加强干部人事档案管理工作的思考

2021-06-18李永磊

卷宗 2021年13期

李永磊

（河南省安阳地区医院人事科，河南安阳 455000）

1 引言

档案是社会各界以及不同行业发展的重要依据，干部人事档案工作涉及到社会发展的全部信息内容，每个记录在档的档案都需要相关的干部人事档案部门进行管理，实现干部人事档案的充分利用。但是，目前大多数的干部人事档案部门还采取传统的管理方式，这样就会在干部人事档案工作中出现一些问题，导致传统档案的管理工作无法得到有效的保存。随着电子信息技术的发展与进步，合理的应用还信息化手段改善传统的干部人事档案工作，有效的解决干部人事干部人事档案存在的问题，从而实现了对干部人事档案工作的高效发展。

2 深刻认识干部人事档案工作的重要意义

1）是干部工作科学化、制度化、规范化的必然要求。为全面提升干部工作制度化水平，中央围绕干部选拔任用、考核评价等方面出台了一系列制度。《党政领导干部考核工作条例》规定，干部考核以报告、评语、鉴定等形式确定结果的，应当明确具体肯定成绩和优点，指出问题和不足；考核结论存入干部人事档案。《党政领导干部选拔任用工作条例》对担任党政领导职务进行了规定，要求严格审核干部人事档案，并将审核情况记入考察材料。此外，《公务员平时考核办法（试行）》规定公务员平时考核结果记入年度考核登记表，《事业单位人事管理条例》明确事业单位实行岗位管理和合同管理，依据聘用合同规定开展考核；上述规定的执行情况能在干部人事档案中得到反映，可以督促干部管理工作制度化、规范化。2）是新时代全面从严治党的有力保障。当前，一些单位和人员对干部人事档案管理工作重视不够，甚至出现干部人事档案涂改造假等问题，严重损害了干部人事档案的权威性和公信力。有的基层的领导认为上级领导不会检查干部人事档案，管理工作能拖则拖，即使上级部门来检查，也是简单临时应付检查而已，检查完后工作照旧，难以高质量高效率地进行干部人事工作服务。认真贯彻新修订的《条例》，用严格制度和严明纪律规范档案“建、管、用”各个环节，开展学习培训、完善配套制度、加强督促检查，对坚持从严治党，从根本上铲除干部人事档案造假等问题存在的土壤和条件，保证干部人才队伍的先进性和纯洁性，有直接的促进意义。

3 干部人事档案管理工作存在的主要问题

1）相关人员对干部人事档案工作认识不全面。现代人力资源管理制度建成之前，干部人事档案在我国组织人事工作中主要用于政治审查。功能发挥的局限造成人们普遍对干部人事档案作用认识不全面，没有充分认识到其重要执政资源的意义和在组织人事工作中的凭证作用。在实际工作中注重安全保存、忽视内容建设和信息开发，在工作部署中不能将人事档案与干部工作统筹规划；专职工作人员档案业务和组织人事工作知识不足，档案功能发挥不充分；其他相关部门的指导和监督功能发挥不到位，档案材料填写不规范、内容不全面的问题普遍存在。2）干部人事档案数字化程度不高。在现阶段事务多、卷宗多、人员流动性大的情况下，数字化干部人事档案，不仅能减轻干部人事档案管理人员的工作负担，还能增加干部人事档案的利用率。但据笔者的了解来看，目前多数事业单位干部人事档案管理采用的是传统管理模式，对日新月异的信息技术利用不够，未完全启动干部人事档案数字化管理，导致干部人事档案管理处于落后状态。3）对编外人员人事档案管理的忽视。目前，事业单位存在一定比例的编外聘用人员，其人事档案大多存放在人才交流中心，没有迁入工作所在事业单位统一管理。事业单位对编外人员在工作过程中形成的考核、奖惩、党团、合同等材料没有及时建档归档，造成编外人员人事档案材料不完整，影响档案的使用价值。

4 做好新时代干部人事档案管理工作的对策

1）健全干部人事档案整理的工作机制。干部人事档案整理工作之所以存在一系列的问题，究其根本还是在于没有严格落实相关的规章制度。对此必须要加大力度建设相应的工作机制，构建档案资源体系。《干部人事档案材料收集归档规定》明确指出：负责干部人事档案管理的相关部门应当进行联系制度的建立，这样一来才能够及时有效的掌握相关的材料。除此之外，相关管理部门还应当主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人以及其他有关方面收集相关的材料。基于此，笔者认为最有效的方式是党委带领相应部门建立干部人事档案管理运行机制，形成干部人事档案联络员工体系，而员工之间的有效交流必然会促使工作效率大幅度提升。2）以目标管理推进干部人事档案工作。目标管理是一种重要的行政管理手段，可以调动各级各部门积极主动开展工作，在世界各国公共服务领域广泛应用。按照目标管理理论，最终目标确定后需要层层分解制定出下级各部门及相关人员的分目标，并将目标完成情况作为考评的依据，将干部人事档案工作列为党建工作目标考核内容。为确保《条例》设定目标的实现，制定分目标时要从制度建设、内容建设、队伍建设、监督指导和功能发挥等方面加以明确。3）创设全新电子存档形式。信息化档案管理的文件形式不在拘泥于纸质文件，可以是某一个电子设备的存储，也可以通过硬盘、光盘进行数据的存储，相关的文件内容可以被查验与使用，也可以实现了在互联网的作用对文件进行资源共享，让后期的干部人事档案工作更加便利。从自身的性质来说，电子干部人事档案的特点包括着：有计算机进行存档，自身具有着严格的代码与分类形式，可以更好的对档案进行分类管理。信息化档案管理有着自身的档案特点，新生电子档案可以整合了自身的数字型的特点，更融合了传统档案分类型的特点，通过电子计算的存储实现了对档案的远程传输来实现档案信息共享，对于每个档案的调用都需要具备一定的权限才可以对档案内容进行读取。4）对档案管理的服务功能进行丰富。在新时期的背景之下，干部人事档案的管理应当进行全新渠道的探索，传统的档案服务方式较为单一，这也导致其作用不能得到充分且全面的发挥。对此笔者认为人事部门应当对档案收集工作进行强化，健全档案信息的构建，只有这样，才能够将更为优质的服务提供给档案的应用人员。举例来说：可以健全与优化档案信息收集工作，全面且深入地检查干部的档案信息，及时进行补充。但是这一方面需要注意的是，在对干部档案进行补充的过程当中必须要切实保障当事人资料的严密性，防止出现泄露的情况，保障当事人的权益。