基于全过程控制的电网工程档案管理及应用研究——以昆柳龙直流工程建设项目为例

陈 晖 刘 茜 陈 慧 罗慧玉

电网工程是指电能生产、输送和分配的工程。随着社会经济的发展、人们生活水平的提高，各行各业对电能的需求量与日俱增，加快了我国电网工程建设的脚步。档案作为工程项目建设的重要产物，是反映工程建设水平的一面镜子，其管理工作是否规范、有序，直接影响着工程项目的验收和创优[1]9。近年来，电网建设项目规模的不断加大、技术难度的不断提升以及建设工期的不断缩短，提高了对项目管理水平的要求[2]41。但电网建设项目档案由于管理模式滞后，存在人员档案思维与意识不高、档案工作重视与投入不足、规范体系建立与落实不到位等问题，迫切需要打破桎梏，实现新的突破。“全过程控制”是工程项目档案管理的创新思路，它既涵盖对工程项目建设过程（项目立项—施工过程—项目竣工验收）的纵向控制，又囊括对项目参与主体（建设单位、施工单位、监理单位、设计单位）的横向管理[3]50。通过全过程控制管理实现项目过程与参与主体的齐抓共管，对把握归档案卷的进度和质量、提升项目整体效益具有十分重要的现实意义。

一、电网建设项目档案管理存在的问题

中国南方电网有限责任公司超高压输电公司（简称超高压公司）作为我国重要的电力企业，参与了许多大型电网项目的建设。昆柳龙直流工程是由超高压公司投资建设的世界首个特高压多端混合直流输电工程，它西起云南昆北换流站，东至广西柳北换流站、广东龙门换流站，线路全长1489千米，是国家西电东送重点工程。

1.规范体系建立与落实不到位。各参建单位主要依照业主下发的文件进行档案的收集、整理工作，而业主单位没有建立起完善的档案规范体系。例如，某些环节遗漏或某项要求不明确，将会导致各单位各部门之间档案工作目标不明、职责不清，档案工作缺乏实际依据。规范之间缺乏系统性也会导致制度与制度之间内容重叠、冲突，档案工作各环节之间不能有效衔接。

此外，档案规范体系存在落实不到位的问题，业主单位对档案工作的指导仅停留在制发文件、召开交底会议等形式，各参建单位对文件理解和贯彻能力不同，在实际操作中缺乏参照，导致形成的档案质量参差不齐，在档案验收过程中不达标，需要反复整改，不仅浪费人力物力，而且影响归档进度。

2.人员档案思维与意识不高。电网建设项目存在工程项目的通病，即“重项目、轻档案”，这导致项目参与主体的有关人员缺乏档案思维，没有认识到工程档案是对整个工程建设活动全过程的真实记录，造成档案形成过程不规范。例如，部分文件本应为责任人手写签字，但经常出现使用签名章或代签的现象。

电网建设项目文件材料形成于各单位、各部门的具体业务中，要求档案人员对业务范围和各类文件形成时间节点较为熟悉，而专职档案员数量有限，并且主要负责档案的整理工作，没有更多的时间和精力。因此，一般采用业务人员兼职的方式，提高档案收集工作的效率和水平。但兼职档案员业务不熟练，造成项目文件材料收集与工程建设进度相脱节，收集的文件不齐全、不符合归档要求等问题。

3.档案工作重视与投入不足。电网建设项目档案类型丰富、数量较多并且质量要求高，因此，档案人员日常收集、整理的工作量巨大。但由于对档案工作重视不足，档案人员普遍待遇较低、缺乏晋升机制，导致档案人员流动频繁，归档案卷的完整性难以保障。此外，档案人员职位较低，在与各部门沟通的过程中经常出现人员不配合的情况，不能及时地将过程文件收集、整理并归档，存在文件缺失、事后补录等现象，不能保证归档案卷的真实性。

由于施工现场活动场所多为临时性搭建，为了节省场地，通常不会设立单独的档案室，而是与办公室合二为一。档案保管设施也较为简陋，收集、整理过后的案卷放置在办公室的文件柜中，而办公室每天往来人员复杂，不利于档案的安全管理。

二、昆柳龙直流工程档案全过程管理的应用

为有效克服上述问题带来的困扰，超高压公司将“全过程控制”思维和模式引入昆柳龙直流工程的档案管理工作中，按照事前、事中、事后精细化管理要求做好每个环节的档案管理工作，实现档案管理的最优化[4]102。

1.事前介入——解决档案管理难题的前提。对于昆柳龙直流工程项目档案管理而言，事前介入是全过程管理的核心阶段，是解决规范体系建立与落实不到位、人员档案思维与意识不高等现实问题的重要前提。事前介入阶段的工作重点是通过推行首卷制管理形成规范化模板、提供统一参照标准，通过引入全员参与理念明确主体职责、培养全员档案意识。

（1）推行首卷管理，统一参照标准。针对标准规范落实不到位、档案管理缺乏参照这一问题，昆柳龙直流工程项目提出了首卷管理，即将各标段案卷中收集、整理情况较好的作为首卷，供全线同类案卷在整理编制时进行参照。首卷管理强调从源头做好档案管理的质量控制，按照统一、规范的参照标准对电网工程档案进行编制，形成标准化、规范化管理。在首卷制推行过程中，超高压公司不仅召开电网工程档案技术交底会，明确了各参建单位首卷编制的具体要求，同时通过制定《首卷制评审方案》《首卷验收实施指南》以及《竣工图首卷制评审打分表》《施工档案首卷制评审打分表》《监理档案首卷制评审打分表》等一系列文件，明确了工程首卷制评审的方式、组织、程序及标准，用于指导首卷管理实践，为档案全过程管理奠定良好的基础。

