中美档案信息服务的比较分析及借鉴

赵林华

摘  要：中美兩国经济、历史、文化背景不同，两国的档案信息服务各有特点。美国档案信息服务相关的法律制度完善，管理方式、管理理念先进。我国档案部门应健全档案信息服务制度，优化档案信息服务方式，加强档案信息服务意识，提升档案信息服务技术，使我国的档案信息服务更好地适应信息化时代的发展。

关键词：档案信息服务;美国;理念;数字化;信息资源

Abstract： China and the United States have different economic， historical， and cultural backgrounds， and the archival information services of the two countries have their own characteristics. The United States has a complete legal system related to archives information services， with advanced management methods and management concepts. The archives department of our country should improve the archive information service system， optimize the archive information service method， strengthen the awareness of archive information service， and upgrade the archive information service technology， so that my country's archive information service can better adapt to the development of the information age.

Keywords： Archival information service; America; Idea; Digitization; Information resource

我国近年来档案信息服务水平有一定的提高，但和美国相比还有不小的差别。美国的档案信息服务有完善的法律保障，服务理念先进，服务方式多样化，档案信息利用率高，这些都值得我们档案部门学习借鉴，促进我国档案信息服务更好地发展。

1 美国档案信息服务的特点及现状分析

1.1 美国档案信息服务工程起步较早。1995年，美国着手实施“美国记忆”工程，主要由图书馆、档案馆等部门参与，将美国重要的、有纪念意义的历史档案数字化。同一时期还推出了“数字图书馆计划”，用户可在线浏览阅读，通过和搜索引擎的结合，档案检索能力进一步提高。

1.2 美国档案信息服务机构较多，信息资源丰富。美国档案信息服务机构众多，层次不一。既包括国家层次的联邦档案机构如美国国家档案馆，又包括各州政府建设的地方档案机构如密西根州档案馆，同时还包括一些知名企业建设的商业档案机构，各种档案信息服务机构已达到7000多个。用户可通过档案馆实体服务和在线服务获取各种所需要的信息。

1.3 开放、平等、自由的档案信息服务理念。二战后美国颁布了一系列相关法案如《信息自由法》《政府信息公开法》《隐私权法》等，确保在维护个人隐私和机密的前提下，民众有获得信息的权利。美国年满14岁的公民有权查询已开放的档案信息，16岁以上的公民可到档案机构参观或查询，国内外读者可在档案馆内对已公开的档案信息查阅、引用、复制、拍照等。美国档案机构针对残疾人士还提供了有声服务和盲文服务，方便不同用户对信息资源的利用。

1.4 提供便民服务和个性化服务，服务方式多样化。美国的档案信息机构提供了各种便民服务，工作人员具备良好的服务意识和业务素养。相关机构配备了打印、复印设备等供用户使用，有些大型档案馆还提供休息室、餐厅等便民服务。档案机构有针对性地定制、实施个性化的信息服务，还积极进行宣传和推广服务，也利用Twitter、YouTube、Facebook、Google等社交平台发布信息，和公众进行交流，搜集反馈信息。

1.5 多部门协同合作，主动开发信息资源。美国档案机构在档案信息工作中，充分利用优势，利用社会力量，合作共赢。档案馆经常和美国著名大学合作，共享资源。档案机构还主动搜集信息资源，如主动向一战、二战后的士兵及家属征集战争资料，包括采用搜集照片、日记、口述等方式，丰富档案资源。

1.6 美国数字化档案信息服务极具特色。美国档案机构成立了专题数据库。专题数据库是在原有的目录数据和全文数据加工分类后形成的，将不同信息分类，形成不同的专题，便于公众查阅。美国档案部门开设了网上展厅，为用户呈现了一个丰富多彩的档案世界。档案机构还对用户进行免费培训和提供使用指南，包括在线咨询、在线指导、信息化操作等方式，帮助用户更快更有效地进行检索和查询。

2 我国档案信息服务的现状及存在的问题

2.1 档案信息资源利用率低，档案信息资源少。目前我国档案管理部门观念比较传统，重视档案整理，忽视资源利用。可利用的档案资源也偏少，尤其是历史档案资源数量较少。

2.2 档案信息化建设不够完善。档案信息系统建设不完善，无法满足国内外各种数据资源的融合。我国的云计算、大数据处理等方面和美国相比还有一定差距，档案信息化应用还处在探索阶段。

