论施工企业印章管理的风险及防控

张昕

随着国家基础建设事业蓬勃发展，施工企业的工程项目规模与数量不断增加，各级各项目的管理都要使用印章，印章管理使用不规范，将影响企业经营管理甚至带来生存风险。为此，本文特对施工企业印章管理的特点和风险进行分析，提出做好防控印章管理风险的措施。

一、前言

印章作为企业公信力的有效凭证，代表企业经营管理意志、义务与权利，其本身具有合法性及权威性特征。随着工程项目日益增多，管理跨度难度不断加大，印章管理作为施工企业经营管理中的重要环节，必须引起高度重视，要切实做好印章管理工作，为全面防范风险打好基础。

二、施工企业印章管理的特点

（一）印章数量多

近年来，建筑施工企业快速发展，由于生产经营需要，设有子公司、分公司、项目部多级单位，需要大量印章来实施管理活动，主要有行政公章、领导名章、签字章等，还有涉及财务管理、合同签约、工程结算等方面的业务专用章。加之工程项目数量众多，有独立性、流动性、后延性的特点，往往有多少个项目就有多少套印章，且工程结束后印章也不能及时回收销毁，导致印章数量越来越多，印章管理越来越难。

（二）使用频率高

施工企业的经营活动多，管理规模大，印章的使用频率非常高。尤其是项目部印章，施工过程各个环节都要用印，工程资料上要用印，还要对建设单位、监理单位、设计单位、地方政府、分包商、供应商等诸多外部主体的相关事项上用印。在长期频繁使用中，如有疏漏或违规，便可能埋下纠纷和风险隐患。尤其大型项目工程体量大、施工周期长，相关利益分量也重，印章使用管理更是关系重大。

（三）监管难度大

工程建设单位分支错综复杂，分散范围广，企业与项目的管理不能适时到位，企业将印章制发到项目部后，对其日常使用管理难免鞭长莫及。有的项目印章管理人员认为盖章就是走个流程，风险意识和法律意识淡薄，使印章管理制度难以落实到位。另一方面，因电子印章尚未被广泛接受，企业在跨地区生产经营过程中，公章通过“空投”异地使用在所难免，这又增加了印章使用的监管难度。

三、施工企业印章管理的风险

（一）印章刻制环节易出的风险

印章制发是印章管理第一关口，按照国家规定，印章必须经公安部门核准、备案后刻制。企业本设有专门的印章管理部门负责印章制发事务，但有的法律意识淡薄，不遵守规定，出现私刻“萝卜章”的问题;有的不按程序审批，不在公安部门指定单位刻制印章，自刻自用，印章被仿冒后，无法采取正确应对措施;有的不下发启用文件，没有明确印章使用范围和时间，给别有用心的人留下操作空间。

（二）印章使用环节易出的风险

工程项目多又“山高皇帝远”，给印章使用带来较多风险：

用印审批手续不全。印章应遵循“先审批后使用”原则，但印章审批手续滞后普遍存在。有的因为领导出差在外，业务部门仅通过電话、信息汇报甚至不汇报，存在未审批先用印或用印后补签字现象;有的因为审批人员对用印事项了解不透彻，出现审核不严、把关疏漏;有的跳过业务部门审核，领导打招呼就用印，导致审批机制流于形式。

存在表见代理风险。《民法典》第一百七十二条规定“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后，仍然实施代理行为，相对人有理由相信行为人有代理权的，代理行为有效。”可见印章的效力可以脱离法定代表人而独立存在，一些企业和分支机构不按印章规定范围，越权、无权、超期在合同、文件、其他经济有关事项上使用印章，最终构成表见代理问题，存在重大风险隐患。有的擅自在工程量确认单、计价单或者债务单上用印;有的在借贷、担保文件上用印;有的在空白文件、合同上用印;还有个别的与外部人员勾结，在明显损害企业利益的资料上用印，给企业带来重大损失。

印章登记不完整。部分印章管理人员对制度执行不到位，对用印登记不重视。有的未建立印章使用台账，有的漏登记、错登记，有的未分类、未及时登记，有的要素记录不完整，有的编号混乱，有的使用记录与实际不符，若发生违规用章行为，很难追溯。

（三）印章保管过程中易出的风险

印章在保管过程中也存在诸多问题，主要表现为：印章保管场所不安全，企业相对更重视资金保管，而管理印章的办公室部门常常被忽视，印章仅存放在带有简易锁的铁皮柜或抽屉。保管人员忽略印章保管的重要性，不能做到随用随取、随时入柜上锁，使用时脱离视线，容易造成印章丢失、被盗或被盗用风险。项目人员流动性较大，印章交接频繁，交接手续缺失或不全等问题都可能发生。印章管理部门没有定期核查印章现状，也存在安全隐患。

（四）印章回收过程中易出现的风险

因项目竣工结算时间较长，相关印章要配合收尾工作，致使企业不能及时回收和销毁印章，影响印章权利收束。长此以往，企业相对重视新上项目的印章需求，忽视收尾项目的印章回收，加上老项目相关人员早已奔赴到新项目，印章也随之处于个人保管或无人管理状态，容易给别有用心之人浑水摸鱼钻空子的机会;还可能出现印章遗失、被他人非法侵占的风险。总之，一旦印章处于丢失或失控状态，将会造成无法估量的严重后果。

