医院固定资产管理系统设计与实现

王 菁

(内蒙古自治区人民医院 计划财务处，内蒙古 呼和浩特 010017)

1 研究背景意义

固定资产，是指医院为满足自身开展业务活动或其他活动需要而控制的，使用年限超过1年(不含1年)、单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，一般包括房屋及构筑物、专用设备、通用设备等[1]。随着健康中国战略全面实施，人民群众对医疗保健需求快速提高，作为临床诊疗服务重要物质基础的医院固定资产总量增长迅速，占医院总资产比重日益增加[2]。因此，借助信息化手段，设计优化医院固定资产管理系统，通过建立资产档案，对固定资产从计划、招采、入库、出库、使用、处置的全生命周期进行记录和管理，是医院精细化管理的基础，也是医院决策的重要依据。同时固定资产管理与财务系统、预算管理系统、成本管理系统、合同管理系统、HIS系统等其他业务系统之间的数据共享，可极大提高医院运营效率[3～5]。

2 管理系统架构

医院固定资产管理系统的内容一方面涉及医院资金庞大、数目繁多的各类资产；另一方面因为业务需要会与医院HIS系统关联，涉及病患个人敏感信息，在其正常运行时要予以安全保护，故在技术架构的选择上采用较为保守的服务器/客户端架构[6]。运行环境包括JDK1.6.0.12服务器、Windows 7以上操作系统及SQL server 2005/2008/2012数据库，整体功能架构(见图1)。

图1 医院固定资产管理系统功能架构

3 功能设计与实现

管理系统主要实现的功能有计划管理、合同管理、发票管理、库房管理、卡片管理、资产盘点、资产处置、报表管理、资产查询、系统设置等功能。

3.1 计划管理

科室根据业务发展情况，从实际工作需要出发提出采购申请，医院固定资产管理部门根据科室提出的申请进行充分论证后，编制采购计划。该项功能面向医院各科室，即各科室可进行购置申请的添加、删除、修改、查询等功能；面向固定资产管理科室提供采购申请审核，对已审核的购置申请生成购置计划，可实现对购置计划的查询、审核、退回。

此外，计划管理功能应与医院预算管理系统联动，即经过审批的采购计划可直接上传至医院预算管理系统，进一步汇总进入医院年度预算编制环节，最终形成科室固定资产购置预算。

3.2 合同管理

经预算审批通过的采购计划上传至合同管理环节，由医院招标采购部门按照计划进行招采，根据实际招标采购情况，由招采部门及时录入合同信息，包括商品名称、招标时间、采购时间、供货时间、厂商名称、供应商名称等内容。在合同管理功能下，由合同管理人员对合同付款进度进行维护，系统应根据合同签订内容对付款时间、入库时间、本次付款比例、下次付款时间及比例等内容进行提示及约束。

按照合同具体签订情况及医院资产管理制度要求，针对资产入账时点不同，医院固定资产入账可以分为按照合同入账或按照发票入账。因此，根据待入账固定资产发票是否开具，可以对固定资产入库划分发票已到、发票未到两种类型进行管理，其中发票已到则进入发票管理环节，发票未到则直接进入库房管理环节。

此外，医院的合同管理不仅局限于固定资产采购合同，固定资产仅为货物类的一部分，医院合同管理还应包括其他货物、工程、服务。因此，固定资产管理系统中的合同管理功能应嵌入医院整体合同管理系统中，或为医院整体合同管理提供数据。

3.3 发票管理

在此功能下根据合同执行情况及发票开票信息进行维护，并将发票信息直接计入固定资产入账信息中。对发票付款类别可以按照资金来源进行划分，即财政项目资金、科教项目资金、其他资金。对于发票已录入而本月固定资产未入账的记录，进入预付账款进行管理；对于发票已录入且本月固定资产需入账的记录，进入库房管理进行入库操作。

