电子会计档案与纸质会计档案的比较研究

2021-06-23郝园园

商业文化 2021年13期

郝园园

不久前，财政部下发了新修订的《会计档案管理办法》，标志着未来会计档案将逐步向电子会计档案发展。本文将围绕以下内容，包括会计档案格式、存储与保护等方面，以及移交接收与维护成本等内容，将电子会计档案与纸质会计档案进行了比较分析，对会计档案的发展提出建议。

会计档案的格式比较

传统的纸质会计档案格式需基于纸张这一档案载体，就会计信息而言，无论是逻辑结构还是物理结构，均通过图表与图文的形态固化至档案载体之上，其格式相对单一。具体而言，会计凭证变化必须保持对应的序列，另外会计报告的相应页码显示也应全面，应标明第几页共几页，在改变信息与具体格式时均产生相应痕迹。所以，用户极为清楚以往会计档案的具体格式样式，而会计档案格式的完整程度可以凸显会计信息，所覆盖的信息更为齐全。两者对比，若以磁盘或光盘的形式来存储会计档案，那么用户无法从中直接采集所需信息或者文件。另外，就其逻辑结构与物理结构而言，其本身是计算机可读数据结构类型，具有不透明性，如果没有工具的帮助，不能准确识别与读取。综合当前会计信息化的发展状况，从格式维度进行梳理，其电子格式涵盖以下内容，例如DBF、TXT、ACCESS，另外还涉及JPG与Excel格式等。此外，大型会计信息系电子会计档案与纸质会计档案的比较分析系统大多把会计资料不同类型的大型数据库里，代表性包括Oracle与SQLServer。所以，其实际格式形式的复杂程度较高，部分情形下会造成不同格式复合的状况，会伴随会计处理数据来源的改变而出现波动。

本次重新修订并颁布的《会计档案管理办法》（下称《办法》）作出更为明确的规定，电子会计档案要和国家档案管理的政策以及规范相匹配。而另外一个文件《电子档案移交与接收办法》明确需要同时归档元数据以及电子数据，所引用的格式应以基于xml的为主。笔者认为，受到XBRL的应用和普及，上述格式形式给电子会计档案的丰富和运用才有了技术前提。具体而言，账簿电子档案与会计凭证可运用XBRL-GL标准与技术，而XBRL-FR标准与技术可适用于财务报告电子档案类型。

会计档案的存储比较

就传统意义上的储存会计档案的工作而言，其大多是围绕纸张存储进行，通常情况其所需空间要符合一定的湿度与温度条件，具体而言，相对湿度需控制在50%至60%区间，而温度控制在14度至20度之间，另外还需加强日常防护，例如防盗、防火、防光与防潮。相比之下，在保护电子会计档案存储载体时既需注重上述方法的应用，也给其防静电以及防磁性等作出较为严格的要求，应增加相应的设备，例如监控设备、恒温设备，其他设備还包括恒湿设备与消磁设备。

《办法》要求搭建与完善电子会计档案备份制度，帮助更好地预防以及减少人为破坏、自然灾害以及意外事故带来的冲击。所以，笔者认为，应配置相对独立的电子会计档案存储设备和存储空间，需由大中型企业自主配置和建立，增强工作的安全界别以及独立程度。而小微型企业需借助云计算或者远程方案等手段提高对会计平台和相应软件的利用率，把不同形式的资料和信息放置在与之相合作的软件供应商服务器之中，实现存储，而后者应增强对电子会计档案信息的安全保护级别。而就企业事业单位而言，其形成的会计档案信息可通过电子以及纸质的方式存储。

会计档案的保护比较

大多数情况下，文件的采集、积累存储以及调用、借调，都容易出现损失甚至丢失的情况，档案保护人员的实际工作应始于档案入库阶段，在此之前通常不需要从技术层面加以保护，其工作重心集中在入库之后的各项保管工作。与之不同的是，保护电子会计档案的工作需要覆盖到电子会计资料从形成至永久保存或者灭失中。另外，这类数据是不同电子设备形成的各类原始资料，所以要从源头上使相应的电子会计资料保持完整性与真实性。围绕电子会计档案信息的保护工作，既需要保护其相应的存储环境与载体，也要保护其可理解性、可用性以及可存取性。

如果文字文件内容遭到任何形式的破坏或者篡改，容易出现不能读取文案档案的情况。对其完整性与真实性加以保护，既要依托于对电子会计档案自身的有效保护，还应对档案和相关经济活动的内在逻辑加以保护。这是由于如果上述因素受到冲击，即使上述文件中仍然留存部分信息，然而就档案本身而言，也相当于发生了丢失。

站在安全技术的视角，围绕电子会计档案应用的保护技术大部分包含防黑客入侵与防病毒破坏等环节，在处理上述问题时，档案理论专家引入了“双套制”的方案，该方案指出某一档案需要在同一时间归档一套电子档案与纸质档案。而《办法》也明确电子会计档案作为一种会计资料形式，其并不具备永久保存价值。所以，如果涉及保护存在永久保存意义的，并和会计相关的各类档案材料，笔者觉得要通过“双套制”的方式增强对它的保存和保护力度。同时，就档案管理机构与会计管理机构而言，都需要履行保护电子或者纸质会计档案的责任。《办法》强调，单位会计管理机构应临时保管当年生成的各种会计档案，最长时间不应超过3年，随后将其移交至档案机构存储与保管。如果处在暂时保管阶段，会计档案工作严禁由出纳人员同时兼管。这意味着就会计管理部门而言，其必须履行暂时对资料进行保护的职责，如果转移到对应的部门，那么后者则必须对其完整性和安全性负主要责任。