四、施工企业印章管理风险的防控措施

（一）增强全员印章风险防控意识

1.印章专职和兼职管理人员，要认真学习印章管理制度，增强印章管理的法律意识、风险意识、责任意识，清楚程序，坚持原则，履行好岗位责任，提高依法依规做好印章管理的能力和水平。

2.项目管理人员，要贯彻印章管理和使用要求，明确自身作用和责任，教育监督印章管理人员，抓好制度落实。可以结合实际制定项目用印管理细则和指南，切实把印章管理作为项目和项目负责人的重要工作，认真落实到日常管理行动之中。

3.加强教育培训，结合实际情况，深入开展法律法规、企业制度文化教育，有针对性的进行印章管理专题讲座培训，宣贯印章规范使用和风险防范的基本要求和重要意义，增强全体员工风险防范意识，使 “合规用印、用印合规”深入人心，构建企业印章风险防控的思想基础和群众基础。

（二）严格落实印章全过程管理

坚持全过程原则，保证印章管理使用的合法性、严肃性和安全性。

1.建立健全印章管理体系，明确印章管理制度，明晰印章管理业务流程，明确印章保管、使用要求和使用权限范围，做到有规可依、有章可循，强化内控机制。指定印章归口管理部门，明确各级、各单位、各部门职责，重点加强对分散边远项目部印章管理;各级领导与印章管理部门、管理人员签订印章管理承诺书，切实将印章管理、使用的责任传递到位。及时分析印章管理现状，梳理风险点，不断改进优化印章管理制度和用印方法流程，提高印章管理工作水平。

2.严格执行印章刻制制度。刻制印章必须按照管理权限报上级单位批准，符合相关法律手续，由企业印章主管部门统一在公安部门指定的单位刻制并备案，其他任何部门和人员不经授权不得私刻印章。

3.严格执行印章保管和使用制度。一是选派专人管理印章，印章管理人员必须由企业内部政治觉悟高、责任心强、有风险防范意识的同志担任，要不折不扣落实印章管理规定，管好守住印章，杜绝“人情章”、“领导章”;贯彻不相容职务分离原则，财务专用章与法人章分管，用章人、审批人与保管人分离。二是使用印章必须按程序经业务部门、主管或分管领导审批，审批人要按照权限履行审批职责;印章管理人员要认真核查用印审批手续是否真实、完整，用印时必须完善登记手续，建立印章使用台账，对用印资料信息及时、准确、完整记录，并按年度装订成册，确保可调查、可追溯;如遇特殊情况，外出用印要由印章管理人员亲自跟随加盖。三是禁止在空白件上用印，特殊情况必须经单位主管领导批准，能明确约束条件的必须标注，一定要做好登记，未使用完的必须交回，由印章管理人员统一销毁。四是加强印章安全管理，做好印章保管，用印场所要加装防盗设施，最好安装监控设备;印章管理人员用印要做到随用随取、用后立即收回上锁;印章管理人员不得随意变动，离岗应报领导批准，并办理交接手续;若发生印章丢失、被盗、盗用等异常情况，立即向单位负责人报告并向公安机关报案，启动应对处理预案，最大限度消除负面影响。

4.嚴格执行印章回收制度。项目竣工或机构更名、撤销时，原单位印章必须及时交回企业印章主管部门统一保管或销毁。特殊情况确需留用，要提出书面申请并明确印章管理人员，该项目部负责人负直接责任，待项目结束立即上交并按规定作废处理。

（三）加强印章专项监督检查

1.做好印章检查和清理。企业印章主管部门全面负责印章管理，并对各级印章管理进行指导和监督;按“谁领取、谁保管、谁负责”原则，由使用单位负责印章日常管理。印章主管部门每年应当对印章进行一次全方位清理，准确掌握印章的数量、种类、位置和管理责任人信息;平时要采取全面摸底、定期抽查和下属单位自查等方式，加强印章使用日常检查，以用印是否经过审批、用印事项是否合法合规为重点，对照印章刻制、领用和管理台账进行排查核实，保证不漏掉一枚印章、一条使用记录，及时发现漏洞并纠偏导正，形成长效管理机制。结合项目检查、审计监督，将印章管理纳入日常检查监督和专项监督范围，审核管理制度执行的有效性、合规性，对审计发现的问题立行立改。应用信息化手段，与办公信息系统（如OA系统）对接，印章使用经过OA系统审批，简化纸质审批流程同时，可建立印章信息数据库，及时检查印章使用情况;探索应用电子印章、印章锁等新型技术，进一步提高印章管理水平。

2.对违规用印行为严肃追责。印章主管部门要注意总结经验，发现问题，纠偏纠错，对重大违法违纪线索，报请纪委监察部门受理和查处。对未按程序审批，私刻印章、私自加盖印章的;因管理不善，印章被盗用、被盗或遗失的;其他原因给单位造成经济损失和不良影响等违规行为，根据事件后果和损失程度，追究相关人员责任，给以经济处罚和党纪行政处分，情节严重的依法追究其法律责任。

五、结语

综上所述，印章管理无小事，印章管理不善，必将给企业带来不可估量的负面影响或重大经济损失。企业必须从全面建设的高度，以问题为导向，重视加强印章管理制度建设，教育全员增强制度意识、风险意识、责任意识，完善印章管理责任体系和风险防控体系，加强经常性的工作指导和监督管理，不断提升印章管理水平，助力企业稳定健康发展。

（作者单位：中铁十五局集团第三工程有限公司）