城建档案管理数字化建设问题的思考

2021-06-18陈丽华

卷宗 2021年13期

陈丽华

（胶州市建筑业服务中心，山东青岛 266300）

常言道：“万事都有两面性。”新时代的到来，不仅为城建档案管理的创新发展提供机遇，也平添了不小的挑战。要想适应新时代，档案管理事业要勇于创新。但事实并非如此，受传统思想束缚，数字化档案管理迟迟没有形成，不仅降低了效率，质量也没有保障。为改善这一现状，理应针对问题点，采取切实有效的策略。本文就如何创新城建档案管理工作进行探讨，旨在应对新时期的挑战。

1 城建档案管理数字化建设的意义

随着社会的发展，数字技术应运而生。在技术的支持下，各领域均获得长足的发展。在城建档案领域，传统管理模式仍占据主导地位。使用纸质档案，不仅会加快资源消耗，还不易于保存和传输。在调取档案时，需要管理人员花费很多时间来搜索，还不一定能够找全。如此一来，就无法为城建事业提供强有力支持，必然会导致发展出现偏差。浪费资源是小，拖慢进程是大。因此，有必要将纸质档案转化成数字档案。待数字化建设做出成绩后，资源消耗形势得到显著抑制，保存和传递效率显著提高[1]。更为重要的是，搜索更加高效，从而让档案价值得以彰显。此时，城市发展始终在正确道路上，发展成就必然突出。

2 城建档案管理数字化建设的困境

近些年，我国致力于推进档案数字化建设。为响应国家号召，各档案管理部门也纷纷采取行动。虽取得一定成就，但也暴露出不少问题。主要体现在这几方面：档案人员没有认识到数字化建设的价值所在，迫于上级压力，不得不采取行动。科学表明，盲目采取行动，必然会招致失败。很多部门并不清楚数字化建设的方向，导致工作现场比较混乱。数字化建设是一个庞大的工程，仅靠档案管理部门，无法完成目标。即便是多部门联动，也会由于管理制度缺失，导致建设工作停留在表面。人员是数字化建设的主力军，其能力关系到建设成果[2]。现有人员的能力不足以匹配工作，效果自然会大打折扣。数字化档案管理一天不实行，城市发展一天就不能平稳。

3 城建档案管理数字化建设的策略

3.1 提高重视程度

档案部门领导的重要性毋庸置疑，在数字化建设发挥主导作用。领导要率先纠正错误看法，深刻意识到数字化建设的必要性。在日常工作中，要亲力亲为，给基层员工做一表率。在领导的影响下，档案人员的观念开始发生转变。要想缩短转型周期，需要档案部门优化内部环境。具体来说，在关键地区张贴标语，在线上线下发放学习材料。待全员有了清楚的认识后，就会主动推进档案管理的数字化建设。

3.2 明确建设内容

为了切实提升建设效果，需要明确建设方向。首先，基础设备建设。设备是数字化档案管理的基础，只有拥有全套设备，才能确保管理工作有序开展。设备是一个庞大的概念，可细分成硬件设备和软件设备。其中，硬件设备主要有计算机、服务器、存储器，软件设备是指基于数字技术打造的管理软件。其次，网络建设。城建档案属于机密文件，其涵盖城市发展的全过程。数字化建设需要依靠网络，而网络拥有开放性的特点，所以要确保档案资料的安全。通常来讲，档案网络有两种连接方式，一是办公连接，二是特殊连接。在建设网络时，要采取不同策略，这样才能提高网络的安全性。再次，数据库建设。在数字时代下，城建档案资料呈几何状增长。通过建造数据库，对数字档案进行有效存储。在城建过程中，要时刻调取档案。为提升利用效率，需要提高数据库的整合能力。譬如，将管理系统和办公系统相连接，确保信息互通有无[3]。融入分析模型，提高档案归档整理的效率。强化分析功能，实现区别对待。最后，网站建设。城建档案管理工作的本质是服务，既然是服务，就需要建设窗口。通过搭建网站，让档案查找更加便利。需注意的是，网站布局一定要合理，这样才方便查找资料。

3.3 健全管理制度

管理制度具有很强的约束力，是确保数字化建设的重要保证。一套完整的制度体系应明确三方面内容：其一，管理职责。通过对城建档案管理工作进行梳理，以避免职责出现交叉。其二，管理内容。全面收集城建信息，并对内容的真实性进行判定。对优质档案进行分门别类，方便后续使用。对无价值档案进行集中清理，以此降低设备压力。其三，管理细则。在扫描档案时，要严格按照流程执行。在登录管理系统时，要确保操作准确，以此降低使用风险。在档案借阅中，时刻关注动态，以防资料外泄。

3.4 重视队伍建设

数字化建设要有在短时间内完成，需要打造一支强大的管理队伍。队伍建设路径有两条：第一条，重视人员引进。归纳出新时期档案管理的特点及要求，以此为基础明确招聘条件。将招聘信息发布在各大平台，吸引更多人前来求职。通过三轮审查，选拔出符合岗位需要的人员。第二条，重视人员培养。新员工也好，老员工也罢，都需要进行统一培训，培训内容见图1。借助培训活动，提升管理效能。