（2）变革思维模式，倡导全员参与。档案人员档案思维与意识薄弱很大程度上源于主体责任不明晰，因此，超高压公司在昆柳龙直流工程档案管理中引入“全员参与”理念，建立涵盖项目总部、项目分部及各超高压局的三级档案管理网络（图1，见下页），做到资料事事有人管、文件件件有人收，充分体现项目档案管理的全员参与。管理网络涉及档案管理过程中的不同责任主体，上至公司领导和中层管理者，下到基层员工和档案管理人员，将档案管理相应职责纳入各级干部员工职责范围和岗位责任制。其中，公司办公室主任主管企业部、计划部、基建部等7个项目分部，明确昆柳龙直流工程项目全过程档案质量的总体要求，推进档案管理与项目建设同步开展；项目分部则全面负责现场文件形成的各个环节的质量把控，包括对标准规范的落实、形成文件质量的控制和现场文件流转程序的规范；各参建单位梳理合同范围内所有项目及应形成的相应的文件，实行严格的文件内部审核制度，将归档责任落实到人。

图1 超高压公司电网工程档案管理组织机构

2.事中控制——保障档案归档质量的基础。为解决规范体系落实不到位、对档案工作重视不足等问题，超高压公司强化过程监管，实行定期检查，严抓落实、确保同步，保证了昆柳龙直流工程项目档案同步归档、案卷质量有效把控。结合电网建设项目特色，超高压公司按照《乌东德电站送电广东广西特高压多端直流示范工程档案工作规划》要求，开展了科学、规范、严格的过程监管。从工程开工起建立卷册，根据工程进度，分别在变电站土建交安、线路基础完成、电缆管沟施工完成和建设完成后运行进场前等重要时间节点组织各参建单位进行不少于两次的项目档案中间检查。在进行中间检查时，超高压公司对照《项目文件收集计划和进度管控表》，检查对比项目文件材料与项目进度同步收集完整情况。

以昆柳龙直流线路工程6标段（即包含从贵州省兴义市清水河镇双桥村J57号塔至贵州省安龙县龙山镇马丫坡村Z1031号塔的线路基础建设标段）的过程监管为例，在2019年3月至2020年7月间，超高压公司对6标段施工单位就组织了6次中间检查和1次预验收暨首卷制评审，形成了157条整改意见（见图2），涉及到证明文件、补偿文件、报审文件等多种类型文件的质量问题。超高压公司还对整改意见进行闭环管理，督促有关单位及时整改与完善。上述措施有效地确保6标段档案归档与工程进度同步，为后期档案移交、整理工作奠定了良好基础。

图2 检查批次与问题数量对应图

3.事后验收———把控档案验收合格的关键。针对档案工作重视与投入不足这一问题，超高压公司通过事后验收把控档案质量，倒逼档案工作重视度与投入的提升。在事后验收阶段，超高压公司多措并举，组建验收评审小组、规范验收评审程序及梳理验收审核要点。

（1）组建验收评审小组。在验收评审人员上，超高压公司组建了档案验收评审小组，并从真实性、完整性和可用性三个方面对小组人员结构进行综合考量。从真实性和完整性的角度来看，验收评审小组侧重于对竣工档案的系统整理、归档文件的质量与真实性进行审查，评审人员包含业主单位档案管理部门、上级档案管理部门、项目部、监理单位以及系统外的档案专家等参与电网工程档案管理制度制定、档案验收和评优、工程进度管控和档案质量监督的人员。从可用性角度来看，验收评审小组侧重于审查竣工档案的有效性，主要包含电网工程档案的主要利用者，如运行单位人员。

（2）规范验收评审程序。在验收评审程序上，超高压公司严格按照图3所示（见下页）的验收程序进行验收。施工单位内部人员检查文件是否齐全、完整；监理、施工检查文件是否齐全、完整、准确；施工、监理、分部、有关局（技术人员和档案员）检查文件是否齐全、完整、准确、有效、系统，核对竣工草图，核对纸质文件和电子版的一致性；施工、监理、分部、有关局的运行部门、项目部、设备部、办公室全面检查文件的质量、整理的规范性；相关参建单位、相关局检查所有整改闭环情况、电子版与纸质的一致性、录入情况；办公室组织项目部、企管部、计划部、物流中心、修试中心整合项目全过程文件，包括前期文件、竣工文件、竣工验收文件。

图3 超高压公司验收程序

（3）梳理验收评审要点。在验收评审内容上，超高压公司验收评审小组参照《乌东德直流线路工程施工档案验收评分表》《档案管理三级检查用表》和《直流工程档案归档模块》等文件梳理验收评审要点，将上述验收程序中的评审重点放在以下方面：一是审查卷内文件是否完整、齐全，档案内容是否准确、规范；二是审查文件分类是否科学、组卷是否合理以及编目是否标准；三是审查文件形成、收集、整理的质量情况。

三、总结

电网工程档案管理是一个系统工程，需要各级管理者和档案工作人员转变思路，真正有效地、全方位地对档案归档质量进行把控。超高压公司利用全过程控制的优势，通过事前介入，从源头规范电网工程档案管理，统一参照标准、提升全员档案意识；通过事中控制，以过程监管、中间检查把控档案质量，落实规范体系，强化档案工作重视度；通过事后验收，多措并举，倒逼档案工作重视度与投入的提升，提升电网工程档案全过程管理水平。