进行核算，分层次、分类型进行分类统计。这些特殊的功能都是基于该系统基础层的完美与契合以及其完善的拓扑结构，避开科室之间的沟通障碍。该低值医用耗材管理系统的网络拓扑图如图2所示。

图2 低值医用耗材管理系统的网络拓扑图

2 系统功能的实现

通过对该系统的前期设计与后期的不断优化，该系统实现了如下功能。其系统功能分解图如图3所示。

图3 低值医用耗材管理系统功能分解图

2.1 系统设置与基础信息

本文设计的低值医用耗材管理系统中系统设置与基础信息均为常见耗材管理系统的基本功能。系统设置主要集中在用户个人信息的设置，而基础信息功能主要集中在医院基础信息的设置，比如科室分布、常用医用耗材分类、医院的基本结构等。因此两项功能与常见的耗材管理系统功能类似，此处不进行详细阐述。

2.2 耗材采购管理

耗材的采购在耗材的全流程管理中占据重要地位，因此本模块所具有的功能特点也较多，主要包括请货管理、调价管理、退货管理。当各业务科室有采购需求时，可在系统上填写请领需求，系统根据实际的库存情况自动生成采购计划，并及时发送给采购小组进行审批。在此过程中，系统会自动进行采购合理性分析，包括所需耗材的种类与价格、需求量、库存量等详细信息，并生成分析报告，供采购小组参考。采购小组收到审批通知以后，结合分析报告与实际情况进行审批，审批通过后，系统会自动将采购需求通过短信形式发送给供应商。

当耗材价格发生浮动时，需要在调价模块及时进行价格更新，并进行新的性价比对比，更新的价格会自动出现在下次的采购分析报告中，使采购人员能够及时掌握耗材的价格变化，避免因未及时发现价格变化而出现采购差错。当采购的低值医用耗材到货以后，需要进行入库检验，检验合格后，则由管理员进行入库操作；如果检验不合格，则要进行退货操作，并在系统中的退货管理中修改订单状态，直至完成退货流程。所有流程均在线上完成并记录，做到全流程可追溯、易管理。

2.3 费用管理

费用管理模块主要包括价格自动比对、采购付款管理、采购付款查询、未付单据查询等，通过付款模块，可以对订单进行及时的完结，并且可以在线上完成付款，方便快捷。此模块不仅可以缩短订单完成周期，还可以协助采购人员做好账目统计，避免人工核算差错，方便后期财务人员的统计分析与效益核算。

2.4 出入库管理

出入库管理模块主要包括入库管理、库房管理、出库管理三大部分。本系统在库房管理中采用条形码管理的方式，当库房检验员认定采购的耗材质量合格之后，会给每一个耗材分配一个唯一的条形码，该条形码内记录了该耗材的基本信息，包括厂家、型号、生产日期、采购日期、入库时间、规格、使用范围等，信息录入之后，通过匹配的扫码枪扫描即可读取。

当耗材进入库房以后，该系统可以利用无线技术进行仓位管理，实现低值医用耗材的精细化管理。利用无线传感技术将整个库房的耗材区域分为多个仓位，利用分配的唯一条形码实现耗材与仓位的匹配，并对耗材所处仓位进行自动跟踪。同时，该系统可以进行库存自动盘点，通过扫描条码可以及时了解整个批次同类耗材的剩余量，以及使用后的耗材历史流向。如果盘点过程中发现耗材包装错误或者条码破损，则系统可直接更正。在整个耗材盘点过程中，系统可以自动分析耗材的耗损与收益情况，并及时更新系统数据。当各科室需要使用耗材时，系统进行自动分配，将人工拣货量进行分摊，降低工作量。使用与条形码匹配的手持设备进行扫描出库，及时发现过期产品，避免差错产生。

在整个出入库管理过程中，系统会对库存信息进行维护，生成库存信息明细与库存日志，生成速度快，且信息准确、条理清晰，方便仓库管理员的管理，避免各业务科室医用耗材的积压、浪费、流失。

2.5 数据分析

数据分析模块可以对整个系统记录的数据进行分类别、分层次、分时间统计，管理人员可以查看每年、每月、每日的耗材使用情况，也可做横向对比。除此之外，货款的核对以及效益分析数据均可在此模块体现。每个科室偏向于使用耗材的种类、使用的数量年度变化、月份变化等，均可进行分析，对于种类繁多的低值医用耗材的管理来说，此模块实用性很强。

3 系统的应用效果分析

通过一年的使用，我院低值医院耗材的管理更加规范，同时，各项数据明确，方便统计分析，自动提醒功能，可以避免有过期产品的产生。同时，该系统的使用，节约了大量人力，降低了人工成本。