3.4 库房管理

为便于医院固定资产管理，医院通常按照固定资产类别划分固定资产管理科室，即确定固定资产管理库房，如房产基建科库房、物资供应科库房、信息中心库房、医疗器械管理科库房、图书馆等。通常情况下，采购计划审批通过即进入资产采购环节，经由招标采购部门采购的固定资产到达医院后，不会直接下发至科室，而是由固定资产管理科室办理相关入库手续后，使用科室再从库房领用。存在问题的资产或科室不需要的资产可直接退回库房，由固定资产管理科室进行管理，待问题解决后再办理出库手续。因此，库房管理功能包含固定资产入库、科室领用、科室退库等功能。

3.5 卡片管理

固定资产管理的核心就是卡片管理，医院可以通过直接录入或从入库单中生成两种方式生成资产卡片。资产卡片包含固定资产编码、固定资产名称、资产类别、数量、计量单位、单价、金额、供应商名称、折旧年限、资金来源、累计折旧、资产净值、固定资产条码等信息。对于医院的固定资产，除事业收入购置外，财政项目资金、科教项目资金购置也占一定比例，按照资金来源对资产原值、累计折旧等项目分开核算，对掌握医院资产的资金构成情况很有必要。因此，卡片管理提供按照资金来源进行资产查询，也可按照单张卡片查询单项固定资产的资金来源情况及单项固定资产使用多种类型资金的折旧情况。

同时，该项功能下可实现固定资产变动，根据医院需要实现原值调整、资产类别调整、累计折旧变动等操作。原值调整主要针对固定资产进行改造导致的资产增值及更换零部件导致的固定资产增、减值，以及固定资产由暂估入账转为正式入账时进行的调整；资产类别调整主要针对会计政策变更导致的资产类别变动；累计折旧变动主要针对资产提前报废导致累计折旧提前计提完毕。系统设置上应针对以上三类变更严格审批流程，对审批权限进行划分。

应注意的是固定资产卡片不得直接修改、删除，只能通过变更进行部分信息修改。如存在由于人为原因造成的固定资产变动功能外的信息需要进行修改，则必须在固定资产入账当月进行退库操作，否则只能进行卡片作废，按照制度规定重新进行入库、出库操作。而卡片的减少只能由卡片作废或资产处置两种情况引起，不能直接删除。卡片的作废功能也应有严格的审批，不得随意作废。

3.6 资产盘点

国有资产管理制度要求医院定期进行资产盘点，对固定资产账面数量与实物数量对比，对于账实不相符的资产进行核查。经过核查后，按照会计制度及资产管理制度，通过盘盈增加和盘亏减少的方式进行调账，保证年度账实相符。为满足医院盘点要求，适应医院固定资产总量大、个别资产流动性强的特点，匹配PDA、IPAD等终端盘点功能。通过扫描固定资产条码，将盘点数据直接录入系统，自动生成盘点单。

3.7 资产处置

医院按照要求，对固定资产进行调拨、出售、置换、捐赠、报损及报废。由于科室上报资产处置申请至主管部门、财政部门审批存在一定时间差，资产处置提供处置标记功能，即对已提出申请，但仍在资产处置流程中的待处置资产进行标记。待处置资产经上级主管部门及财政部门审批通过后，通过卡片核销功能，进行统一管理。

3.8 报表管理

提供各类固定资产报表，例如固定资产月报、资产变动报表、资产变动分类汇总、资产折旧报表等。同时提供按资产类别、科室、资金来源展现的报表，满足会计制度需要及医院的个性化需求。

3.9 资产查询

对医院固定资产的各个维度，提供综合查询、汇总查询、变更记录查询、处置情况查询、审批流程查询等功能。

3.10 系统设置

提供诸如固定资产分类、固定资产字典、库房字典、供应商字典、科室字典等基础信息；根据管理要求提供字典新增、删除、修改等功能。

4 结束语

系统针对医院固定资产实现了数量、价值、质量、状态的全面综合管理，建立了对固定资产的全生命周期管理和全过程跟踪。结合其查询、报表及统计功能，在方便财务人员从各个维度掌握固定资产状况的同时，还可以为管理决策提供科学依据。极大地提高了固定资产管理质量和效率，对诊疗科室工作协同度也有很大提升。未来，在系统建设中还应继续完善移动应用相关功能，进一步提高工作效率。同时，还应优化医院固定资产管理业务流程，持续完善医院资产管理制度，为信息化建设保驾护航。