2.3 档案信息服务理念落后，信息服务方式单调。档案工作者不能了解用户需求，在线互动环节不够完善。档案馆的服务方式主要以单向服务为主，缺乏有效沟通，推送服务不够主动。能借助微信、微博等各种APP新媒体提供服务的档案馆数量很少。

2.4 档案网站信息服务水平较低。我国档案网站建设存在问题表现在数据库资源较少，内容更新不及时。许多档案网站资源匮乏，数字化进程缓慢，档案信息无论数量还是质量都严重不足。

3 美国档案信息服务对我们的启示

3.1 制定完善的档案信息服务法律法规。我国虽然已经颁布《中华人民共和国档案法》，但实施中还存在不少障碍。表现在有的立法滞后，有的法律之间有冲突等，例如《政府信息公开条例》《民商法》中规定有些档案信息是不宜或不能公开的，这些法律规定有交叉，界定不够明确。随着技术的发展，档案信息法律规定也需要进一步随之调整。

3.2 明确档案开放的范围，增强服务意识。我国法律规定涉及机密、安全、隐私、知识产权的信息是不能公开的。信息公开与否，普通大众无从知晓。因此，档案部门要明确向社会开放的范围，消除公民和档案部门的距离感，档案机构的大门要向社会公众开放，培养公众的档案意识，行使档案权利。档案工作人员主动宣传档案信息价值，向公众开放已经可以公开的信息，吸引社会公众主动查询、利用档案信息。

3.3 着力开发档案信息资源。我国档案部门应致力于拓展档案资源渠道。一是拓展开发主体。目前我国档案部门需要和社会各部门协同合作，档案部门之间、档案部门与其他相关部门之间甚至是不同国家的档案部门之间互助协作，资源共享;二是开发内容更侧重于微观信息。为了更真实地还原历史真相，需要我们从微观层面去發现和收集历史细节。社会公众可以利用微博、微信等新媒体提供自己的信息、材料和观点等。

3.4 转变档案工作的服务方式。档案服务方式要不断创新。首先，大力发展线上服务。新时代档案信息开发和利用，应打破原有的时间和空间限制，实施多元化模式发展，利用互联网平台、手机终端APP及各种新媒体软件，为档案信息使用者提供最大便利。其次，构建档案信息服务网站。重视门户网站的建设，丰富网站的资源，更新网站内容，和其他相关部门联网，实现资源共享。

3.5 优化档案部门设备配置，加强档案信息化建设。档案部门应投入专项资金，购置先进设备的同时还要配置相应的软件，包括数据采集、分析、安全保护等方面的先进软件，为档案信息整理、挖掘、开发、利用提供支持。在档案搜集、立卷、利用过程中引入信息技术、网络技术和数字化管理，要不断加强建设智慧档案馆的意识，不断推进档案管理智能化发展。

*本文系河南省高校人文社科基金“高校档案馆文化记忆功能与大学文化记忆长效机制研究”（2021-ZZJH-030）

*河南省档案科技项目“新时代高校档案馆文化建设研究”（2020-R-33）的阶段性成果。

（作者单位：河南财经政法大学档案馆 来稿日期：2020-12-20）

4.2 全市建立退休人员管理平台。从2017年纸质人事档案的移交，到今天人事档案的双载体移交，从安全保管到安全保管+有效利用，人事档案的数字化加工为这个“+”提供了数据支撑，同时也对电子数据存储、电子数据保护以及电子数据利用提出新的课题。

安钢在企业内部做了有益的尝试，推而广之，全市可着手“区块链+人事档案管理”研究，探索可中心管控、可授权加工、可控性共享等适合人事档案管理要求的新模式，在推进退休人员管理平台建设进程中，不断提高人机交互的流畅度，逐步实现技术的更迭与服务品质的提升。从而推进档案数字资源跨区域、跨部门共享利用，更好地发挥人事档案在人力资源开发、人才队伍建设和社会治理等方面的服务性功能。

4.3 人事档案移交途径的多元化。国有企业退休人员档案双载体移交、退休人员管理平台成功搭建后，纸质档案的移交流向可以多元化：馆库面积、保管条件成熟的县区可以适当多接收纸质档案，企业也可以按照所在地整体移交等。政府能提供更多元化的社会服务职能，企业可以选择适合的、低成本的、方便快捷的途径，将退休人员社会化管理常态化，真正发挥国有企业轻装上阵干主业作用。

（作者单位：李红，安阳市档案馆;孙虹，安阳钢铁集团有限责任公司 来稿日期：2020-12-20）