3.1 工作效率的提升

在使用低值医用耗材管理系统之前，耗材的采购与出入库等均需要人工填写申请单，在没有模板的情况下，经常出现填写的某项不合格、审核时重新填写的现象，重复的工作消耗大量的人力，填写一张申请单平均需要2.5 h。使用该系统以后，可以在系统进行填写，很多项目都是可选择的，即使出现差错，可以在系统中直接修改，大幅度提高了制单效率，一张申请单的填写时间降为30 min。

此外，针对财务结算，系统的使用使人工累计结算转变为系统自动核算，并自动生成付款清单，原来每月至少需要两名财务人员进行反复核算，现在只需两名财务人员进行单据审核即可，不仅效率得到提升，准确度也大幅度提升。且人工核算时，一般只能精确到小数点后2位，而系统自动核算可精确到小数点后4位，精确度也有所提升。

因为低值医用耗材的数量较大、种类繁多，库房的盘点，在使用系统前，每次至少要两人进行，且持续时间较长，时常出现遗漏。低值医用耗材管理系统中个性化的条码与无线手持设备的使用，不仅1人即可完成盘点，且效率大大提升。当对库房内的低值耗材入库、出库都经过扫描设备扫描以后，系统会自动生成剩余量与消耗量报表，工作人员只需在线就可查看库存情况。低值医用耗材管理系统使用前后，工作效率的提升情况如表1所示。

表1 工作效率的提升情况

3.2 管理质量的提高

在实现信息化管理之前，低值医用耗材的管理存在很多不规范的地方，比如采购责任不明确、使用过程的不可追溯、库存量过大或者过小、没有发现过期耗材、使用过程中存在浪费现象等。使用低值医用耗材管理系统以后，低值医用耗材的管理质量明显提升。以医用耗材的溢库现象为例：信息化管理之前，我院低值医用耗材的溢库现象时有发生，主要涉及一次性注射器、输液器、留置针等一次性耗材。通过信息化管理手段，我们基本做到了账实相符，即溢库率趋近于0。使用低值医用耗材管理系统前后耗材溢库率情况如表2所示。

表2 使用低值医用耗材管理系统前后耗材溢库率对比表（%）

此外，低值医用耗材管理系统的使用，使过期耗材发生率显著降低，避免了严重浪费现象的发生，一台外科手术平均低值耗材支出由原来的800多元减少至400多元，打包频次也明显降低，真正做到了低值耗材管理的规范化。

3.3 低值医用耗材数据统计

低值医用耗材管理系统还可以存储海量数据，为医院工作人员提供精确的、不同维度的数据统计分析，工作人员可以根据实际需要，从系统中调取不同数据并进行比对。图4～5为手术室低值医用耗材中不可计价耗材的统计图。

图4 手术室低值医用耗材分类统计图

图5 手术室低值医用耗材用量占比图

从图4中可以看出，该系统不仅可以对不同类别的医用耗材进行分别统计，还可以对同种医用耗材不同季度、不同月份的总消耗量进行对比。从图5中可以看出，该系统可以分别统计任一时间段内不同科室医用耗材的消耗量，并进行比较，还可以查看本科室医用耗材消耗量占全院的比例，协助管理者进行科室管理。随着时间的日渐积累，系统记录的数据量急剧增加，本系统还可以进行不同年份之间耗材使用量的统计与对比，为全院耗材采购、使用的年度计划提供参考。

3.4 满意度调查

我们分别对医院领导、医学工程处工程师、医生、护士进行了满意度调查，从产品质量、运行速率、使用便捷度、培训频率、掌握难易度、对工作的帮助性六个角度进行了分析，被调查者根据自己的满意情况进行打分，分别是1～5分，1分代表“很不满意”，2分代表“不满意”，3分为“一般”，4分为“满意”，5分为“非常满意”，根据平均得分情况，我们绘制了满意度图谱，见图6。

图6 医院工作人员满意度图谱

从图6中可以看出，医院领导、医学工程处工程师、医生、护士对该低值医用耗材管理系统个方面的满意度均在4分以上，说明该管理系统对医院工作的工作提供了极大的便利，且其操作简单，易于掌握。

4 讨论

目前，国内大部分医院正在逐步实现信息化、数字化管理，在耗材管理方面，由于高值医用耗材的特殊属性，大家对其关注度普遍较高，而关于低值医用耗材管理系统的研究较少[10]。低值耗材虽然单位价值较低，但临床使用量较大，总价值并不低，应该引起管理者的重视[11]。医院的信息化管理是现代化医院的必然发展方向[12]，本研究中所提的低值医用耗材管理系统，在全国内的研究还相对较少。经过一年的实际应用，证明该系统对医院低值耗材的管理具有明显的优势，可以给医院工作者带来极大的便利，节约人力物力，使医用耗材的使用与管理变得更加规范，为医院的规范化建设提供有利条件，可在医院中推广使用。